La identificación y registro de huéspedes es un requisito legal para todos los hoteles y alojamientos turísticos en España. Sin embargo, en los últimos meses ha surgido mucha confusión entre hoteleros y gestores sobre la manera correcta de recopilar y almacenar los datos personales de los viajeros, especialmente en lo relativo al escaneo o fotocopiado del DNI.
Ante recientes aclaraciones por parte de CEHAT y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), es fundamental conocer qué exige realmente la normativa, qué prácticas debes evitar y cómo puedes cumplir fácilmente con la ley usando soluciones digitales como Chekin.
El marco legal del hotel DNI según la AEPD y CEHAT
La Confederación Española de Hoteles y Alojamientos Turísticos (CEHAT) alertó a todo el sector: fotocopiar, escanear o guardar la imagen del DNI de los huéspedes es ilegal.
Así lo ha ratificado la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), recalcando que la normativa de protección de datos prohíbe estas prácticas salvo en los casos específicamente previstos por la ley.
¿Qué información es obligatoria?
La obligación legal se limita a recoger y conservar unos datos mínimos del viajero:
- Nombre y apellidos
- Número y tipo de documento identificativo (DNI, pasaporte, etc.)
- Fecha de nacimiento y nacionalidad
- Fecha de entrada y salida
Estos datos deben ser consignados en el parte de entrada de viajeros y comunicados a las autoridades, pero no es necesario ni legal guardar una copia física o digital del documento salvo requerimiento expreso de una autoridad judicial o policial.
Riesgos de fotocopiar o escanear el DNI de los huéspedes
Multas y sanciones por incumplimiento de la normativa hotel DNI
La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el RGPD establecen que la recopilación de datos debe ser adecuada, pertinente y no excesiva. Fotocopiar el DNI o guardar su imagen supone un exceso en el tratamiento de datos personales, conllevando riesgos importantes:
- Sanciones económicas: Las multas pueden alcanzar hasta los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual.
- Daño reputacional: Un mal manejo de datos personales puede afectar gravemente la imagen del hotel.
- Inseguridad jurídica: Diferentes interpretaciones y exigencias por parte de las autoridades pueden generar incertidumbre, pero la nota de la AEPD y la postura de CEHAT son claras y prevalecen.
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Buenas prácticas y soluciones tecnológicas para cumplir la ley
La clave para un registro seguro y legal está en obtener únicamente los datos obligatorios y garantizar su protección. No necesitas escanear, fotocopiar ni almacenar imágenes del documento.
Para facilitar el cumplimiento y simplificar el proceso, existen soluciones tecnológicas como Chekin que te permiten:
Automatización y seguridad en el registro de viajeros
- Extracción automática de datos: A través de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), Chekin lee los datos necesarios del documento sin guardar su imagen, acelerando el proceso y evitando errores manuales.
- Comunicación directa con las autoridades: Chekin automatiza el envío del registro de viajeros al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes, asegurando que todo se haga conforme a la normativa vigente.
- Almacenamiento seguro: Solo se conservan los datos requeridos y durante el tiempo legalmente estipulado, cumpliendo con las obligaciones de protección de datos.
Desde Chekin hemos recopilado las preguntas más frecuentes sobre SES.Hospedajes que puedes ver sus respuestas en este enlace.
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Ventajas para el hotelero y el huésped
- Ahorro de tiempo en el check-in y reducción de colas en recepción.
- Cumplimiento legal garantizado sin riesgo de sanciones.
- Mejora de la experiencia del huésped, con un proceso de entrada ágil y sin invasión de privacidad.
Conclusión
El cumplimiento de la normativa hotel DNI es una responsabilidad fundamental para cualquier establecimiento turístico en España. No está permitido fotocopiar ni escanear el DNI de los huéspedes, salvo requerimiento legal expreso. La mejor práctica es registrar únicamente los datos obligatorios y hacerlo de forma segura, ágil y conforme a la ley.
Soluciones como Chekin permiten automatizar todo el proceso, facilitando el registro de viajeros y eliminando riesgos legales. Mantente informado y apuesta por la digitalización responsable para proteger a tus huéspedes y a tu negocio.
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