Der Meldeschein im Hotel: Ein Leitfaden für deutsche Hoteliers

Die Meldescheine in Hotels sind gesetzlich vorgeschriebene Dokumente zur Erfassung von Gästedaten. Hoteliers in Deutschland müssen sich über die Bedeutung, die Anforderungen und die Folgen einer Nichteinhaltung im Klaren sein.

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Leitfaden darüber, wie ein Meldeschein aussieht, welchen Zweck er erfüllt und wie Hoteliers den Meldeprozess mithilfe digitaler Lösungen wie der App für Gäste von Chekin effizient automatisieren können.

Was ist ein Meldeschein im Hotel?

Der Meldeschein ist durch das Bundesmeldegesetz (BMG) vorgeschrieben. Hotels müssen beim Check-in bestimmte personenbezogene Daten von ihren Gästen erfassen.

Dieses Formular hilft den Behörden, die Aufenthalte von Gästen zu Sicherheits- und Statistikzwecken zu überwachen, und spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbrechensprävention und -aufklärung.

Erforderliche Angaben auf dem Meldeschein für das Hotel

Gemäß BMG (§30, Abs. 2) muss ein Meldeschein für Hotels folgende Angaben enthalten:

• Ankunfts- und voraussichtliches Abreisedatum des Gastes
• Nachname und Vorname
• Geburtsdatum
• Nationalität
• Wohnanschrift
• Anzahl der begleitenden Gäste und deren Nationalitäten (für ausländische Gäste)
• Seriennummer des Reisepasses oder eines gleichwertigen Dokuments (für ausländische Gäste)

Örtliche Vorschriften können für bestimmte Zwecke, z. B. die Erhebung von Kurtaxen, zusätzliche Informationen verlangen.

Speicherung und Aufbewahrung von Meldescheinen

Die Hoteliers müssen die Meldescheine ein Jahr lang nach der Abreise des Gastes aufbewahren. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Formulare innerhalb von drei Monaten vernichtet werden. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist unerlässlich, um Strafen zu vermeiden.

Digitale Meldescheine für Hotels

Seit der Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes III im Januar 2020 dürfen deutsche Hotels digitale Meldescheine nutzen. Diese digitalen Lösungen bieten erhebliche Vorteile:

Vorteile digitaler Meldescheine

• Bequemlichkeit: Die Gäste können Formulare digital ausfüllen, was Zeit spart und die Wartezeit am Empfang verkürzt.
• Effektivität: Vereinfacht Verwaltungsprozesse, reduziert den Papieraufwand und minimiert Fehler.
• Umweltverträglichkeit: Verringert den Papierverbrauch und trägt so zu einem umweltfreundlichen Betriebsablauf bei.

Wie Chekin das Meldeformular im Hotel automatisiert

Die Gäste-App von Chekin wurde speziell für die Automatisierung des Hotelbetriebs entwickelt und vereinfacht die Einhaltung der deutschen Vorschriften.

Automatisierte Datenerfassung und -übermittlung

Chekin erfasst die Gästedaten automatisch digital und sorgt für eine genaue und fristgerechte Übermittlung an die örtlichen Behörden. Diese Automatisierung garantiert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriftenund verhindert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.

Berechnung und Erhebung der Kurtaxe

Die App berechnet und verarbeitet die Kurtaxe effizient und gewährleistet eine genaue Finanzberichterstattung und optimierte administrative Aufgaben.

Sicherer digitaler Zahlungsverkehr

Chekin integriert sichere digitale Zahlungsmethoden, verbessert das Kundenerlebnis und bietet sichere Transaktionen direkt über die App.

Einhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Gästedaten

Chekin speichert die Gästedaten sicher für den geforderten Zeitraum, erfüllt die deutschen gesetzlichen Vorgaben und gewährleistet einen einfachen Zugriff bei Audits oder Kontrollen.

Remote-Identitätsüberprüfung

Die Gast-App umfasst eine Remote-Identitätsprüfung, die die Sicherheit und den Komfort für Gäste verbessert, indem sie einen einfachen digitalen Check-in ermöglicht.

Anstehende Änderungen der Meldebestimmungen für Hotels im Jahr 2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Meldepflicht für deutsche Staatsbürger abgeschafft. Ausländische Gäste müssen jedoch weiterhin den Meldeschein ausfüllen und unterschreiben. Die Hotels müssen ihre Systeme darauf vorbereiten, diese unterschiedlichen Anforderungen zu unterscheiden und effizient zu verwalten.

Lesen Sie mehr über:

Änderungen bei den Meldescheinen für Hotels im Jahr 2025

Fazit

Die Meldescheine im Hotel sind nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil des Hotelmanagements in Deutschland. Durch die Einführung digitaler Lösungen wie der Gäste-App von Chekin können Hoteliers ihre Verwaltungsprozesse erheblich optimieren, das Gästeerlebnis verbessern und die vollständige Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.

Der Einsatz digitaler Innovationen bei der Gästeregistrierung führt letztlich zu mehr Effizienz und Zufriedenheit sowohl bei den Gästen als auch beim Hotelpersonal.

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