Tanto si gestionas un hotel, un apartamento turístico, un B&B o un camping, hay una obligación legal que todos los alojamientos en España deben cumplir: registrar a sus huéspedes y comunicar sus datos a las autoridades.
Esta obligación se materializa en un documento esencial: el libro registro de viajeros.
El registro de huéspedes no solo es un requisito legal; también es una herramienta de seguridad y trazabilidad. Sin embargo, hacerlo de forma manual puede consumir mucho tiempo, generar errores y poner en riesgo el cumplimiento normativo.
En esta guía te explicamos qué es el libro registro de viajeros, cómo se hace, qué datos incluye y cómo puedes automatizarlo fácilmente con Chekin para ahorrar tiempo y evitar sanciones.
Qué es el libro registro de viajeros y por qué es obligatorio
El libro registro de viajeros es un documento, en formato físico o digital, en el que los alojamientos turísticos deben anotar los datos de todas las personas hospedadas.
Su función principal es garantizar la seguridad ciudadana, permitiendo a las autoridades conocer quién se aloja en cada establecimiento y cuándo.
Este requisito está regulado en España por la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, del Ministerio del Interior, que obliga a todos los establecimientos de hospedaje (hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, albergues, campings, etc.) a:
- Registrar a todos los huéspedes mayores de 16 años.
- Enviar los partes de entrada a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado (Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza) en menos de 24 horas tras la llegada del huésped.
- Conservar el libro registro de viajeros durante tres años, disponible para inspección en cualquier momento.
El incumplimiento puede acarrear multas importantes y sanciones administrativas, por lo que contar con un sistema fiable y automatizado es clave.
Qué datos deben incluirse en el libro registro de viajeros
Según la normativa, cada registro debe contener la información personal de cada huésped, recogida en el momento del check-in.
Los datos obligatorios son:
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad (DNI, pasaporte o NIE).
- Fecha de expedición del documento.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Sexo.
- Fecha de entrada al alojamiento.
- Firma del viajero (si el registro es en papel).
En la versión digital, la firma puede sustituirse por una firma electrónica o aceptación digital, siempre que garantice la autenticidad del registro.
Cómo se hace el libro registro de viajeros paso a paso
Tradicionalmente, los alojamientos cumplían esta obligación de forma manual, rellenando hojas de registro que luego se enviaban a la Policía o Guardia Civil.
Hoy, la tecnología ha simplificado enormemente este proceso, permitiendo hacerlo de forma 100% digital y automatizada.
Procedimiento manual (cada vez menos común)
- El huésped completa una ficha de registro en papel al llegar.
- El establecimiento guarda una copia y envía los datos por correo o plataforma policial.
- Los documentos se archivan durante tres años.
Este método es lento, propenso a errores y poco eficiente, especialmente para alojamientos con gran volumen de huéspedes o múltiples propiedades.
Procedimiento digital (recomendado y legal)
- El huésped realiza el check-in online antes de su llegada.
- Sus datos e identificación se verifican digitalmente.
- El sistema genera automáticamente el parte de entrada y el registro.
- Los datos se envían automáticamente a la autoridad policial correspondiente.
- Se guarda el libro de registro digital, seguro y accesible durante tres años.
💡 La versión digital cumple con la Orden INT/1922/2003 siempre que garantice integridad, trazabilidad y acceso a los registros en caso de inspección.
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Digitalizar este proceso no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que aporta ventajas operativas y de imagen muy significativas.
1. Cumplimiento legal sin esfuerzo
El envío automático a las autoridades evita olvidos y errores humanos. Además, los registros quedan almacenados de forma segura y accesible ante cualquier inspección.
2. Ahorro de tiempo
Un sistema automatizado puede reducir hasta un 87% el tiempo de gestión de huéspedes, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente o subir archivos a plataformas policiales.
3. Experiencia de huésped mejorada
El huésped puede registrarse antes de llegar, sin colas ni papeleo. Esto proyecta una imagen moderna y profesional, aumentando la satisfacción y las valoraciones positivas.
4. Centralización y trazabilidad
En alojamientos con múltiples propiedades o cadenas hoteleras, un libro de registro digital permite unificar toda la información en un solo panel de control, garantizando trazabilidad y control operativo.
Cómo Chekin simplifica el libro registro de viajeros
Chekin es la solución tecnológica líder para digitalizar el proceso de check-in y cumplimiento legal en alojamientos turísticos.
Su sistema automatiza completamente la creación, envío y almacenamiento del libro de registro de viajeros.
Funcionalidades clave de Chekin
- Check-in online: los huéspedes registran sus datos y documento antes de llegar.
- Verificación de identidad, cumpliendo los estándares legales.
- Envío automático de partes a la policía, sin intervención manual.
- Generación y almacenamiento del libro de registro digital, conforme a la Orden INT/1922/2003.
- Integración con PMS y Channel Managers
Además, Chekin ofrece herramientas complementarias que van más allá del registro: cobro online, depósito de seguridad, upselling y facturación automática, todo en una sola plataforma.
Beneficio directo para el gestor turístico
Usar Chekin no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que reduce significativamente la carga administrativa, permitiendo dedicar más tiempo a la atención al cliente y a mejorar la rentabilidad del negocio.
Preguntas frecuentes sobre el libro registro de viajeros
Qué es el libro registro de viajeros
Es un documento legal que recoge los datos de identificación de todos los huéspedes mayores de 16 años hospedados en un alojamiento turístico.
Cuánto tiempo debe conservarse el libro de registro
Durante tres años desde la fecha de entrada del huésped, ya sea en formato físico o digital.
Puedo usar una app para cumplir con esta obligación
Sí. Aplicaciones como Chekin permiten automatizar todo el proceso de registro y envío a las autoridades, cumpliendo con la normativa vigente.
Qué pasa si no registro a mis huéspedes
El incumplimiento puede acarrear multas económicas y sanciones administrativas, además de afectar la licencia del alojamiento.
Conclusión: cumplir la ley y ganar eficiencia con el libro registro digital
El libro registro de viajeros no es solo una obligación, sino una parte esencial de la gestión profesional de cualquier alojamiento turístico.
Digitalizarlo con herramientas como Chekin permite cumplir la normativa automáticamente, ahorrar tiempo, mejorar la experiencia del huésped y garantizar la seguridad de los datos.
En una industria cada vez más competitiva y regulada, automatizar el registro de viajeros es una inversión inteligente, que combina cumplimiento legal, eficiencia y rentabilidad.
Porque en la nueva era del turismo digital, el éxito empieza por un check-in sencillo, seguro… y completamente automatizado.
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