El email hotel ya no es solo una newsletter mensual con ofertas. Bien diseñado, es uno de los canales más rentables para aumentar reservas directas, reducir dependencia de las OTAs y fidelizar huéspedes que ya te conocen.
La clave está en pasar de “mandar correos sueltos” a construir una estrategia de emails que acompañe al huésped en todo el guest journey: desde que descubre tu hotel hasta mucho después del check-out. Y, si además puedes automatizar esos correos conectados a tus procesos de check-in, pagos o accesos inteligentes, el impacto se multiplica y el trabajo manual se reduce al mínimo.
A continuación, vemos las 5 claves para diseñar una estrategia potente de email marketing para tu hotel, y cómo apoyarte en soluciones como Chekin para automatizar cada etapa.
Qué es una estrategia de email hotel y por qué importa
Cuando hablamos de email hotel, nos referimos a todos los correos que tu alojamiento envía al huésped antes, durante y después de su estancia:
- Confirmaciones de reserva
- Emails de bienvenida y pre-estancia
- Mensajes durante la estancia (servicios, upgrades, encuestas)
- Emails post-estancia (reseñas, ofertas para volver, fidelización)
Una buena estrategia se centra en tres objetivos:
- Convertir más reservas directas (menos comisiones a terceros).
- Mejorar la experiencia del huésped, ofreciendo información y servicios útiles en el momento adecuado.
- Fidelizar y reactivar clientes, para que repitan y recomienden tu hotel.
Todo esto se consigue combinando segmentación, contenido relevante y automatización.
Las 5 claves de una estrategia de email hotel efectiva
1. Define objetivos claros para tus emails
Antes de diseñar campañas, pregúntate: ¿qué quieres conseguir con cada email?
Algunos ejemplos de objetivos por etapa:
- Pre-estancia
- Reducir no-shows.
- Conseguir más check-in online.
- Vender upgrades de habitación o servicios extra.
- Durante la estancia
- Aumentar consumo en restaurante, spa o bar.
- Detectar incidencias antes de que se conviertan en malas reseñas.
- Post-estancia
- Obtener reseñas en Google, Booking, etc.
- Incentivar la próxima reserva directa.
- Mantener viva la relación con newsletters periódicas.
Tener claro el objetivo te ayudará a:
- Escribir mejores asuntos (orientados a apertura y acción).
- Diseñar un contenido centrado en un solo mensaje.
- Medir si el email realmente funciona (aperturas, clics, reservas, reseñas…).
2. Segmenta tu base de datos: no todos tus huéspedes son iguales
Un error habitual es enviar el mismo correo a toda la base de datos. En hotelería, esto es un desperdicio, porque tus huéspedes viajan por motivos muy distintos.
Algunas segmentaciones básicas que puedes aplicar:
- Motivo del viaje: ocio, negocio, familia, parejas, grupos.
- Canal de reserva: web propia, OTA, agencia.
- Frecuencia: huéspedes nuevos, repetidores, VIP, inactivos.
- Idioma y nacionalidad: mensajes adaptados cultural y lingüísticamente.
- Tipo de habitación o tarifa: estándar, premium, paquete especial.
Aquí es donde la integración de herramientas juega un papel clave.
Si usas Chekin para el check-in online, recoges datos valiosos (motivo del viaje, número de huéspedes, edad aproximada, idioma, etc.) que pueden alimentar tu segmentación de email. Así puedes enviar:
- Ofertas románticas a parejas.
- Packs familiares a reservas con niños.
- Mensajes específicos para viajeros corporativos.
Cuanto más relevante sea el mensaje para cada segmento, mayores serán tus tasas de apertura, clic y conversión.
3. Diseña secuencias automatizadas para cada etapa del guest journey
En lugar de pensar en emails sueltos, piensa en secuencias: cadenas de correos conectados con el viaje del huésped.
Secuencia de email hotel antes, durante y después de la estancia
Antes de la estancia
- Confirmación de reserva (automática e inmediata)
Refuerza la decisión del huésped, comparte todos los datos de la reserva y ofrece un primer toque de marca. - Bienvenida y destino (7–15 días antes)
Guías del destino, recomendaciones, eventos, junto a upsells:- Upgrade de habitación.
- Early check-in.
- Paquetes románticos o familiares.
- Recordatorio de check-in online (3–5 días antes)
Invita al huésped a completar sus datos y subir su documentación.
Con Chekin, este proceso puede automatizarse: cuando se crea una reserva, se envía automáticamente un email con enlace al check-in online, cumpliendo con la normativa de partes de viajeros y verificación de identidad.
