Gestire affitti brevi da remoto in Italia non è semplice. Tra gli obblighi di identificazione degli ospiti, i vincoli operativi, gli arrivi notturni e la necessità di processi tracciabili, molti property manager si sentono costretti a scegliere tra un self check-in fluido e la conformità normativa.
In realtà non è necessario. Con il flusso giusto, puoi unificare registrazione degli ospiti, verifica dell’identità e istruzioni di accesso in un’unica esperienza, restando allineato al principio del “hic et nunc” (verifica nel momento dell’arrivo). È esattamente qui che si inserisce la soluzione di Chekin.
Check-in de visu con Chekin: cosa risolve per i property manager
Il “check-in de visu” viene spesso frainteso come “il gestore deve essere fisicamente presente”. In pratica, ciò che conta è che il controllo dell’identità sia visivamente verificabile e collegato al momento dell’arrivo, non soltanto a un modulo online compilato ore (o giorni) prima.
Per i manager che gestiscono più unità, self check-in e operazioni da remoto, le vere sfide sono:
- evitare flussi completamente remoti senza alcun controllo visivo
- garantire che la verifica dell’identità avvenga all’arrivo (“hic et nunc”)
- poter dimostrare chi è stato verificato e che l’ospite verificato abbia effettivamente avuto accesso alla struttura
- ridurre il carico amministrativo senza compromettere l’esperienza dell’ospite
Chekin risponde a queste esigenze con un flusso che ancora la verifica all’ingresso della struttura, progettato per essere scalabile e orientato all’ospite.
Come funziona il check-in da remoto con Chekin
Chekin consente un modello operativo da remoto assicurando che il momento critico del “de visu” sia collegato al punto di accesso. Ecco come funziona tipicamente il flusso.
1) Posizionare il QR code all’ingresso
Scarica il QR code di Chekin e posizionalo all’ingresso della struttura (appartamento o hotel). Questo passaggio è fondamentale: il QR code funge da trigger che collega la validazione dell’identità all’arrivo fisico.
2) L’ospite scansiona il QR code all’arrivo
Per scansionare il codice, l’ospite deve trovarsi fisicamente davanti alla struttura. Questo aiuta a garantire che la verifica sia collegata al momento reale del check-in e non a un’azione remota completata altrove.
3) Completare il check-in de visu all’arrivo (“hic et nunc”)
Il flusso di Chekin supporta laverifica biometrica dell’identità progettata per associare l’ospite al suo documento di identità. Il processo può essere avviato in anticipo e poi validato all’arrivo tramite:
- la scansione del QR code
- la conferma basata sulla posizione
Questo design consente di gestire il self check-in mantenendo la logica “hic et nunc”, ovvero una verifica legata al momento e al luogo di accesso.
4) Inviare le istruzioni di accesso come parte di un’unica esperienza
Invece di frammentare il percorso dell’ospite tra messaggi, strumenti e passaggi manuali, Chekin permette di unificare:
- registrazione dell’ospite
- Verifica dell’identità
- Istruzioni di accesso
…in un unico flusso, riducendo attriti operativi e confusione per l’ospite.
5) Invio automatico delle comunicazioni obbligatorie (Alloggiati Web & ISTAT)
Chekin può trasmettere automaticamente i dati degli ospiti ad Alloggiati Web e ISTAT, aiutandoti a rimanere conforme e riducendo il lavoro amministrativo manuale.
Nota GDPR: Chekin supporta la conformità al GDPR tramite dati cifrati e una gestione delle informazioni sensibili basata sul principio di privacy-by-design.
Perché questo approccio è pratico per self check-in e operazioni da remoto
Le operazioni da remoto falliscono quando la conformità dipende dal “dover essere presenti”. Il flusso di Chekin è progettato per le reali condizioni dell’ospitalità.
Pensato per arrivi tardivi e soggiorni contactless
Gli ospiti possono arrivare in qualsiasi momento. I manager non devono coordinare incontri o consegne delle chiavi, mantenendo comunque la verifica collegata all’arrivo.
Nessuna app richiesta: meno abbandoni, onboarding più fluido
Un flusso basato su QR evita di obbligare gli ospiti a scaricare un’app. Questo riduce l’attrito e migliora i tassi di completamento, aspetto cruciale quando si gestiscono decine (o centinaia) di arrivi.
Coerenza su tutto il portfolio
Con più strutture, l’incoerenza è un rischio: personale diverso, abitudini diverse, passaggi diversi. Chekin aiuta a standardizzare i flussi di check-in de visu su tutte le unità, rendendo le operazioni prevedibili e scalabili.
Best practice per massimizzare la conformità e ridurre gli attriti
Per ottenere il massimo da un flusso “hic et nunc”, i manager applicano spesso queste pratiche:
- posizionare il QR code nel punto reale di accesso (non all’interno della struttura)
- spiegare chiaramente che la scansione del QR fa parte della procedura di arrivo
- mantenere istruzioni brevi, mobile-friendly e multilingua se necessario
- usare promemoria automatici nel giorno di arrivo per evitare flussi incompleti
- standardizzare la stessa configurazione su tutte le unità per ridurre errori
Conclusione: le operazioni da remoto per te e per gli ospiti
In Italia la direzione è chiara: la verifica dell’identità deve essere reale, visiva e collegata al momento dell’arrivo, non un mero adempimento formale svolto da remoto senza controllo.
Chekin aiuta i property manager a continuare a operare da remoto restando allineati al principio del “hic et nunc” grazie a un sistema pratico: QR all’ingresso + verifica biometrica dell’identità + esperienza ospite unificata. Se gestisci affitti brevi su larga scala, questa è la differenza tra inseguire continuamente gli adempimenti di conformità e gestire un’operatività snella che gli ospiti apprezzano davvero.
Chekin ti aiuta a centralizzare le operazioni di check-in per risparmiare tempo, ridurre gli errori e mantenere processi coerenti su tutto il tuo portfolio, senza rinunciare alla flessibilità della gestione da remoto.
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FAQ
1) Cos’è il check-in de visu in Italia?
Il check-in de visu è un processo di identificazione dell’ospite che richiede una verifica visiva per confermare che la persona corrisponda al documento di identità, ed è collegato al momento dell’arrivo.
2) I property manager possono effettuare il check-in de visu da remoto?
Sì, a condizione che il flusso includa un controllo visivo all’arrivo (non solo il caricamento remoto dei documenti) e produca una prova tracciabile collegata all’accesso dell’ospite.
3) In che modo Chekin supporta il check-in de visu per le strutture con self check-in?
Chekin utilizza un QR code posizionato all’ingresso per attivare la validazione dell’identità all’arrivo e supporta la verifica biometrica dell’identità per associare l’ospite al suo documento.
4) Cosa significa “hic et nunc” nei flussi di check-in de visu?
“Hic et nunc” significa che il controllo dell’identità deve essere validato in quel preciso momento e luogo, cioè al momento dell’arrivo o dell’accesso, così da essere collegato all’evento reale di ingresso.
5) Gli ospiti devono scaricare un’app per completare il check-in de visu con Chekin?
No. Il flusso di Chekin è progettato per funzionare senza app, tipicamente tramite un processo basato su QR che l’ospite completa direttamente dal proprio telefono.
6) Quali benefici offre Chekin oltre alla conformità al check-in de visu?
Chekin consente di unificare registrazione degli ospiti, verifica dell’identità, comunicazioni automatiche e istruzioni di accesso, riducendo il lavoro manuale e migliorando la coerenza operativa su più strutture.
