¿Cómo funciona la automatización del proceso del check-in? ¿Debemos registrar al huésped y verificar su identidad de forma presencial?🤔
Estas son preguntas cada vez más frecuentes entre los anfitriones que buscan poder automatizar sus check-ins, es decir, realizar el Chekin Online. En este artículo revelamos las leyes y razones que confirman la validez de realizar check-in online, sin necesidad de contacto con el huésped.
Evolución normativa del registro de viajeros en España
Para comprender cómo hacer el check in hoy, hay que conocer las leyes que regulan el registro de huéspedes.
Orden INT/1922/2003 y su modificación de 2021
- La Orden INT/1922/2003 es la norma clásica que regula los libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hospedaje.
- En marzo de 2021 se aprobó la Orden INT/321/2021, que modifica la anterior. Esta adaptación incluye una disposición explícita para que los partes de entrada puedan firmarse en soporte digital, siempre que el viajero firme (ya sea en papel o digital).
- Aun así, esa norma sigue aplicándose “en lo que no contravenga” futuras regulaciones derivadas del Real Decreto 933/2021.
Real Decreto 933/2021 y su entrada en vigor real
- El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, moderniza las obligaciones de registro documental e información para actividades de hospedaje y alquileres turísticos.
- Aunque fue aprobado en 2021, su despliegue efectivo con la plataforma unificada comenzó más tarde.
- Desde el 2 de diciembre de 2024, el nuevo marco normativo es de obligado cumplimiento para todos los alojamientos turísticos del Estado (hoteles, viviendas turísticas, hostales, etc.).
- Dicho decreto fija los datos mínimos obligatorios, los plazos de envío y responsabilidades del alojamiento.
El nuevo sistema SES.HOSPEDAJES
- Con la normativa de 2024/2025 se impone SES.HOSPEDAJES como la plataforma oficial y obligatoria para registrar a los viajeros, salvo en Cataluña y País Vasco, donde se mantiene el registro local (Mossos d’Esquadra / Ertzaintza).
- Está diseñado para centralizar toda la información antes dispersa entre WebPol (Policía), Hospederías Guardia Civil, etc.
- La normativa obliga a que la comunicación se realice de forma automática o manual, pero dentro de plazos cortos —idealmente antes del inicio de la estancia o, como mucho, dentro de las primeras 24 horas.
- En cuanto a los datos solicitados, el nuevo decreto incluye más campos que antes, aunque no necesariamente todos serán de uso obligatorio en todas las circunstancias.
- En 2025, muchos softwares como Chekin ya están integrados para enviar estos datos automáticamente, reduciendo errores y tiempos.
Qué debes cumplir para hacer el check in de forma legal en 2025
Basándonos en la normativa vigente, estos son los requisitos más importantes:
Identificación y verificación
- Debes identificar correctamente al huésped, verificando que el documento de identidad o pasaporte que muestra le pertenezca.
- La normativa admite que la firma del parte de entrada sea digital o en papel, siempre que quede constancia de ella.
- Evita solicitar datos innecesarios, ya que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) requiere que los datos recogidos sean proporcionales y justificados.
Comunicación de datos a la autoridad
- Debes enviar los datos del parte de viajeros mediante SES.HOSPEDAJES, salvo las excepciones territoriales.
- La comunicación debe realizarse antes del inicio de la estancia o dentro de un plazo máximo —normalmente 24 horas— posterior al check in.
- El parte de viajeros debe incluir los campos definidos por el decreto (nombre, número de documento, datos del alojamiento, etc.).
Protección de datos y limitaciones
- Aunque la norma exige registrar datos, no puedes abusar de la recopilación de información personal más allá de lo imprescindible.
- En 2025 ha habido sanciones destacadas por el uso indebido del escaneo del DNI completo sin justificación (por ejemplo, un hotel fue sancionado por la AEPD por exigir escanear el DNI).
- Cumple además con las obligaciones del RGPD: consentimiento, finalidad, conservación limitada, y seguridad en el tratamiento.
Obligaciones adyacentes para alquileres de corta duración
- En 2025 también entra en juego el Registro Único Obligatorio de Arrendamientos de Corta Duración (Real Decreto 1312/2024), que obliga a muchas viviendas turísticas a obtener un número de registro (NRA) y comunicarlo.
- Este requisito es independiente del proceso de hacer el check in, pero obliga al anfitrión a estar formalmente registrado ante las autoridades turísticas para poder ofertar su alojamiento.
Conclusión
En 2025, hacer el check in de forma digital ya no es solo posible: es una solución perfectamente compatible con la normativa, siempre que se respeten los requisitos legales de identificación, firma, comunicación de datos y protección de la privacidad. La clave es integrar un sistema que esté alineado con SES.HOSPEDAJES y con las reglas del Real Decreto 933/2021.
En Chekin ya hemos adaptado nuestra plataforma para facilitarte ese proceso: automatizamos el envío de los datos a SES.HOSPEDAJES, verificamos identidad y gestionamos firmas digitales con cumplimiento legal. Si quieres conocer cómo optimizamos tu flujo de check in y te aseguramos la legalidad, puedo preparar para ti una demo personalizada o una versión del artículo lista para publicar.
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