Bezkontaktní ubytování už není jen „covidový trend“, ale standard, který hosté v roce 2025 očekávají. Chtějí mít všechno v telefonu: rezervaci, check-in, platbu, přístup do pokoje i informace o pobytu. Na druhé straně stojí provozovatelé ubytování – hotely, penziony, apartmány, kempy nebo krátkodobé pronájmy – kteří bojují s nedostatkem lidí, rostoucími náklady a složitou administrativou.
Dobrá zpráva je, že bezkontaktní ubytování dokáže obě strany sladit: hostům dá svobodu a rychlost, provozu přinese méně chyb, méně papírů a víc času na to, co má skutečnou hodnotu. Klíčem je promyšlený digitální proces – od rezervace až po odjezd.
Co vlastně znamená bezkontaktní ubytování
Bezkontaktní ubytování neznamená, že host nikdy neuvidí člověka. Jde o to, aby všechny nutné formality bylo možné vyřešit bez fyzického setkání v konkrétní čas – ideálně ještě před příjezdem.
Typický scénář bezkontaktního ubytování zahrnuje:
- online rezervaci a potvrzení,
- online check-in místo papírových formulářů,
- digitální ověření identity hosta,
- online platbu nebo předautorizaci/kauci,
- automatický výpočet poplatku z pobytu,
- digitální klíč nebo PIN kód místo klasického klíče,
- digitální průvodce pobytem (check-in info, parkování, Wi-Fi, tipy v okolí).
Díky tomu může host přijet, kdy mu to vyhovuje, a rovnou se ubytovat. Personál se místo přepisování údajů a předávání klíčů věnuje tomu, co nelze automatizovat: péči, prodej doplňků, řešení specifických požadavků.
Co hosté od bezkontaktního ubytování očekávají
Hosté jsou zvyklí na to, že většinu věcí zvládnou z mobilu – od bankovnictví po objednání večeře. Ubytování není výjimkou. U bezkontaktního ubytování nejčastěji očekávají:
- Flexibilní příjezd – přijet v 22:30 a neřešit, jestli má recepce otevřeno.
- Zero paper – žádné ruční vyplňování formulářů po dlouhé cestě.
- Jasné instrukce – jak se dostat na místo, zaparkovat, vyznat se v objektu.
- Bezpečný přístup – kód, aplikace nebo karta, která funguje hned.
- Jednoduché platby – zaplatit kartou předem, bez složitého doplňování údajů.
Pokud jim to nenabídnete vy, najdou si ubytování, které to umí. Bezkontaktní ubytování se tak stává konkurenční výhodou i argumentem v recenzích.
Jak vypadá ideální proces bezkontaktního ubytování
1. Rezervace a pozvánka do online check-inu
Host si rezervuje ubytování přes web, OTA nebo jiný kanál. Jakmile rezervace dorazí do PMS, navazuje automaticky Chekin:
- odešle personalizovanou pozvánku do online check-inu (e-mail/SMS),
- nastaví správný jazyk podle trhu,
- připomene hostovi, aby údaje doplnil ještě před příjezdem.
Díky tomu nezačíná check-in až na recepci, ale dávno předem.
2. Online check-in a ověření identity
Host v klidu vyplní údaje z domova nebo z mobilu po cestě. Systém:
- vyžádá povinná pole podle legislativy,
- využije OCR a biometrické ověření dokladu,
- zkontroluje, zda jsou data kompletní a konzistentní.
Získáte tak čitelné a ověřené údaje pro domovní knihu, evidenční knihu, UbyPort/eTurista a další povinnosti – bez nutnosti přepisování.
3. Platby, kauce a poplatek z pobytu
Do procesu bezkontaktního ubytování patří i peníze. Chekin umožní:
- vyžádat platbu kartou nebo předautorizaci/kauci ještě před příjezdem,
- automaticky vypočítat poplatek z pobytu podle vyhlášky obce a výjimek,
- bezpečně vést informace o platbách a případných vráceních.
Výhodou je menší počet no-show, méně sporů o poplatky a jasný přehled o tom, kdo kdy co zaplatil.
