El almacenamiento de registro de viajeros es una obligación fundamental para cualquier alojamiento turístico en España. Una vez registrado en el sistema SES.Hospedajes, es crucial mantener los registros de los huéspedes al día y en conformidad con las normativas legales.
En esta guía, explicamos cómo gestionar y mantener la información de forma correcta y eficiente.
¿Qué es el almacenamiento de registro de viajeros y por qué es importante?
El almacenamiento de registro de viajeros consiste en guardar y mantener actualizados los datos recopilados de los huéspedes que se alojan en establecimientos turísticos. Esta información es vital para:
- Cumplir con la normativa del Ministerio del Interior.
- Facilitar el control y la seguridad pública.
- Evitar sanciones por incumplimiento de la legislación vigente.
Una vez que un alojamiento está registrado en SES.Hospedajes, el proceso de mantenimiento se centra en garantizar que la información de los viajeros esté actualizada y correctamente almacenada.
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Mantenimiento de registros en SES.Hospedajes
1. ¿Es necesario realizar trámites adicionales?
Una vez que el establecimiento está registrado en SES.Hospedajes, no es necesario realizar ningún trámite adicional mientras los datos del establecimiento permanezcan sin cambios. Sin embargo, es obligatorio:
- Mantener al día el registro de huéspedes.
- Actualizar cualquier cambio relacionado con la propiedad o el gestor.
- Guardar en la nube por un periodo de 3 años.
2. ¿Qué datos deben mantenerse actualizados?
Los datos de los huéspedes que deben conservarse y mantenerse actualizados incluyen:
- Nombre completo del huésped.
- Fecha de nacimiento.
- Tipo y número de documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte).
- Nacionalidad.
- Fecha de entrada y salida.
El incumplimiento en el mantenimiento de esta información puede derivar en sanciones económicas.
Almacenamiento de registros: requisitos legales
1. Duración del almacenamiento
La normativa establece que los registros de viajeros deben ser conservados durante un periodo mínimo de 3 años desde la fecha de alojamiento. Durante este tiempo, la información debe estar disponible en caso de inspecciones o requerimientos por parte de las autoridades competentes.
2. Formato del almacenamiento
Los registros pueden almacenarse en dos formatos:
- Formato digital: Es el más recomendado por su facilidad de acceso y organización.
- Formato físico (en papel): Aún válido, pero menos eficiente y más propenso a pérdida o deterioro.
Independientemente del formato, es necesario garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos conforme a la normativa de protección de datos (RGPD).
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Beneficios de automatizar el registro de viajeros
Cumplir con el almacenamiento adecuado y actualizado de los registros de viajeros trae consigo varios beneficios:
- Cumplimiento legal: Evita sanciones y garantiza que el establecimiento cumple con las normativas vigentes.
- Mejor organización: Facilita la gestión diaria de las reservas y el control de la información.
- Seguridad pública: Contribuye al control de viajeros y a una mayor seguridad en el sector turístico.
- Auditorías sin inconvenientes: Tener la información actualizada facilita cualquier inspección de las autoridades.
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Consejos prácticos para el mantenimiento de registros
- Utiliza herramientas especializadas de automatización de Registro de Viajeros: Facilitan el registro y almacenamiento automático de los datos.
- Revisa la información regularmente: Asegúrate de que todos los registros estén completos y actualizados.
- Garantiza copias de seguridad: Almacena copias digitales seguras para evitar pérdidas de información.
- Cumple con el RGPD: Asegúrate de que los datos de los huéspedes estén protegidos y no sean utilizados para otros fines sin consentimiento.
Conclusión
El almacenamiento de registro de viajeros es un aspecto clave para la gestión de cualquier alojamiento turístico en España. Una vez registrado en SES.Hospedajes, el mantenimiento y actualización de los registros es obligatorio para garantizar el cumplimiento legal y la seguridad pública.
Adoptar buenas prácticas de gestión, como el uso de herramientas digitales y la revisión constante de la información, te permitirá optimizar este proceso y evitar inconvenientes legales. Mantener los registros actualizados no solo es un requisito, sino también una garantía de tranquilidad y organización para tu negocio.
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