Leer más sobre:
El proceso de check-in y check-out en hoteles
Durante la estancia
- Email de bienvenida en el día de llegada
Información práctica: cómo llegar, accesos al alojamiento, horarios de desayuno, WiFi, contacto de recepción.
Si utilizas accesos inteligentes conectados a Chekin, este email puede incluir directamente el código o enlace de entrada, sin llaves físicas ni esperas. - Email de “¿cómo va tu estancia?”
A mitad de la estancia, un mensaje corto para detectar problemas: “¿Todo va bien? Si necesitas algo, estamos disponibles en…” Esto reduce el riesgo de que el huésped se vaya insatisfecho sin que te enteres.
Después de la estancia
- Email de agradecimiento + reseña (1–3 días después)
Agradece la estancia, incluye un enlace directo para dejar reseña y, si tiene sentido, un incentivo para la próxima reserva directa. - Email de reactivación (3–6 meses después)
Recuerda al huésped que vuelves a estar ahí: novedades del hotel, mejoras, o un código exclusivo si reserva directamente en tu web.
Con una plataforma como Chekin, muchos de estos correos pueden dispararse de forma automática según el estado del huésped: reserva creada, check-in completado, check-out registrado, etc. Así tu estrategia de email hotel funciona 24/7 sin trabajo manual repetitivo.
4. Crea contenido útil y orientado a la acción
El huésped recibe muchos correos al día. Para destacar, tu contenido debe ser:
- Claro y visualmente atractivo:
- Asuntos cortos y directos.
- Primer párrafo que explique rápidamente el beneficio.
- Botones de llamada a la acción (CTA) visibles: “Completar check-in”, “Mejorar mi habitación”, “Ver cómo llegar”.
- Útil y relevante para ese momento del viaje:
- Antes de la estancia: información práctica, recomendaciones del destino, upsells.
- Durante: servicios que puede usar ahora, solución rápida de dudas.
- Después: agradecimiento, reseñas, descuentos para volver.
- Breve, pero completo: evita bloques de texto eternos; combina texto corto con listas y enlaces a páginas de tu web (blog, FAQ, guía del destino).
Ejemplo de estructura sencilla para un email pre-estancia:
- Asunto: “Prepara tu llegada a [Nombre del hotel] en 2 minutos”
- Introducción: agradecimiento + recordatorio de la fecha.
- Cuerpo:
- Botón para check-in online.
- Breve lista de servicios opcionales (early check-in, parking, desayuno).
- Enlace a guía del destino.
- Cierre: contacto rápido en caso de dudas.
5. Mide, optimiza y automatiza con las herramientas adecuadas
Lo que no se mide, no se puede mejorar. Para que tu estrategia de email hotel evolucione, revisa periódicamente:
- Tasa de apertura (¿el asunto funciona?).
- Tasa de clic (¿el contenido invita a la acción?).
- Conversiones reales:
- Reservas directas generadas desde el email.
- Upgrades vendidos.
- Porcentaje de huéspedes que completan el check-in online.
- Número de reseñas recibidas.
A partir de estos datos:
- Haz tests A/B de asuntos, CTAs y contenido.
- Ajusta la frecuencia para no saturar (especialmente newsletters).
- Revisa qué segmentos convierten mejor y duplica esfuerzos ahí.
Aquí, la automatización es clave. Con Chekin puedes:
- Automatizar emails conectados al check-in online, al momento de la reserva o al check-out.
- Reducir tareas manuales de recepción, que ya no tiene que enviar correos uno a uno.
- Mantener datos de huéspedes ordenados y siempre actualizados, listos para nutrir tus campañas de marketing y tus secuencias automáticas.
Así, tu equipo se centra en lo que realmente importa: ofrecer una experiencia memorable en el hotel, mientras la parte repetitiva se gestiona sola.
Conclusión: el email hotel como pilar de tu guest journey
Una buena estrategia de email hotel no es solo una forma de “hacer marketing más barato”; es una herramienta clave para:
- Aumentar reservas directas.
- Mejorar la experiencia del huésped en cada etapa.
- Fidelizar y reactivar clientes con un coste muy bajo.
Si defines objetivos claros, segmentas bien, diseñas secuencias para todo el guest journey, creas contenido útil y mides resultados, tus emails se convertirán en un canal de ingresos recurrente.
Y si además apoyas esta estrategia en una solución como Chekin, podrás automatizar los emails ligados al check-in, verificación de huéspedes, accesos y pagos, asegurando que cada mensaje llegue en el momento perfecto sin sobrecargar a tu equipo.
El siguiente paso está en tus manos: revisar tu flujo actual de comunicaciones por email y empezar a convertirlo en una verdadera máquina de reservas y fidelización.
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