Ubytování už dávno neznamená jen klíče na recepci a papírové formuláře. Hosté dnes rezervují přes mobil, očekávají rychlou komunikaci, online check-in a jasné informace o příjezdu. A provozovatelé ubytování mezitím bojují s nedostatkem personálu, legislativními povinnostmi a množstvím kanálů, odkud přicházejí rezervace.
Právě tady dává smysl ubytovací aplikace – jedno místo, kde máte přehled o hostech, check-inu, dokumentech, platbách, turistických poplatcích, digitálních klíčích a dnes už i o komunikaci s hosty pomocí AI. Ať už provozujete hotel, penzion, apartmány, kemp nebo krátkodobé pronájmy, dobře zvolená ubytovací aplikace dokáže výrazně snížit množství ruční práce a zlepšit zážitek hostů.
Co je ubytovací aplikace a proč už nestačí jen e-mail a papír
Ubytovací aplikace je software (webová a často i mobilní aplikace), který pomáhá řídit klíčové kroky kolem příjezdu hosta, evidence, komunikace a splnění povinností ubytovatele. Na rozdíl od klasického PMS nebo rezervačního systému je ubytovací aplikace navržená tak, aby pracovala s hostem přímo – v jeho telefonu nebo e-mailu.
Ubytovací aplikace obvykle řeší:
- Online check-in místo papírových přihlašovacích lístků
- Sběr a uložení údajů pro evidenci hostů a turistické poplatky
- Ověření identity hosta a ochranu majetku (kauce, pojištění škod)
- Digitální klíče nebo přístupové kódy na pokoj/apartmán
- Digitální průvodce destinací a službami
- Automatizovanou komunikaci s hostem před příjezdem a po odjezdu
- AI komunikaci s hosty – chytré odpovědi na dotazy podle nastavení konkrétní nemovitosti
Bez ubytovací aplikace zůstává velká část práce na recepci nebo majiteli: opisování údajů, vysvětlování cesty, kontrola dokladů, tisk formulářů, ruční počítání turistické daně, odpovídání na opakující se dotazy. To je přesně ten prostor, kde ubytovací aplikace šetří čas a minimalizuje chyby.
Jak ubytovací aplikace pomáhá provozovatelům ubytování každý den
Méně rutiny, víc kontroly nad provozem
Ubytovací aplikace dokáže automatizovat rutinní úkony, které jinak zahlcují recepci nebo provozní tým:
- Host si vyplní údaje sám, ubytovací aplikace je uloží na správné místo.
- Turistický poplatek se vypočítá automaticky podle počtu nocí a typu hosta.
- Odeslání údajů do systémů typu UbyPort nebo eTurista je připravené na pár kliknutí.
- Příjezdy a odjezdy máte přehledně v jednom rozhraní, včetně stavu check-inu.
Místo abyste hlídali papíry a tabulky, sledujete v ubytovací aplikaci jen to, co je potřeba – kdo už vyplnil check-in, komu chybí doklad, kdo ještě nezaplatil.
Lepší zkušenost hostů od rezervace po odjezd
Hosté v recenzích často nemluví jen o pokoji, ale o celém procesu příjezdu. Ubytovací aplikace umí:
- Poslat hostovi před příjezdem jasné instrukce k příjezdu a parkování.
- Umožnit hostovi provést check-in kdykoliv předem, bez fronty na recepci.
- Nabídnout doplňkové služby (snídaně, parkování, vstup do wellness) přímo v aplikaci.
- Po odjezdu požádat hosta o recenzi na Booking, Google nebo jinou platformu.
Díky tomu ubytovací aplikace zvyšuje spokojenost hostů a pomáhá vám sbírat kvalitnější recenze.
Klíčové funkce, které by moderní ubytovací aplikace měla mít
Online check-in a digitální ubytovací formuláře
Základ, bez kterého se dnešní ubytovací aplikace neobejde:
- Host vyplní své údaje online ještě před příjezdem.
- Ubytovací formuláře lze přizpůsobit vašim povinnostem (domovní/evidenční kniha, turistický poplatek, souhlasy).
- Ubytovací aplikace uloží data tak, aby byla připravená pro úřady i interní kontrolu.
Výsledkem je méně chyb, čitelná data a minimum papíru.
Ověření identity hosta a ochrana majetku
Bezpečnost je pro krátkodobé pronájmy i hotely zásadní. Ubytovací aplikace by měla umět:
- Ověřit doklad totožnosti hosta (například pomocí OCR skeneru a selfie).
- Pracovat se zálohami a kaucemi – předautorizace karty, vratné depozity.
- Nabídnout ochranu škod nebo pojištění jako součást procesu check-inu.
Díky tomu ubytovací aplikace snižuje riziko falešných rezervací, problémových hostů i neuhrazených škod.
Turistické poplatky, UbyPort, eTurista a další povinnosti
Ubytovací aplikace může velmi dobře pomoci s legislativou:
- Automaticky spočítá turistický poplatek podle vyhlášky obce.
- Umí zohlednit výjimky (děti, služební pobyty, dlouhodobé pobyty).
- Umožní export dat pro hlášení obci i pro Policii ČR (např. UbyPort).
- Připraví podklady pro budoucí systémy typu eTurista bez další ruční práce.
Provoz pak nepůsobí „na koleně“ – máte jasný systém pro evidenci hostů i poplatků.
Digitální klíče a samoobslužné ubytování
Díky ubytovací aplikaci lze přejít na self check-in a samoobslužné ubytování:
- Host po úspěšném online check-inu obdrží digitální klíč nebo PIN kód.
