Entre responder a mensagens de hóspedes, fazer o check-out da sua propriedade e aceitar reservas de diversas plataformas, é fácil perder-se no meio de tantas tarefas. Por isso, escolher um sistema de gestão de propriedades adequado é fundamental para o sucesso do seu negócio. E ter um que seja eficiente e em que possa confiar ainda mais.
Mas como pode saber que PMS escolher entre as centenas de opções que existem no mercado? Existem alguns pontos chave a ter em atenção que o podem ajudar a decidir-se.
O que é um PMS
Antes de escolher um PMS, é importante perceber o que realmente é este software.
Um software de gestão de alojamento local é uma tecnologia que ajuda proprietários de imóveis a simplificar tarefas diárias de gestão do seu negócio de alojamento turístico. Algumas das tarefas em que o seu PMS o pode ajudar são:
- Comunicação com os hóspedes
- Contratos de arrendamento
- Tarefas de limpeza
- Acompanhamento da manutenção
- Cobrança de pagamentos
- Contabilidade
Para além disso, normalmente, são soluções tudo-em-um que permitem ligar todos os anúncios, calendários, reservas e mensagens das diversas plataformas de reserva como o Airbnb, Vrbo ou o Booking.com.
É como ter um assistente pessoal que faz (quase) tudo por si!
Porque preciso de um PMS
Se ter um assistente pessoal não lhe parece suficiente, passamos a explicar detalhadamente porque precisa de um PMS.
Tarefas em que um PMS o pode ajudar
Quais são exatamente os problemas que um PMS resolve? Vamos examinar de perto alguns dos desafios mais frequentes enfrentados pelos anfitriões e descobrir como um PMS pode ajudar a superá-los.
- Processos manuais: Muitos anfitriões ainda contam com a ajuda de folhas de excel e apontamentos. Um PMS automatiza tarefas repetitivas, poupando tempo e minimizando erros.
- Gestão de plataformas de reserva: Quando tem mais do que uma plataforma de reservas pode tornar-se caótico. Um PMS centraliza todas as reservas de diferentes plataformas numa única interface, simplificando o processo de gestão.
- Comunicação: Às vezes pode ser difícil responder a todas as mensagens de sua equipa, dos proprietários (para os que são gestores de propriedades) e, claro dos seus hóspedes. Um software destes facilita a comunicação com os hóspedes, permitindo enviar mensagens automáticas e manter um registo organizado.
- Gestão de reservas: Com reservas seguidas é fácil deixar escapar uma hora de check-in especial ou esquecer-se de pedir um documento importante. Uma ferramenta como um Channel Manager oferece uma visão clara do calendário de ocupação, ajudando na gestão eficiente das reservas e na prevenção de overbooking.
- Contabilidade: Facilita o rastreamento de pagamentos e despesas, gerando relatórios financeiros precisos e simplificando a contabilidade.
- Gestão de limpeza: Quer mandar notificações automáticas à sua equipa de limpeza para eles saberem o que têm que fazer? Um PMS permite agendar e acompanhar este tipo de tarefas de forma organizada, garantindo que as propriedades estejam sempre prontas para receber os hóspedes.
- Gestão de hóspedes: Se quer ser um anfitrião detalhista que deixa miminhos e envia um livro de boas vindas, um PMS é a solução. Pode armazenar informações dos hóspedes, facilitando o acompanhamento de preferências e histórico de estadias para oferecer um serviço personalizado.
Benefícios de usar um PMS
Agora que sabe quais as tarefas que pode realizar com um PMS, vejamos como este pode beneficiar o seu negócio:
- Automatização que lhe permite poupar tempo: A automatização de tarefas rotineiras libera tempo para se concentrar em aspetos mais estratégicos do negócio.
- Melhores experiências para os seus hóspedes: Um PMS facilita a comunicação, organização e personalização, contribuindo para experiências mais satisfatórias para os hóspedes. Isto significa hóspedes mais leais e avaliações positivas.
- Melhor gestão de receitas: Ao centralizar a gestão de reservas e pagamentos, um PMS ajuda a otimizar receitas e a evitar perdas devido a erros ou falta de controle. Se a isto juntar uma ferramenta de preços dinâmicos, a sua rentabilidade estará sempre otimizada.
