Ogni gestore di affitti brevi italiano conosce l’importanza di inviare i dati degli ospiti, le schedine alloggiati, al portale web Alloggiati entro 24 ore dal check-in. Tuttavia, l’errore di invio delle schedine alloggiati è uno dei problemi più frequenti, frustranti e dispendiosi in termini di tempo nella vita quotidiana dei gestori immobiliari. Caricamenti non riusciti, rifiuti di file o tempi di inattività del portale possono comportare rischi di conformità, perdite di tempo e stress per la vostra attività.
In questo articolo analizzeremo le principali cause di errori durante l’invio di schedine alloggiati, come risolverli e come l’automazione del processo con piattaforme come Chekin può prevenire del tutto questi problemi.
Errore nell’invio di Schedine Alloggiati: spiegazione delle cause principali
Problemi di formato e contenuto dei file
La causa più comune del messaggio “Errore durante l’invio delle schede alloggiati” è un formato di file non corretto o informazioni mancanti. Alloggiati Web richiede la rigorosa osservanza del modello ufficiale di scheda ospiti, inclusi:
- Numero di caratteri per riga: Ogni scheda ospite (schedina) deve essere lunga esattamente 168 o 174 caratteri, a seconda del formato.
- Campi obbligatori: Tutti i campi obbligatori (nome, numero di documento d’identità, nazionalità, date, ecc.) devono essere compilati, senza spazi vuoti o errori di battitura.
- Codifica corretta: Il file deve essere codificato in UTF-8 e salvato come file di testo normale (.txt), mai in formato Word, Excel o PDF.
- Interruzioni di riga corrette: Interruzioni di riga errate o aggiuntive spesso comportano il rifiuto del file.
Problemi del portale e del browser
Frequenti sono anche i problemi tecnici sul portale di Alloggiati Web:
- Sovraccarico del portale: troppi utenti nelle ore di punta possono rallentare o causare l’arresto anomalo del sistema.
- Incompatibilità con il browser: Alloggiati Web funziona al meglio con i browser Chrome o Firefox aggiornati.
- Errori dei certificati: certificati digitali scaduti o mancanti possono bloccare l’accesso o il caricamento dei file.
- Manutenzione del sistema: aggiornamenti imprevisti o interruzioni possono disabilitare temporaneamente il servizio.
Errori di rete e dispositivo
Problemi locali, come una connessione Internet instabile, sistemi operativi obsoleti o restrizioni di antivirus/firewall, possono causare errori di caricamento dei file o invii incompleti.
Errore nell’invio di Schedine Alloggiati: guida passo passo alla risoluzione dei problemi
1. Controlla il formato del file
- Utilizza il modello Web ufficiale di Alloggiati o una piattaforma digitale che garantisca la conformità.
- Verifica che ogni riga abbia il numero corretto di caratteri e che non vi siano dati mancanti.
- Salva il file come testo normale (.txt) con codifica UTF-8.
- Evita caratteri speciali, lettere accentate o simboli non standard.
2. Convalidare i dati prima dell’invio
- Controlla attentamente tutti i dati degli ospiti per verificarne l’accuratezza.
- Utilizza strumenti di convalida o software in grado di evidenziare gli errori di formattazione prima del caricamento.
- Non utilizzare mai la funzione copia-incolla da documenti formattati (Word, Excel).
3. Risolvere i problemi del portale e del browser
- Cancella la cache e i cookie del browser.
- Prova a passare a un altro browser supportato.
- Assicurati che il tuo certificato digitale sia valido e installato correttamente.
- Se visualizzi un “errore di certificato”, segui le istruzioni ufficiali della polizia per reinstallare o aggiornare il certificato.
4. Gestire i tempi di caricamento
- Evitate gli orari di punta (tardo pomeriggio o inizio settimana).
- Provate a caricare i dati la mattina presto o la sera tardi.
- Se il portale è in manutenzione, tenete un registro manuale degli ospiti e caricatelo il prima possibile.
5. Conservare un registro manuale come backup
- La legge italiana impone ai gestori di tenere un registro ospiti di backup nel caso in cui il portale non funzioni.
- Si prega di annotare la data e l’ora del tentativo di caricamento non riuscito per giustificare la conformità in caso di ispezione.
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Prevenire gli errori: perché l’automazione con Chekin è la soluzione migliore
L’inserimento manuale dei dati, la formattazione dei file e la navigazione del portale sono tutti processi soggetti a errori umani. Il modo migliore per evitare il temuto “errore di invio di schedine alloggiate” è automatizzare il processo con una piattaforma come Chekin.
I vantaggi di Chekin per la gestione delle Schedine Alloggiati
- Raccolta dati automatizzata: gli ospiti inseriscono i propri dati tramite check-in digitale, riducendo errori di battitura e omissioni.
- Validazione in tempo reale: la piattaforma verifica che tutti i dati e i formati dei file siano conformi agli standard di Alloggiati Web, prima dell’invio.
- Invio diretto: Chekin si integra con Alloggiati Web, inviando i dati direttamente senza caricare manualmente i file.
- Avvisi di errore: eventuali problemi vengono segnalati immediatamente, con istruzioni per risolverli, spesso prima ancora che l’utente se ne accorga.
- Conformità pronta per la verifica: tutti i dati e le conferme vengono archiviati in modo sicuro, nel rispetto dei requisiti legali per la tenuta dei registri.
Risparmia tempo, riduci lo stress e garantisci la conformità legale
Automatizzando la registrazione degli ospiti, puoi:
- Dimezzare i tempi amministrativi
- Ridurre al minimo i rischi di conformità ed evitare sanzioni
- Liberarti dalle attività manuali ripetitive
- Offrire ai tuoi ospiti un’esperienza più fluida e professionale
Conclusione
Gestire un errore durante l’invio di “schedine alloggiati” non deve essere un incubo. Comprendendo le cause più comuni (problemi di formato dei file, tecnicismi del portale ed errori manuali), è possibile risolvere rapidamente i problemi e rimanere conformi.
Ma per una vera tranquillità, valuta l’automatizzazione dell’intero flusso di lavoro per la registrazione degli ospiti con Chekin. Ridurrai gli errori, risparmierai tempo prezioso e garantirai che ogni tessera ospite arrivi ad Alloggiati Web in tempo e nel formato corretto.
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