4. Digitální přístup: klíče, kódy a role
Jakmile jsou splněny podmínky (údaje, souhlasy, platba), přichází to nejdůležitější – přístup.
- Host obdrží digitální klíč nebo PIN kód.
- Přístup je svázaný s konkrétní rezervací a časovým oknem.
- Lze snadno nastavovat role (host, housekeeping, technik) a přístup do různých zón (pokoj, garáž, spa).
To je základ bezkontaktního ubytování: host nemusí „pro klíč“, přístup je pod kontrolou a vše se loguje.
5. Digitální průvodce během pobytu
Součástí procesu může být i digitální guidebook:
- návod na příjezd a parkování,
- návod na použití spotřebičů,
- tipy na restaurace, výlety a služby v okolí,
- možnost dokoupit doplňkové služby (late check-out, snídaně, wellness).
Namísto tištěných šanonů na pokoji má host vše v mobilu, v jazyce, kterému rozumí.
6. Odjezd a automatizace dokladů
Bezkontaktní ubytování pokračuje i při odjezdu:
- automatický check-out (host potvrdí odjezd, klíč se deaktivuje),
- dopočítání poplatků a doplatků,
- odeslání dokladů na e-mail,
- možnost poslat hostovi follow-up (recenze, návratový voucher).
Přínosy bezkontaktního ubytování pro provoz
Méně rutiny, více času na hosty (nebo strategii)
Personál netráví čas:
- přepisováním dokladů,
- ručním vyplňováním domovní/evidenční knihy,
- řešením poplatků „na poslední chvíli“,
- předáváním a vybíráním klíčů.
Může se soustředit na to, co nemůže dělat software: individuální požadavky, upsell, péče o hosty, zlepšování služeb.
Nižší rizika a lepší kontrola
Díky digitalizaci máte:
- přesnější data pro policii a obce,
- lepší dohled nad tím, kdo a kdy byl ubytovaný,
- logy přístupu (kdo kdy vstoupil),
- jasná pravidla pro práci s kaucí a škodami.
To všechno se hodí nejen při běžném provozu, ale i při případné kontrole nebo sporu.
Více přímých rezervací a lepší recenze
Hosté, kteří jednou zažijí opravdu hladké bezkontaktní ubytování, se rádi vrátí – a často si příště rezervují napřímo. To snižuje závislost na OTA a provize, zároveň roste počet pozitivních recenzí typu „rychlý self check-in“, „žádné fronty“, „všechno v mobilu“.
Jak zavést bezkontaktní ubytování v praxi (mini plán)
1. Zmapujte procesy
Kde dnes vznikají fronty, chyby, stres? Kde ještě používáte papírové formuláře? Kde se zdržují hosté a kde personál?
2. Začněte online check-inem
První krok je přesunout sběr údajů a souhlasů do online prostředí. To vyřeší největší část administrativy.
3. Přidejte platby a poplatek z pobytu
Napojte platební bránu, nastavte pravidla pro zálohy a kauce, automatizujte výpočet poplatku.
4. Aktivujte digitální přístup
Začněte třeba jednou budovou nebo částí objektu. Otestujte práci s kódy/klíči a rolemi.
5. Vyhodnocujte a škálujte
Měřte: dokončení online check-inu, počet příjezdů bez recepce, čas odbavení, počet incidentů s klíči a poplatky. Co funguje, rozšiřte na další objekty.
Jak s bezkontaktním ubytováním pomůže Chekin
Chekin spojuje všechny klíčové prvky bezkontaktního ubytování do jednoho řešení:
- online check-in a ověření identity (OCR + biometrie),
- automatický přenos dat do domovní a evidenční knihy,
- elektronické hlášení cizinců (UbyPort, kde je relevantní),
- výpočet a výběr poplatku z pobytu,
- napojení na platby, zálohy a kauce,
- vydávání a správu digitálních klíčů/PIN kódů,
- auditní logy, exporty a retenční lhůty.
Výsledek? Jeden plynulý proces od rezervace po odjezd, méně ruční práce, méně chyb a lepší zážitek pro hosty.
Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby — ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.
Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!