- Přístup je omezený na délku pobytu a konkrétní ubytovací jednotku.
- Není potřeba předávat fyzické klíče, čekat v noci na příjezdy ani řešit ztracené karty.
Ubytovací aplikace tak navazuje na chytré zámky a umožňuje provozovat hotel nebo apartmány s menším tlakem na recepci a fyzickou přítomnost personálu.
Digitální průvodce a komunikace s hosty
Ubytovací aplikace může být i kapesní průvodce pro vaše hosty:
- Přehled informací o ubytování (wifi, snídaně, kontakty, parkování, domovní řád).
- Tipy na restaurace, kavárny, výlety a lokální zážitky v okolí.
- Možnost objednat služby (wellness, doprava, výlety) přímo z aplikace.
- Komunikace přes sjednocenou schránku – všechny zprávy na jednom místě.
To vše snižuje počet dotazů na recepci a zvyšuje hodnotu, kterou host u vás vnímá.
AI komunikace s hosty: odpovědi na míru každé nemovitosti
Dalším krokem je využití umělé inteligence přímo v ubytovací aplikaci. Moderní ubytovací aplikace dnes dokáže:
- Pomocí AI odpovídat na nejčastější dotazy hostů 24/7 (příjezd, parkování, wifi, snídaně, check-in/out…).
- Vycházet z konkrétních pravidel, služeb a specifik vaší nemovitosti – domovní řád, otevírací doba wellness, typy pokojů, lokální partneři.
- Odpovídat v jazyce hosta a v tónu, který si nastavíte (formální/neformální, „hlas“ značky).
- Předávat složitější dotazy člověku v týmu, když je potřeba individuální řešení.
AI v ubytovací aplikaci není „robot, který všechno rozhoduje za vás“, ale spíš chytrý asistent. Postará se o rutinní dotazy a vyřeší většinu komunikace, zatímco váš tým má čas na hosty, kteří potřebují osobní přístup.
Jak ubytovací aplikace zapadá do vašeho stávajícího systému
Propojení s PMS a channel managerem
Ubytovací aplikace by neměla fungovat jako izolovaný ostrůvek. Ideální je, když:
- Je napojená na váš PMS nebo rezervační systém (pokoje, ceny, rezervace).
- Spolupracuje s channel managerem – každá nová rezervace automaticky spustí proces online check-inu.
- Přebírá klíčová data o hostech a vrací zpět informaci o stavu check-inu.
Tak zabezpečíte, že všechny systémy „mluví stejným jazykem“ a ubytovací aplikace jen doplňuje to, co PMS a channel manager neumí – práci s hostem a legislativní část.
Automatizace, ne další izolovaný software
Cílem není přidat si další nástroj, který bude někdo obsluhovat ručně. Dobrá ubytovací aplikace:
- Spouští komunikaci automaticky na základě rezervace a data příjezdu.
- Ručně řešíte jen výjimky a nestandardní situace.
- Zapisuje data na jedno místo, odkud je využijete pro účetní, úřady i reporting.
- U AI komunikace pracuje s vašimi nastaveními a šablonami – neodpovídá „z hlavy“, ale v rámci pravidel, která určíte vy.
Díky tomu ubytovací aplikace nepřidává práci, ale bere si ji na sebe.
Jak vybírat ubytovací aplikaci a kde začít
Zmapujte si proces hosta krok za krokem
Než si vyberete ubytovací aplikaci, projděte si celou cestu hosta:
- Jak host rezervuje (OTA, web, telefon)?
- Jaké informace mu posíláte po rezervaci?
- Jak probíhá příjezd, check-in a předání klíčů?
- Kde sbíráte údaje pro evidenci hostů a poplatky?
- Jak s hostem komunikujete během pobytu a po odjezdu?
- Které otázky řešíte pořád dokola a kde by pomohla AI odpověď?
Tam, kde dnes máte nejvíc ruční práce, chyb a stresu, by měla ubytovací aplikace přinést největší úlevu.
Začněte jednou oblastí a postupně přidávejte další
Nemusíte využít všechny funkce hned od začátku. Ubytovací aplikace může růst společně s vaším provozem:
- Fáze 1: Online check-in a evidence hostů.
- Fáze 2: Automatický výpočet turistických poplatků a podklady pro úřady.
- Fáze 3: Digitální klíče a samoobslužné ubytování.
- Fáze 4: Digitální průvodce, upselling, sjednocená komunikace.
- Fáze 5: AI komunikace s hosty, která pokryje většinu rutinních dotazů.
Tak budete mít ubytovací aplikaci plně pod kontrolou a tým bude mít čas si na novinky zvyknout.
Ubytovací aplikace Chekin: víc než jen online check-in
Chekin je příkladem moderní ubytovací aplikace, která propojuje potřeby hostů i ubytovatelů:
- Online check-in s možností ověření identity hostů.
- Digitální ubytovací formuláře a automatická evidence hostů.
- Výpočet a správa turistických poplatků podle obcí.
- Podklady pro systémy jako UbyPort a eTurista.
- Napojení na digitální klíče a samoobslužné ubytování.
- Digitální průvodce destinací a službami.
- Unified Inbox / AI nástroje pro komunikaci s hosty – odpovědi na dotazy podle pravidel a specifik vaší nemovitosti.
Ubytovací aplikace Chekin tak pomáhá ubytovatelům šetřit čas, zvládat legislativu, komunikovat s hosty i ve špičkách a zvyšovat spokojenost hostů – a to vše v prostředí, které je připravené na budoucnost ubytování.
Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby — ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.
Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!
