Gestire un affitto a breve termine in Italia non significa solo offrire un soggiorno confortevole. Significa anche ottemperare a rigorosi obblighi di legge, uno dei più importanti dei quali è la comunicazione alla Questura. Il mancato rispetto di tali obblighi può comportare multe salate o persino denunce penali. Ma con gli strumenti giusti, questo compito burocratico diventa rapido, sicuro e completamente automatizzato.
In questa guida spiegheremo cosa comporta questo requisito legale, come funziona nella pratica e come Chekin semplifica l’intero processo.
Qual è la comunicazione alla stazione di polizia ospite?
In Italia, i fornitori di servizi ricettivi – hotel, B&B e case vacanze – sono tenuti per legge a comunicare i dati degli ospiti alla Questura locale. Questo sistema è gestito tramite il portale Alloggiati Web, una piattaforma governativa sicura gestita dalla Polizia di Stato.
Questo obbligo è radicato nella sicurezza pubblica: consente alle autorità di monitorare chi soggiorna nelle strutture ricettive in tutto il paese e quando. È un requisito nazionale che si applica indipendentemente dalle dimensioni o dall’ubicazione della struttura.
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Basi giuridiche e requisiti chiave
L’obbligo di comunicazione è delineato in:
- Articolo 109 del T.U.L.P.S. (Legge di Pubblica Sicurezza)
- Decreto Ministeriale del 7 gennaio 2013
Quali informazioni devono essere inviate?
Gli host devono raccogliere e inviare i seguenti dati per ciascun ospite:
- Nome completo
- Data e luogo di nascita
- Nazionalità
- Tipo e numero di documento di identità (ad esempio passaporto o carta d’identità)
- Date di check-in e check-out
I dati devono essere inviati entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Per le prenotazioni in giornata, devono essere inviati subito dopo il check-in.
Come registrarsi su Alloggiati Web
Procedura step-by-step
- Rivolgersi alla Questura: recarsi presso la stazione di polizia locale e richiedere l’accesso ad Alloggiati Web. Sarà necessario presentare un documento di identità e la licenza di locazione.
- Fornire la documentazione: includere una copia del documento di identità, della licenza di locazione o SCIA e, se applicabile, del registro delle imprese.
- Ricevi le credenziali: dopo la verifica, la Questura ti invierà le credenziali di accesso e un certificato digitale.
- Installa il certificato: questo certificato di sicurezza deve essere installato sul dispositivo utilizzato per l’invio delle richieste.
- Accedi e invia i dati: ora puoi accedere al portale Alloggiati Web e caricare manualmente i dati degli ospiti ogni giorno.
Sfide che gli host devono affrontare
Molti host hanno difficoltà con:
- Navigare nella procedura di registrazione con la Questura
- Installare certificati di sicurezza su sistemi obsoleti
- Inserire manualmente i dati degli ospiti ogni giorno
- Rischiare multe per invii tardivi o errati
Si tratta di attività che richiedono molto tempo e possono compromettere l’esperienza degli ospiti.
Come Chekin automatizza la comunicazione con la Questura
Chekin offre un’integrazione completamente conforme e automatizzata con Alloggiati Web. Questo elimina gli ostacoli dal processo e garantisce che gli host rimangano al 100% in linea con le normative italiane.
Vantaggi dell’utilizzo di Chekin
1. Raccolta automatica dei dati degli ospiti
- Gli ospiti inseriscono le proprie informazioni tramite un modulo digitale prima dell’arrivo
- Chekin utilizza l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per estrarre i dati dai documenti d’identità
- La verifica biometrica garantisce la sicurezza dell’identità
2. Invio immediato ad Alloggiati Web
- Una volta effettuato il check-in, Chekin invia i dati direttamente al portale della polizia
- Gli host non devono più accedere o caricare i dati manualmente
- Gli invii sono marcati oralmente per registrazioni a prova di audit
3. Conformità legale semplificata
- La piattaforma è aggiornata con i più recenti requisiti della polizia
- I dati digitali sono archiviati in modo sicuro in conformità con il GDPR
- Funziona per hotel, B&B e affitti a breve termine
4. Configurazione rapida
- Il processo di integrazione completa con Alloggiati Web tramite Chekin richiede solo 2 o 3 giorni
- Il flusso di lavoro non viene interrotto mentre il sistema è connesso
Strumenti aggiuntivi che puoi integrare con la comunicazione con gli ospiti
Chekin va oltre la comunicazione con la polizia Con un’unica piattaforma, puoi anche:
- Riscuotere e dichiarare automaticamente le tasse di soggiorno
- Inviare i dati all’ISTAT e agli osservatori turistici regionali
- Automatizzare il check-in digitale con verifica biometrica
- Generare tessere ospiti digitali
- Gestire la copertura danni e le cauzioni
Cosa succede se non si rispettano le disposizioni?
La mancata trasmissione dei dati degli ospiti alla Questura è un reato grave. Le conseguenze includono:
- Multe fino a 3.000 €
- Indagine penale per violazioni della sicurezza pubblica
- Revoca della licenza di noleggio
I rischi sono elevati, ma sono completamente evitabili con l’automazione.
Conclusione: resta legale, resta efficiente
La comunicazione alla Questura è un obbligo imprescindibile per tutti gli operatori del settore dell’ospitalità in Italia. Ma questo non significa che debba essere complessa.
Con Chekin, puoi automatizzare l’intero processo, dalla raccolta dei documenti d’identità alla verifica dell’identità degli ospiti, fino all’invio dei dati alla Polizia di Stato. Risparmierai tempo, ridurrai gli errori e rimarrai pienamente conforme alla legge italiana.
Non lasciare che la burocrazia ti rallenti. Con Chekin, viaggi in sicurezza, velocemente e in conformità.
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