Svět ubytování se změnil. Hosté jsou zvyklí dělat všechno online: kupovat letenky, objednávat jídlo, řešit banku. Když pak přijdou na web ubytování, čekají jednoduchý formulář, jasné ceny a možnost rezervovat během pár vteřin.
Pokud váš online rezervační systém nefunguje hladce, hosté odcházejí na OTA – a vy platíte provize, ztrácíte data o hostech a řešíte chaos v kalendářích. Dobrá zpráva? Online rezervační systém se dá nastavit tak, aby přinášel více přímých rezervací a zároveň automatizoval velkou část práce kolem check-inu, plateb a evidence hostů.
Proč ubytování v roce 2025 potřebuje silný online rezervační systém
Dříve stačilo mít na webu kontaktní formulář nebo e-mail. Dnes hosté očekávají:
• Okamžitou dostupnost a konečnou cenu
• Možnost rezervovat pobyt na pár kliknutí z mobilu
• Transparentní informace o poplatcích a doplňcích
• Bezpečnou online platbu a jasné potvrzení
Pro ubytovatele to znamená dvě věci:
• Bez kvalitního online rezervačního systému se těžko navyšují přímé rezervace
• Každý ruční krok navíc (přepisování, potvrzování, back-and-forth e-maily) stojí čas i peníze
Online rezervační systém proto není jen „widget na webu“, ale klíčový nástroj revenue managementu i provozu.
Online rezervační systém jako centrum vašeho prodeje
Ideální online rezervační systém není jen formulář.Je to centrum, ve kterém se potkává marketing, obchod a provoz. Měl by:
• Přehledně zobrazit typy pokojů a jednotek
• Jasně ukázat, co je v ceně a co lze přikoupit
• Pracovat s dynamickými cenami a minimální délkou pobytu
• Umožnit hostovi rezervovat vše v jednom kroku
Co host od online rezervačního systému očekává
Host, který přijde na váš web, si často porovnává nabídku s OTA. Pokud je váš online rezervační systém pomalý nebo komplikovaný, spustí Booking.com a je hotovo. Aby zůstal u vás, musí:
• Fungovat skvěle na mobilu (většina vyhledávání začíná v telefonu)
• Nepřekvapit hosta skrytými poplatky na posledním kroku
• Nabídnout jasné CTA, ideálně jedno hlavní tlačítko „Rezervovat“
• Působit důvěryhodně. Zabezpečení plateb, recenze, reference.
Když online rezervační systém splní tato očekávání, máte mnohem větší šanci, že se návštěvník webu změní v hosta – bez provize pro OTA.
Jak propojit online rezervační systém s provozem
Silný web a pěkný formulář nestačí. Rozhodující je, co se stane po kliknutí na „Rezervovat“. Aby online rezervační systém opravdu ulevil provozu, musí být napojený na:
• PMS systém (obsazenost, ceny, housekeeping)
• Online check-in a ubytovací formuláře
• Ověření identity hosta (doklady, biometrie)
• Platby, zálohy a kauce
• Poplatek z pobytu a evidenční/domovní knihu
• Digitální klíče nebo PIN kódy pro vstup
Bez toho zůstane velká část práce na recepci a administrativě. A to je přesně to, čemu se chcete vyhnout.
Online rezervační systém napojený na Chekin
V praxi to vypadá tak, že online rezervační systém předá potvrzenou rezervaci do PMS a Chekinu. Od této chvíle může běžet automatizace:
• Host obdrží pozvánku do online check-inu
• Vyplní digitální ubytovací formulář, nahraje doklad, potvrdí ubytovací řád
• Proběhne ověření identity pomocí OCR a biometrie
• Systém spočítá poplatek z pobytu dle vyhlášky obce a případných výjimek
• Host zaplatí nebo proběhne předautorizace/kauce
• Po splnění podmínek dostane host digitální klíč nebo PIN kód
Výsledek? Online rezervační systém neřeší jen rezervaci, ale spouští celý end-to-end proces až po vstup do pokoje.
Nejčastější chyby při zavádění online rezervačního systému
Když online rezervační systém nefunguje podle očekávání, bývá na vině několik typických chyb:
• Pomalé načítání a nejasná struktura na mobilu
• Příliš mnoho kroků a zbytečných polí ve formuláři
• Skryté nebo nejasné poplatky těsně před zaplacením
• Slabé napojení na PMS, platby a evidence – rezervace se pak řeší ručně
• Chybějící měření (konverze, opuštěné košíky, zdroj návštěvnosti)
Tyto chyby vedou k tomu, že host raději rezervuje jinde a personál má stejně plné ruce práce, jako kdyby žádný online rezervační systém neměl.
Jak nastavit online rezervační systém krok za krokem
Krok 1: Zaměřte se na hosta
Začněte tím, že si projdete celý proces očima hosta:
• Jak dlouho trvá, než najdu dostupný pokoj a cenu
• Kolik kroků musím projít, než dokončím rezervaci
• Zda během procesu chápu, co přesně platím a kdy přijde potvrzení
Podle toho upravte texty, počet kroků a strukturu nabídek.
Krok 2: Propojte online rezervační systém s Chekinem
Dalším krokem je napojení na Chekin, aby se z každé rezervace automaticky spustil digitální check-in:
• Posílání pozvánek do online check-inu automaticky po vytvoření rezervace
• Převod dat z formuláře do ubytovací knihy, domovní a evidenční knihy
• Napojení na ověření identity hostů
• Nastavení pravidel pro platby, zálohy a kauce
Tím se online rezervační systém přirozeně propojí s evidencí, platbami i přístupem.
Krok 3: Měřte, testujte a iterujte
Aby online rezervační systém dlouhodobě fungoval jako silný prodejní kanál, potřebuje průběžné dolaďování:
• Sledujte konverzi z návštěvy webu na rezervaci
• Měřte, odkud hosté přicházejí a které stránky nejlépe prodávají
• Testujte různé texty tlačítek, nabídky balíčků a prezentaci výhod přímé rezervace
• Pravidelně kontrolujte, kolik času ušetří tým na recepci díky automatizaci
Tak z online rezervačního systému uděláte živý nástroj, ne statické IT řešení.
Shrnutí: online rezervační systém, který se vám vrátí v tržbách
Dobře nastavený online rezervační systém zvyšuje počet přímých rezervací, snižuje závislost na OTA a šetří čas týmu. V kombinaci s Chekinem zajišťuje, že každý krok – od rezervace přes online check-in, ověření identity, platby a poplatek z pobytu až po digitální klíč – proběhne v jednom plynulém procesu.
Host má pohodlný online zážitek, vy máte méně papírů a méně chyb. A hlavně – více času na práci, která vytváří hodnotu: péči o hosty a rozvoj podnikání.
Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby – ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.
Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!
Přečtěte si více o:
Evidence ubytovaných hostů: jak ji automatizovat a mít klid při kontrole
Ubytovací formulář: jak ho digitalizovat a zbavit se papírů na recepci
