In einer zunehmend digitalen Welt erwarten Gäste von Hotels nahtlose, reibungslose Abläufe – von der Buchung bis zur Abreise. Für Hotelmanager und Betreiber von Ferienunterkünften stellt sich daher eine zentrale Frage: Was sind Schnittstellen und wie beeinflussen sie die digitale Gästereise (Guest Journey)?
Schnittstellen (oft APIs genannt) verbinden verschiedene Softwaresysteme im Hotel, damit Informationen automatisch und in Echtzeit ausgetauscht werden. Ohne solche Verbindungen ginge vieles manuell – mit hohem Aufwand, Fehlerpotential und eingeschränkter Nutzererfahrung.
In diesem Artikel erhalten Sie eine praxisnahe Anleitung für Hotel- und Ferienunterkunfts-Manager – zu Definition, Funktionsweise, Einsatzfeldern, Nutzen und Strategien für eine gelungene Implementierung von Schnittstellen entlang der digitalen Guest Journey.
Entwicklung: Schnittstellen in der Hotel-Technology und Gästemanagement
Was sind Schnittstellen – Definition und Grundprinzipien
Der Begriff „Schnittstelle“ bezeichnet in der Softwarewelt einen Punkt, an dem zwei Systeme miteinander kommunizieren. Im Hotelsektor bedeutet das: ein Buchungssystem, ein Property Management System (PMS), ein Channel Manager, ein Guest Communication Tool usw. müssen Daten austauschen – z. B. Gastdetails, Check-In-Status, Rechnungsinformationen, Zimmerverfügbarkeiten.
- Technisch gesprochen spricht man oft von API (Application Programming Interface) – eine definierte Programmstruktur, die Anfragen und Datenübergabe zwischen zwei Modulen regelt.
- Eine gute Schnittstelle definiert, welche Daten ausgetauscht werden, auf welchem Format (JSON, XML etc.) und unter welchen Konditionen (Zugriffsrechte, Sicherheit).
Wenn Sie sich fragen „was sind Schnittstellen im täglichen Hotelbetrieb“, dann ist das eben dieser unsichtbare Datenkanal, der Systeme verknüpft und manuelle Doppelarbeit vermeidet.
Vorteile von Schnittstellen in der Hoteltechnik
- Automatisierter Datenaustausch – keine manuelle Eingabe in mehreren Systemen
- Reduktion von Fehlern und Inkonsistenzen
- Echtzeit-Aktualisierung von Verfügbarkeiten, Preisen, Gästeinformationen
- Effizienzsteigerung für Mitarbeiter
- Bessere Gästeerfahrung durch konsistente Kommunikation und Services
Einsatzfelder entlang der digitalen Guest Journey
(Ein typischer Ablauf: Pre-Stay → Stay → Post-Stay)
Im Folgenden zeigen wir, wo und wie Schnittstellen entlang der Gästereise eingesetzt werden – und warum sie unverzichtbar sind.
Pre-Stay – von der Buchung zur Gastkommunikation
In der Pre-Stay-Phase beginnt alles mit der Buchung:
- PMS & Channel Manager: Damit Verfügbarkeiten, Preise und Buchungen synchron sind, muss der Channel Manager mit dem PMS über eine Schnittstelle verbunden sein. Ohne diese Verbindung drohen Überbuchungen oder veraltete Verfügbarkeiten.
- Yield Management System: Für dynamische Preissteuerung wird das Yield-Tool mit PMS und Channel Manager verknüpft, um Preise laufend anzupassen.
- Gastkommunikationssoftware: Nach der Buchung sollen Gäste mit Informationen versorgt werden – z. B. vorab digitale Check-In-Optionen, Hinweise zum Ausfüllen des Meldescheins etc. Damit diese Daten (Name, Anreisedatum, Zimmernummer) nicht doppelt eingegeben werden müssen, benötigt es Schnittstellen zwischen PMS und Kommunikationssystem.
Ohne passende APIs müssten Mitarbeitende z. B. die Buchung zuerst im PMS anlegen und anschließend dieselben Daten manuell in das Kommunikationstool eintragen – ineffizient und fehleranfällig.
Stay – digitaler Check-In, Kommunikation und Services
Während des Aufenthalts sind Schnittstellen besonders kritisch:
- Digital Check-In / Zutrittssysteme: Für ein vollständig digitales Einchecken müssen Check-In-Software, Zahlungssystem und Türschließsystem über Schnittstellen verbunden sein. Fehlt eine Verbindung, kann ein digitaler Check-In scheitern – z. B. wenn der Bezahlvorgang nicht kommuniziert wird oder die Türkarte nicht aktiviert wird.
- Gastkommunikation & digitale Gästemappe: Hier verbinden sich viele Systeme: PMS, CRM, POS, Kommunikations-Tools, Energiemanagementsysteme, sogar das Türsystem oder TV-Gerät. Mit solchen Schnittstellen lassen sich Funktionen wie Chat mit der Rezeption, Bestellung von Roomservice, Steuerung der Raumtemperatur, Reservierungen für Hotelangebote realisieren.
- Energiemanagement & Raumsteuerung: Über Schnittstellen kann das System wissen, wann ein Gast eingecheckt ist, und automatisch die Klimaanlage aktivieren. Wenn der Gast das Hotelzimmer verlässt oder auscheckt, wird das System wieder abgeschaltet.
Diese Integration macht das Zimmer komfortabler und spart Energie – ein klarer Vorteil sowohl für Gästekomfort als auch Betriebskosten.
