L’invio schedine Alloggiati Web è uno degli obblighi più rigidi a carico delle strutture ricettive in Italia. Termine di 24 ore, dati identificativi puntuali, ricevuta da conservare, responsabilità che non si sposta nemmeno quando il check-in lo fa qualcun altro. Sbagliare costa: sanzione penale (arresto o ammenda) per omessa o falsa comunicazione, indipendentemente dalla gravità del singolo episodio.
Questa guida raccoglie le risposte alle domande più frequenti su compilazione e trasmissione delle schedine, con riferimenti normativi puntuali, scadenze ufficiali, sanzioni aggiornate e chiarimenti su chi risponde quando qualcosa va storto.
Cos’è l’invio schedine su Alloggiati Web?
L’invio schedine su Alloggiati Web è la comunicazione obbligatoria dei dati identificativi degli ospiti che pernottano in una struttura ricettiva, trasmessa al portale della Polizia di Stato (alloggiatiweb.poliziadistato.it). L’obbligo deriva dall’articolo 109 del TULPS (R.D. 773/1931) ed è regolato dal Decreto del Ministro dell’Interno del 7 gennaio 2013. Ogni schedina contiene i dati anagrafici e del documento di identità di ciascun ospite maggiorenne.
Chi deve inviare le schedine alloggiati?
L’obbligo riguarda tutti i gestori di strutture ricettive, a prescindere dalla dimensione o dalla tipologia. Sono tenuti alla comunicazione:
- Alberghi, residence
- B&B, affittacamere, case vacanze
- Agriturismi
- Locazioni turistiche brevi (anche occasionali)
- Ostelli e foresterie
- Strutture extra-alberghiere e case religiose di ospitalità
Anche chi affitta una singola stanza o un appartamento per pochi giorni rientra nell’obbligo, se la locazione ha finalità turistica. La responsabilità resta in capo al gestore della struttura, anche quando l’attività non è imprenditoriale o la prenotazione avviene tramite un portale online.
Quali dati sono obbligatori nelle schedine?
Per ogni ospite maggiorenne occorre comunicare:
- Cognome e nome
- Data e luogo di nascita
- Cittadinanza
- Sesso
- Tipo, numero, luogo e data di rilascio del documento di identità
- Comune e Stato di residenza
- Data di arrivo e numero di giorni di permanenza
Per nuclei familiari o gruppi viene trasmessa una scheda capo-gruppo che identifica il responsabile, con le schede individuali collegate. I minori che viaggiano accompagnati vengono comunicati come appartenenti alla scheda del genitore o accompagnatore.
Quando inviare le schedine: scadenze e termini
Le tempistiche sono fissate dal D.M. 7 gennaio 2013 e cambiano in base alla durata del soggiorno:
- Soggiorno superiore a 24 ore: entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite
- Soggiorno inferiore a 24 ore: entro 6 ore dall’arrivo
Il computo decorre dal momento effettivo di check-in. Per arrivi serali o notturni il termine scatta alla consegna delle chiavi. Non sono previste sospensioni per orari di chiusura, festività o problemi tecnici della struttura.
Scopri di più: Errore Invio Schedine Alloggiati: Come Risolvere i Problemi Più Comuni
Come compilare e inviare le schedine su Alloggiati Web
L’invio avviene in due modalità:
- Accesso manuale al portale alloggiatiweb.poliziadistato.it con le credenziali rilasciate dalla Questura competente
- Invio massivo tramite file in formato testo strutturato secondo il tracciato pubblicato dalla Polizia di Stato
Per ottenere le credenziali occorre presentare istanza alla Questura della provincia in cui ha sede la struttura, allegando documento di identità e visura camerale o autocertificazione dell’attività ricettiva. La Questura rilascia un’utenza, una password temporanea e un certificato digitale da installare sul dispositivo.
Dopo la trasmissione, il sistema genera una ricevuta con codice univoco che attesta l’avvenuta comunicazione. Quella ricevuta va conservata: in caso di controllo è la prova dell’adempimento.
Sanzioni per mancato o errato invio
Il mancato o falso invio delle schedine alloggiati è punito ai sensi dell’art. 17 del TULPS, che richiama l’art. 109 dello stesso testo unico. La pena prevista è l’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino a 206€, applicabile al gestore della struttura.
Per la natura penale della contravvenzione, l’art. 109 TULPS non è stato depenalizzato dal D.lgs. 8/2016: la violazione rimane in sede penale e può essere oggetto di procedimento davanti al Giudice di Pace.
Errori formali, dati incompleti o ritardi possono essere contestati anche in assenza di dolo: la responsabilità è oggettiva. Ogni schedina mancante o trasmessa fuori termine è una violazione autonoma e può cumularsi.
Chi è responsabile in caso di errore?
La responsabilità ricade sul gestore della struttura ricettiva, a prescindere da chi materialmente compili o trasmetta i dati. Anche quando il check-in viene delegato a un dipendente, a un’agenzia o a un property manager, l’host rimane il soggetto giuridicamente tenuto verso la Polizia di Stato.
