Una delle problematiche più comuni per i gestori di case vacanza in Italia è gestire i late check-in, ovvero quelle situazioni in cui un ospite prevede di arrivare a una certa ora, ma a causa di ritardi nel viaggio, traffico o cambiamenti dell’ultimo minuto, finisce per arrivare molto più tardi del previsto. Se non gestiti bene, i late check-in possono causare stress sia agli ospiti che ai padroni di casa, portare a recensioni negative e interferire con il tuo tempo libero.
Grazie alle soluzioni digitali di oggi, puoi offrire un’esperienza di check-in tardivo senza intoppi, senza dover aspettare i tuoi ospiti o attraversare la città a tarda notte per consegnare loro le chiavi. In questa guida ti mostreremo le migliori strategie per gestire i late check-in e come strumenti come la guest app di Chekin possono trasformare il tutto in un’esperienza positiva e senza intoppi.
Perché si verificano i late check-in e perché sono rilevanti
Situazioni tipiche che causano ritardi nel check-in
- Ritardi dei voli o dei treni
- Traffico intenso o condizioni meteorologiche avverse impreviste
- Ospiti che sottovalutano i tempi di viaggio o effettuano soste extra
- Modifiche dell’itinerario all’ultimo minuto
Non importa quanto gli ospiti pianifichino bene, spesso la realtà quotidiana interferisce con i loro piani. In qualità di gestore immobiliare, essere preparati per i check-in tardivi è essenziale per mantenere flessibilità, professionalità e soddisfazione degli ospiti.
I rischi di una cattiva gestione dei late check-in
- Se non possono accedere alla struttura all’arrivo, gli ospiti possono sentirsi indesiderati o stressati.
- A causa di ripetuti check-in notturni, gli host possono perdere ore di sonno, sacrificare i propri programmi personali o soffrire di burnout.
- Una singola esperienza negativa con un late check-in può portare a recensioni negative e alla perdita di prenotazioni future.
Late check-in: best practice per i gestori di case vacanza
1. Stabilisci aspettative chiare fin dall’inizio
- Nel tuo annuncio, specifica gli orari standard per il check-in ed eventuali politiche o costi relativi al late check-in.
- Comunica in modo proattivo dopo la prenotazione, chiedendo agli ospiti di fornire l’orario di arrivo previsto.
Per saperne di più: Check in e Check out: La Guida Definitiva per Property Manager
2. Offri soluzioni di check-in flessibili
Serrature intelligenti e accesso digitale
- Usa serrature digitali, in modo che gli ospiti possano effettuare il check-in autonomamente a qualsiasi ora.
- Invia i codici di accesso in modo sicuro tramite la guest app o WhatsApp prima dell’arrivo.
- Aggiorna automaticamente i codici di accesso per ogni nuova prenotazione per la massima sicurezza.
Esperienza remota con la guest app
- Con la guest app di Chekin, gli ospiti ricevono istruzioni dettagliate per il check-in, chiavi digitali e tutte le informazioni sulla struttura direttamente sul proprio telefono.
- Non è necessario essere fisicamente presenti, nemmeno in caso di arrivi tardivi.
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3. Automatizza la comunicazione
- Utilizza promemoria e aggiornamenti automatici per tenere informati gli ospiti sul processo di check-in.
- Condividi in anticipo indicazioni stradali dettagliate, informazioni sul parcheggio, codici WiFi e regole della casa tramite l’app per gli ospiti o le piattaforme di messaggistica.
4. Prepararsi alle emergenze
- Metti a disposizione un numero di telefono di emergenza o un’opzione di chat per gli ospiti nel caso in cui dovessero avere problemi durante il late check-in.
- Crea un manuale di benvenuto digitale accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite la guest app.
Per approfondire: Libro di Benvenuto per gli Ospiti: Guida Strategica
5. Valuta l’applicazione di una tariffa per il late check-in
- In caso di arrivi molto tardivi o quando è necessaria una pulizia/preparazione extra, è prassi comune applicare una tariffa per il late check-in.
- Automatizza la riscossione di questa tariffa tramite il tuo sistema di prenotazione o l’app per gli ospiti.
Come Chekin semplifica il late check-in
La piattaforma Chekin è progettata per eliminare lo stress del check-in tardivo sia per i gestori che per gli ospiti:
Check-in e accesso digitali
- Gli ospiti completano tutte le procedure legali di registrazione, verifica dell’identità e firma del contratto in formato digitale, prima del loro arrivo.
- Le procedure di check-in automatizzate sono conformi alle normative italiane vigenti, comprese quelle relative alla segnalazione ad Alloggiati Web e all’ISTAT.
Integrazione di smart lock and key box
- I property manager possono collegare le loro serrature intelligenti a Chekin, inviando codici unici e temporanei a ciascun ospite.
- Non è necessario coordinarsi di persona, attendere gli arrivi o consegnare fisicamente le chiavi.
Upselling ed esperienza degli ospiti
- Attraverso la guest app, puoi offrire extra come trasferimenti aeroportuali, late check-out o pacchetti di benvenuto, aumentando sia i ricavi che la soddisfazione degli ospiti, anche per gli arrivi tardivi.
Conclusione
Un processo di late check-in fluido e flessibile è ormai indispensabile per qualsiasi gestore di case vacanza in Italia che miri a offrire un’esperienza a cinque stelle ai propri ospiti. Sfruttando strumenti digitali come la guest app di Chekin, le serrature intelligenti e la comunicazione automatizzata, è possibile eliminare il fastidio e il rischio degli arrivi fuori orario, garantendo tranquillità agli ospiti e liberando le proprie serate.
Basta perdere il sonno per i check-in tardivi. Adotta soluzioni digitali, stabilisci politiche chiare e lascia che la tecnologia lavori per te, affinché ogni arrivo sia privo di stress, indipendentemente dall’orario in cui l’ospite si presenta.
Scopri come Chekin può aiutarti ad automatizzare il check-in, rispettare le normative, proteggere la tua proprietà e aumentare i ricavi, risparmiando l’87% del tuo tempo e guadagnando di più da ogni prenotazione.
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