Cumplir con la LOPD hoteles (Ley Orgánica de Protección de Datos) y el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) no solo es una obligación legal, sino una garantía de confianza y reputación para tu establecimiento.
Muchos hoteleros aún tienen dudas sobre qué información se puede recoger, cómo almacenarla y cómo cumplir con los requisitos de protección de datos. En esta guía, te explicamos los estatutos fundamentales de la normativa, los riesgos de incumplimiento y cómo soluciones como Chekin te permiten automatizar el registro de huéspedes respetando al máximo la ley.
LOPD hoteles: estatutos clave y obligaciones para hoteleros
La LOPD hoteles y el RGPD establecen una serie de obligaciones estrictas para quienes tratan datos personales de huéspedes. Los principales puntos son:
Recogida y tratamiento de datos mínimos y pertinentes
- Solo pueden recogerse los datos estrictamente necesarios para la prestación del servicio (registro de viajeros, facturación, cumplimiento legal, etc.).
- Está prohibido almacenar datos excesivos, como fotocopias de DNI o datos biométricos, salvo obligación legal expresa.
- El tratamiento debe ser transparente, informado y limitado en el tiempo.
Deber de información y consentimiento
- Al registrar datos, el huésped debe recibir una cláusula informativa clara (finalidad, responsable, derechos, tiempo de conservación, etc.).
- El consentimiento solo es necesario para usos no contractuales, como marketing o programas de fidelización.
- Es obligatorio facilitar el ejercicio de derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición).
Seguridad y confidencialidad
- Implementa medidas técnicas y organizativas: cifrado, acceso restringido, protocolos de eliminación segura y copias de seguridad.
- Solo el personal autorizado debe acceder a la información, y cada acción debe estar documentada.
- La cadena de tratamiento debe ser segura: desde la recogida hasta el almacenamiento y eliminación.
Relación con proveedores y encargados de tratamiento
- Si utilizas plataformas externas (PMS, channel managers, soluciones de check-in digital como Chekin), es imprescindible firmar contratos de encargado de tratamiento que garanticen el cumplimiento legal.
- Elige proveedores que aseguren almacenamiento seguro, acceso controlado y cumplimiento normativo.
Registro de actividades y documentación
- Lleva un registro actualizado de actividades de tratamiento: qué datos recoges, para qué, cómo se almacenan y quién los gestiona.
- Mantén toda la documentación accesible para posibles inspecciones o auditorías.
LOPD hoteles: consecuencias del incumplimiento
Sanciones y riesgos por no cumplir la normativa LOPD hoteles
El desconocimiento o la falta de control sobre los procesos de protección de datos puede tener consecuencias graves:
- Sanciones económicas: Las multas pueden llegar a los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
- Daños reputacionales: Las brechas de seguridad pueden afectar gravemente la imagen del establecimiento.
- Pérdida de confianza: Un huésped informado valora que sus datos se traten de forma segura y transparente.
Algunos ejemplos habituales de incumplimiento son:
- Almacenar más información de la necesaria (fotocopias de documentos sin base legal).
- No informar correctamente al cliente.
- No disponer de medidas de seguridad adecuadas.
- No firmar contratos con encargados de tratamiento externos.
Cómo Chekin facilita el cumplimiento de la LOPD hoteles
Chekin ha diseñado todos sus procesos y plataformas bajo los principios de privacy by design y privacy by default, asegurando el máximo nivel de protección de datos para hoteles y alojamientos turísticos:
Registro de viajeros seguro y legal
- Solo se recogen y almacenan los datos estrictamente obligatorios para cumplir con la normativa de registro de viajeros y la LOPD hoteles.
- No se almacenan imágenes ni fotocopias del DNI del huésped salvo requerimiento legal.
Deber de información y consentimiento transparente
- Generación automática de cláusulas informativas para huéspedes, incluyendo finalidades, derechos y datos de contacto del responsable.
- Obtención de consentimiento digital para acciones adicionales (como envíos comerciales).
Seguridad y trazabilidad total
- Todos los datos están encriptados y solo accesibles por personal autorizado.
- La plataforma documenta cada acción y permite la eliminación segura tras el periodo legal.
Contratos y documentación actualizada
- Chekin firma contratos de encargado de tratamiento y aporta toda la documentación que el hotelero necesita en caso de inspección.
Conclusión
Cumplir con la LOPD hoteles es mucho más que un simple trámite: es la base para una gestión ética, segura y profesional de los datos personales de tus huéspedes.
Adoptar soluciones tecnológicas como Chekin te permite automatizar y documentar cada paso del proceso, minimizando riesgos y garantizando que siempre estés alineado con la normativa más exigente.
No pongas en juego la reputación ni la seguridad de tu alojamiento. Apóyate en herramientas diseñadas para el cumplimiento y haz que la protección de datos sea tu mejor carta de presentación.
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