Lo stesso principio vale per:
- Errori commessi da personale esterno o collaboratori
- Malfunzionamenti del software gestionale utilizzato
- Mancata trasmissione per problemi tecnici al portale
- Dati forniti in modo errato dall’ospite stesso
Sul gestore grava l’onere di verificare i documenti presentati e di controllare la ricevuta di invio. Affidare il processo a un sistema che archivia automaticamente le ricevute riduce il rischio di contestazioni successive.
Differenze tra Alloggiati Web, ISTAT e CIN
Tre adempimenti spesso confusi tra loro, ma con finalità e destinatari diversi:
| Adempimento | Finalità | Destinatario | Scadenza |
|---|---|---|---|
| Alloggiati Web | Pubblica sicurezza | Polizia di Stato | 24h dall’arrivo (6h se <24h) |
| ISTAT / ROSS1000 | Statistica turistica | Regioni e ISTAT | Variabile per Regione, di norma entro 5 giorni |
| CIN | Identificazione struttura | Ministero del Turismo | Esposizione permanente in annunci e struttura |
Il CIN (Codice Identificativo Nazionale, introdotto dall’art. 13-ter D.L. 145/2023) è un codice univoco assegnato alla struttura: va esposto in ogni annuncio online ma non sostituisce né l’invio Alloggiati Web né la comunicazione ISTAT.
Domande frequenti sull’invio schedine alloggiati
Sì. L’obbligo scatta per qualsiasi pernottamento, anche di poche ore. Per soggiorni inferiori alle 24 ore il termine di invio si riduce a 6 ore dall’arrivo. La durata del soggiorno non incide sull’obbligo, solo sul tempo di trasmissione disponibile.
I termini decorrono dal momento del check-in. Il portale Alloggiati Web è attivo 24 ore su 24, sette giorni su sette. Non sono previste proroghe per orari notturni, festività o chiusura degli uffici di Questura. Il sistema accetta invii in qualunque momento, anche festivo.
Il portale permette di rettificare le schedine già trasmesse entro determinati limiti temporali, cancellando la versione errata e inviandone una corretta. Gli errori vanno corretti il prima possibile: una ricevuta consolidata con dati sbagliati fa fede al pari di un’omissione in caso di controllo.
Sì. Le ricevute generate dal portale costituiscono prova dell’adempimento e vanno conservate almeno cinque anni. In sede di verifica, l’assenza della ricevuta equivale a una mancata trasmissione, anche se la schedina è stata effettivamente inviata al sistema della Polizia di Stato.
Sì, ma con modalità specifica. I minori non hanno una schedina autonoma e vengono indicati come accompagnati nella schedina del genitore o tutore. È comunque obbligatorio comunicare nome, cognome e dati anagrafici di ogni minore presente nella struttura.
La trasmissione materiale può essere delegata, ma la responsabilità giuridica resta in capo al titolare della struttura. Errori del delegato si imputano al gestore. È consigliabile formalizzare la delega per iscritto e mantenere il controllo diretto sulle ricevute di trasmissione.
Ogni struttura richiede credenziali separate, rilasciate dalla Questura competente per il territorio in cui si trova l’immobile. Non esiste un unico account multi-struttura: i property manager devono gestire utenze distinte per ciascuna sede, ognuna con il proprio certificato digitale.
Sono lo stesso strumento. Alloggiati Web è la denominazione tecnica del Portale Alloggiati gestito dalla Polizia di Stato. L’URL ufficiale è alloggiatiweb.poliziadistato.it. Altri portali regionali (Ross1000, Turismo5 e simili) servono per la comunicazione ISTAT e non sostituiscono l’invio alla Polizia di Stato.
Come Chekin automatizza l’invio delle schedine alloggiati
L’errore più comune nell’invio delle schedine non è la malafede: è la fretta. Tra check-in serali, ospiti che dimenticano il documento e portali che non rispondono, rispettare il termine di 24 ore (o 6) diventa una corsa contro l’orologio. La responsabilità però non si sposta, neanche quando la causa è esterna.
Chekin è una piattaforma per la gestione del check-in e degli adempimenti normativi pensata per chi gestisce locazioni turistiche brevi, B&B, hotel e residence in Italia. Tra gli strumenti integrati:
- Online check-in con raccolta dati e documento prima dell’arrivo, così le schedine sono già pronte all’ingresso
- OCR e verifica biometrica dell’identità per leggere automaticamente i documenti ed eliminare gli errori di trascrizione
- Integrazione con Alloggiati Web & ISTAT per la trasmissione automatica delle schedine al portale della Polizia di Stato e per le comunicazioni statistiche regionali
- Archivio digitale delle ricevute di invio, consultabile in qualsiasi momento in caso di controllo
Il flusso riduce l’intervento manuale al minimo: l’ospite carica il documento prima dell’arrivo, il sistema legge i dati con OCR, l’host approva e la schedina parte verso il portale. La ricevuta torna in piattaforma e resta archiviata insieme alla prenotazione.
Conclusione
Per chi gestisce strutture ricettive in Italia, l’invio schedine Alloggiati Web è un appuntamento fisso che si ripete a ogni check-in. La normativa è chiara, le scadenze sono brevi e la responsabilità grava sempre sul gestore, anche quando ad operare è qualcun altro. Automatizzare il processo non elimina l’obbligo, ma riduce il rischio di omissioni e ritardi che possono trasformarsi in sanzioni.
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