Post-Stay – Check-Out, Feedback und Wiederbuchung
Auch nach dem Aufenthalt spielen Schnittstellen eine große Rolle:
- Digitaler Check-Out & Rechnung: Das PMS weiß, wer heute auscheckt. Über Schnittstellen wird die Check-Out-Software informiert, sodass der Gast per App oder digitale Gästemappe auschecken kann, offene Beträge begleicht und die Zimmertürkarte deaktiviert wird.
- Feedback & Bewertungsmanagement: Die Gästekommunikationssoftware sendet automatisch Bewertungsanfragen an Gäste, Schnittstellen zu Bewertungsplattformen ermöglichen die Weiterleitung und Veröffentlichung von Bewertungen.
- Marketing & Wiederkehrangebote: Über Schnittstellen kann das CRM mit dem Kommunikationssystem verknüpft werden, um personalisierte Angebote oder Anreize für eine Wiederbuchung zu versenden.
In der Post-Stay-Phase schließt sich der Kreis – denn diese Daten fließen in zukünftige Pre-Stay-Prozesse ein.
Warum genau ist die Frage „Was sind Schnittstellen“ für Hotels so zentral?
Wenn Sie sich fragen, was sind Schnittstellen – im Sinne Ihrer Hotel-Technologie – dann ist die Antwort: Sie sind das Rückgrat einer reibungslosen digitalen Guest Journey. Ohne sie bleibt jeder Prozess isoliert und manuell:
- Gäste erleben Brüche in der Kommunikation (z. B. fehlende Informationen oder wiederholte Anfragen)
- Mitarbeiter verbringen Zeit mit manueller Datenpflege statt Gästebetreuung
- Daten sind nicht synchron – z. B. fehlen Umsatzinformationen oder Buchungsdaten in einem System
- Upselling-Potenziale gehen verloren, da Angebote nicht automatisiert ausgespielt werden können
Die Schnittstellen ermöglichen die Automatisierung, Synchronisation und Personalisierung – und damit Effizienz, Gästezufriedenheit und Umsatzsteigerung.
Strategien zur Implementierung und Auswahl von Schnittstellen
Vorgehensweise zur Einführung von Schnittstellen in Ihrem Hotelbetrieb
- Analyse des aktuellen Tech-Stacks
Ermitteln Sie alle eingesetzten Systeme (PMS, Channel Manager, CRM, Kommunikations-Tools, POS, Energiemanagement). Welche Verbindungen existieren bereits, und in welchen Bereichen fehlen Schnittstellen? - Priorisierung der Use Cases
Welche Abläufe wollen Sie zuerst digitalisieren? Meist sinnvoll: digitale Buchung & Verbindung PMS ↔ Channel Manager ↔ Kommunikationssoftware. - Hersteller-Kompatibilität prüfen
Achten Sie bei Systemanbietern darauf, dass sie offene APIs bzw. Integrationen anbieten und möglichst anbieterübergreifend kompatibel sind (API-First Ansatz). Betterspace z. B. betont seinen API-First-Ansatz und viele Schnittstellen als kostenloses Angebot. - Sicherheit & Datenschutz berücksichtigen
Schnittstellen übertragen oft personenbezogene Daten – achten Sie auf verschlüsselte Übertragungen, Zugriffskontrollen und DSGVO-Konformität. - Test- und Pilotphase einplanen
Beginnen Sie mit einem kleinen Modul (z. B. Verbindung PMS ↔ Kommunikationssystem) und testen Sie die Funktion, bevor Sie weitere Schnittstellen ausrollen. - Monitoring & Wartung
APIs ändern sich, Versionen aktualisieren sich – Sie benötigen regelmäßige Überwachung, Updates und Anpassungen.
Best Practices & Tipps für Hotelmanager
- Offene Architektur bevorzugen: Systeme, die Erweiterungen und Integrationen zulassen, bieten mehr Flexibilität.
- Partner-Ökosystem nutzen: Anbieter mit großem Integrationsnetzwerk sparen Aufwand bei der Anbindung.
- Skalierbarkeit bedenken: Wählen Sie Systeme, die mit Ihrem Haus mitwachsen (Mehr Zimmer, weitere Services).
- Standardisierung fördern: Verwenden Sie nach Möglichkeit standardisierte Datenformate (z. B. OTA-Standards, OpenAPI).
- Gastnutzen im Fokus behalten: Automatisierungen dürfen nie zulasten der Gästeerfahrung gehen – denken Sie stets serviceorientiert.
Schnittstellen als Schlüssel zur digitalen Guest Journey
In diesem Beitrag haben Sie gelernt: Was sind Schnittstellen, warum sie für Hotels und Ferienunterkünfte essenziell sind und wie sie entlang der Guest Journey zum Einsatz kommen. Sie sind nicht nur technische Verbindungen – sie sind die Grundlage für Automatisierung, Effizienz, konsistente Kommunikation und letztlich höhere Gästezufriedenheit und Umsatz.
Wenn Sie als Hotel- oder Ferienunterkunftsmanager daran arbeiten, Ihre Digitalstrategie voranzutreiben, denken Sie stets: Die Wahl der Systeme ist wichtig – aber erst mit den richtigen Schnittstellen entfalten diese Systeme ihr volles Potenzial.
Falls Sie möchten, helfe ich Ihnen gerne bei der Auswahl konkreter Schnittstellenlösungen oder bei einem Integrationsplan für Ihr Haus.
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