Conforme a estudios realizados por distintas compañías dedicadas al sector turístico, muchos anfitriones de viviendas vacacionales y de hoteles, pueden llegar a dedicar una media de 8 horas al proceso del check-in de sus huéspedes. Para estos casos hay dos tipos de gestiones, la de aquellos que piensan que la mejor forma de llevarlo es la autogestión, es decir, haciéndose cargo personalmente y los que delegan esta función en un compañía externa que presta una solución para optimizar la gestión.
Pero la pregunta es ¿Cuál es la mejor opción para mi negocio?
Son tres las alternativas que nos planteamos para la gestión de nuestras viviendas:
Las alternativas que nos planteamos a la ahora de la gestión del check-in son las siguientes:
- La gestión propia o autogestión.
- La contratación de un gestor profesional.
- El uso de herramientas tecnológicas.
La autogestión como lo hemos dicho antes, es una de las más usadas por empresas pequeñas, por aquellos gestores, que quizás puedan vivir cerca del alojamiento. Tareas como el envío del email de confirmación de reserva, responder a preguntas frecuentes sobre la hora de llegada o cómo llegar, si hay aparcamiento cercano, etc. Se realizan a través del correo electrónico propio o de WhatsApp.
Algunas de las desventajas vienen por el hecho de que al momento de recibir a los huéspedes, es necesario desplazarse al apartamento con antelación para realizar la entrega de llaves, darles la bienvenida e informarles sobre todos los servicios con los que cuenta la vivienda. También hay que gestionar el registro de viajeros, rellenar el parte y enviarlo a las autoridades. Si los huéspedes se retrasan en su llegada, la cosa se complica, ya que la entrega de llaves puede producirse a última hora del día o por la noche debiendo esperar al huésped hasta que llegue. Este proceso manual te puede llevar un aproximado de 4 horas del día.
La segunda opción es la de delegar esta función en una consultora o un property manager, que se encargará de todo el proceso de gestión de tus huéspedes, se externalizan estos servicios, y ellos se encargan de realizar el check in, recibir a los huéspedes, mostrarles la vivienda, darles consejos sobre la ciudad y de ser el medio de contacto para todo lo que puedan necesitar durante la estancia. Esta opción es recomendable para los propietarios que poseen varios alojamientos. Los gestores profesionales pueden cobrar una comisión de alrededor de un 5% sobre cada reserva o un importe fijo por check-in que asciende normalmente a 20€ aproximadamente.
La tercera opción es la de optar por una herramienta tecnológica que te facilite todo a través de la digitalización del proceso de registro de huéspedes. En el mercado esta es una de las opciones que más se está utilizando por parte de los administradores de propiedades, ya que reduce costos y sobre todo tiempo. Con este tipo de tecnología contactless como la que te ofrece Chekin, tus huéspedes pueden realizar su check-in de manera remota, incluso acceder a sus alojamientos de forma remota, lo que te dará la ventaja de poder administrar tus reservas y estadías a larga distancia, sin tener que esperar a que un huésped llegue retardado o tener que mediar con un intermediario.
Para el uso de este tipo de tecnologías, desde Chekin queremos darte 5 consejos.
1.- Elige una herramienta que sea intuitiva, fácil de manejar para ti y para tus huéspedes.
2.- Elige una herramienta que te permita integrarte con tu Channel Manager o PMS, y que se conecte a todo tu sistema de reserva de forma rápida y segura.
3.- Elige una herramienta que te pueda permitir a futuro añadir más funcionalidades, de pagos, de tasas turísticas, de reservas, siempre es bueno contar con una herramienta completa.
4.- Elige una herramienta que te permita administrar todas tus propiedades desde una sola cuenta, que no tengas que crear diferentes cuentas para poder administrarlas, esto es fundamental ya que te dará la ventaja de poder controlar todas tus propiedades bajo una misma cuenta remotamente.
5.- Por último, pero no menos importante, elige una herramienta cuyo costo sea proporcional al servicio prestado. Pero cómo saberlo? Sencillo, muchas herramientas tienen la ventaja de trial o pruebas gratuitas, aprovechalas.
En conclusión, la forma de gestión que elijas determinará en gran medida el éxito de tu alojamiento, por eso piensa muy bien, cuál elegir, toma siempre en cuenta que tu tiempo y el de tu huésped valen oro.
Si eres propietario de un alojamiento turístico o un hotel y aún no usas Chekin, te explicamos aquí cómo ahorrar el 80% de tu tiempo y ganar más con cada reserva.
