Todo trabajo que se haga bajo una buena administración de un equipo de trabajo, siempre dará mejores resultados que aquel que se haga de manera aislada e individualizada. Siempre hemos sabido que un buen líder es aquel que sabe cómo lograr que su equipo de trabajo pueda trabajar de manera conjunta, sincronizada y armónica. Una buena gestión y administración de empleados conlleva y abarca un sin fin de aspectos, desde una correcta distribución de tareas, un horario de trabajo óptimo, una remuneración adecuada, en fin un universo de aspectos que involucran un relación laboral.
Dicho esto, uno de los aspectos más relevantes en el sector hotelero, es la correcta administración y gestión del tiempo de los empleados, ya que es un sector que debido a su alta demanda, muchas veces puede ser abrumador para muchos empleados.
Recientemente fue celebrado el Expert Panel de Tecnohotel Forum 2022, en el cual la empresa Skello, software de gestión de horarios de empleados, estuvo presente, representada por Marina Pitaluga, Regional Manager de la compañía, quién explicó a los asistentes cómo crear el horario de trabajo óptimo para cada negocio.
Marina Pitaluga dio comienzo a su ponencia dirigiendo una sencilla pregunta a los asistentes: «¿Qué harías si tuvieras 30 horas libres al mes?». Esta fue una pregunta muy pertinente para empezar la charla. Sobre todo, porque la solución que ofrece Skello promete a los empleados del hotel ahorrar este tiempo. Así, la receta del éxito de una buena gestión de equipos reside en un equilibrio entre costes e ingresos. También, en aportar valor a los clientes del hotel.
La ponente explicó a los asistentes que los empleados son el «corazón del negocio» y por eso hay que incluirlos en esta fórmula. A continuación definió las funciones del responsable, que se dividen en: planificación, seguimiento y control, y, por último, centralización. «Para hacer una única tarea, los responsables están acostumbrados a utilizar 5 herramientas diferentes, lo que hace que sean improductivos, que gasten entre 8 y 20 horas del mes en estas labores y que haya un alto riesgo de error e insatisfacción del personal», señaló la ponente. En este sentido, la automatización de los procesos se vuelve una clave fundamental para la optimización del personal de un hotel.
Ahora bien, hay un aspecto muy característico de los hoteles, y son los distintos horarios y distribución de personal que existe, cómo logro tener una organización óptima en estos casos:
- Organización de horarios
Tal como hemos indicado, un hotel está funcionando 24 horas y por eso es importante garantizar que todos los servicios quedan cubiertos y que las necesidades de los clientes no se vean en peligro en ningún momento. La necesidad de control del horario de nuestro personal del hotel se ha visto reforzada con la entrada en vigor de la obligatoriedad del registro de jornada.
Desde el 12 mayo de 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, el registro de horas de los trabajadores se ha hecho obligatorio y se extiende a todos los trabajadores, no solo los trabajadores a tiempo parcial. La principal consecuencia de esta reforma legal es que las empresas han quedado obligadas a registrar diariamente los tiempos de ingreso y salida de los trabajadores de sus centros de trabajo, y dicho registro comprende las horas de entrada y salida reales.
Además las empresas deben conservar los registros de jornada durante cuatro años ,que tienen que permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El incumplimiento de las obligaciones legales vigentes en materia de registro de jornada, será calificado como infracción grave, y sancionado con multas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros.
Las sanciones serán impuestas por centro de trabajo y lógicamente podrán ser impugnadas ante la autoridad laboral competente. Si queremos asegurarnos de que nuestro hotel cumple con la normativa vigente a la hora de registrar la jornada laboral, debemos contar con una herramienta de automatización de horarios que nos permita tener todo bajo control.
- Vacaciones del personal del hotel
Dado que las épocas de mayor carga de trabajo coinciden con fechas especialmente deseadas por cualquier trabajador para sus propias vacaciones, se debe ser muy transparente y establecer unos protocolos claros para su concesión, fomentando el acuerdo entre los propios trabajadores si fuera posible.
- Turnos rotativos
Establecer un sistema de turnos rotativos en aquellos puestos cuyas características lo permitan, hace que no se produzcan diferencias de trato entre los trabajadores y que todos puedan acceder a permisos y días libres de una forma equitativa.
- Personal del hotel eventual para reforzar la plantilla
En algunos casos si se realizan eventos es posible que sea necesario contratar personal eventual y como empresarios debemos tener la capacidad de evaluar cuáles son esas necesidades de personal.
Especialmente en temporada alta durante los meses de junio a septiembre y en vacaciones de Semana Santa (también en Navidad en algunos casos ) veremos cómo aumenta nuestro volumen de clientes y nuestro personal habitual no será suficiente para cubrir dichas necesidades. En ocasiones incluso nos puede resultar más práctico y rentable recurrir a empresas de Trabajo Temporal para externalizar ese tipo de procesos.
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