- Relatórios e análises melhorados: Com funcionalidades de relatórios e análises integradas, um PMS fornece insights valiosos para tomar decisões mais informadas e estratégicas.
- Aumento da visibilidade do seu alojamento: Ao sincronizar os calendários em diversas plataformas de reserva, um PMS aumenta a exposição do seu alojamento, alcançando um público mais amplo. Para além disso, com o seu próprio site tem a possibilidade de receber reservas diretas também.
Em resumo, um bom PMS não apenas economiza tempo, esforço e dinheiro, mas também permite que se concentre em expandir seu negócio com mais eficiência e sucesso.
Como escolher o PMS adequado
Escolher o PMS certo pode ser complicado, especialmente tendo em conta a grande variedade de alternativas disponíveis no mercado.
E mudar de software não é tarefa fácil. Por isso, antes de tomar uma decisão, é importante considerar vários fatores.
Identificar necessidades de negócios
Antes de selecionar um PMS, é crucial identificar claramente as necessidades específicas do seu negócio de alojamento local. Isso pode incluir querer crescer o seu negócio ou apenas a necessidade de ferramentas como um channel manager. Ao entender isto poderá escolher um sistema que se adeque mais às suas expectativas e requisitos operacionais.
Características e funcionalidades
Um aspecto fundamental na escolha do PMS certo é avaliar as características e funcionalidades oferecidas pelo software. Veja se o PMS oferece funcionalidades essenciais, como gestão de reservas, calendários integrados, automatização de tarefas, relatórios financeiros e facilidade de uso da interface.
Integrações
Boas integrações podem melhorar a eficiência e a produtividade do seu negócio de alojamento local, evitando a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.
Este tipo de integração são essenciais para o ajudar a ir mais além no que toca às suas tarefas diárias. Desde verificações dos seus hóspedes ao envio dos documentos ao SEF, estas integrações são essenciais para garantir uma gestão eficaz.
Verifique se o software pode integrar-se facilmente com ferramentas externas úteis para que nem com o check-in dos seus hóspedes se tenha que preocupar.
Suporte
O suporte oferecido pelo provedor de PMS é crucial para a experiência do usuário e para uma eficácia operacional. Escolha um fornecedor que ofereça suporte técnico confiável, capaz de resolver rapidamente quaisquer problemas ou dúvidas que possam surgir. Um suporte de alta qualidade pode fazer a diferença entre uma transição suave para um novo sistema ou uma caótica.
Relação preço qualidade
Embora seja importante encontrar uma solução que se encaixe no seu orçamento, também é crucial não comprometer a qualidade ou funcionalidade em nome do custo. Procure um equilíbrio entre preço acessível e recursos essenciais que atendam às necessidades do seu negócio.
Avaliações
Como em tudo, antes de tomar uma decisão final, veja as avaliações e feedbacks de outros usuários do PMS em causa. As experiências de outros usuários podem oferecer insights valiosos que podem influenciar a sua decisão final e salvá-lo de grandes dores de cabeça.
O PMS da Lodgify
A Lodgify é uma excelente escolha para qualquer negócio de alojamento local que pretenda simplificar as operações e maximizar a sua rentabilidade. A facilidade de utilização e a versatilidade deste PMS tornam a gestão do alojamento, das reservas e das finanças muito mais fácil do que possa pensar.
Adicionalmente, oferece um serviço ao cliente excecional e um compromisso com a inovação constante. Experimente a Lodgify gratuitamente durante 7 dias sem compromisso e descubra se é o PMS perfeito para o seu negócio de alojamento local.
Conclusão
A escolha do PMS certo para o seu negócio é uma decisão estratégica que pode impactar significativamente a eficiência operacional, a satisfação dos hóspedes e o sucesso geral do alojamento local.
Ao considerar cuidadosamente os diversos pontos abordados estará melhor equipado para tomar uma decisão informada e selecionar o PMS perfeito para o seu negócio. Lembre-se de que o processo de escolha pode ser complexo, mas investir tempo e esforço na seleção do PMS irá trazer-lhe grandes benefícios a longo prazo.
