Un hotel en Málaga recibió una multa de 800€ de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) por fotocopiar el DNI de un huésped sin justificación legal. Este caso no es aislado: en los últimos dos años, el sector hotelero ha sido uno de los más sancionados por incumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Para los gestores de hoteles en España, entender cómo manejar los datos de los huéspedes no es solo una obligación legal, sino una necesidad para evitar sanciones económicas y daños reputacionales.
En este artículo, te explicamos por qué ocurren estas multas, cómo prevenirlas y por qué herramientas como Chekin son clave para automatizar el cumplimiento de la normativa.
Multa protección de datos: ¿Por qué tu hotel está en riesgo?
El RGPD establece que los hoteles solo pueden recopilar y almacenar datos personales de los huéspedes si existe una base legal (consentimiento explícito, obligación legal o interés legítimo). Sin embargo, muchas prácticas comunes en el sector violan esta norma:
- Fotocopiar el DNI/NIE/pasaporte sin justificación.
- Almacenar copias físicas o digitales de documentos más allá del plazo necesario.
- No informar claramente a los huéspedes sobre el uso de sus datos.
Ejemplo sancionado:
El hotel malagueño almacenó una copia del DNI del huésped “por protocolo”, sin poder demostrar una necesidad legal. La AEPD aplicó el artículo 6 del RGPD, que exige transparencia y limitación en el tratamiento de datos.
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¿Qué obligaciones tienen los hoteles según el RGPD?
Para evitar una multa protección de datos, los hoteles deben cumplir con:
Registro de Viajeros
- Qué incluye: Nombre, documento de identidad, fecha de entrada/salida, y nacionalidad.
- Plazo: Comunicar estos datos a las autoridades en 24 horas (Ley 4/2015 de Seguridad Privada).
Bases Legales para Tratar Datos
- Check-in obligatorio: La recogida de datos está permitida para cumplir con la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.
- Consentimiento explícito: Necesario para usos adicionales (ej: enviar publicidad).
Almacenamiento Seguro
- Plazo máximo: Conservar datos solo el tiempo necesario (ej: 3 años para cumplir con Hacienda).
- Cifrado: Los archivos digitales deben protegerse contra accesos no autorizados.
Cómo Evitar Sanciones por Protección de Datos en tu Hotel
Alternativas Legales a la Fotocopia del DNI
- Verificación visual: Consultar el documento físicamente sin guardar copias.
- Registro digital: Usar sistemas que capturen solo los datos necesarios (ej: número de DNI y nombre) sin almacenar la imagen del documento.
Automatización del Registro de Viajeros con Chekin
La plataforma Chekin permite cumplir con el RGPD y la Ley de Seguridad Privada de forma automatizada:
- Verificación sin copias: Los huéspedes suben su documento mediante la app, y el sistema extrae solo los datos requeridos (sin almacenar imágenes).
- Comunicación directa con autoridades: Envía automáticamente los registros a la Policía y sistemas autonómicos (País Vasco y Cataluña).
- Almacenamiento cifrado: Los datos se guardan en servidores seguros y se eliminan tras el plazo legal (3 años).
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Consecuencias de no Cumplir con el RGPD
- Sanciones económicas:
- Leves: Hasta 40,000€ (ej: falta de transparencia).
- Graves: Hasta 300,000€ (ej: tratamiento masivo de datos sin consentimiento).
- Daño reputacional: Las multas se publican en el registro de la AEPD, afectando la confianza de los clientes.
- Clausura temporal: En casos extremos, la autoridad puede suspender actividades.
Conclusión
La multa protección de datos es un riesgo real para los hoteles que no adaptan sus procesos al RGPD. Fotocopiar documentos de forma innecesaria, almacenar datos sin seguridad o no informar a los huéspedes son errores costosos que pueden evitarse con soluciones tecnológicas.
Chekin no solo automatiza el registro de viajeros, sino que garantiza el cumplimiento legal en cada paso: desde la verificación de identidad hasta la comunicación con autoridades. En un sector donde la reputación lo es todo, proteger los datos de tus huéspedes es proteger tu negocio.
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