Elektronische Rechnungsstellung im Gastgewerbe: Leitfaden

Deutschland bewegt sich stetig auf die vollständige Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung zu, und für Fachleute im Tourismussektor, Hoteliers, Ferienwohnungsverwalter und Immobilienverwalter ist es unerlässlich, diesen Veränderungen immer einen Schritt voraus zu sein.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wissen müssen, einschließlich Zeitvorgaben, rechtlichen Anforderungen, unterschiedlicher Rechnungsformate und wie Checkin Ihnen dabei helfen kann, den gesamten Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen.

Leitfaden zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland

Wichtige Stichtage, die Sie nicht verpassen sollten

Gemäß dem aktualisierten deutschen Umsatzsteuergesetz und den kommenden EU-Vorgaben:

• Ab 1. Januar 2025: Unternehmen können auf freiwilliger Basis elektronische Rechnungen verwenden. Die Formate müssen der Norm EN 16931 entsprechen, einschließlich XRechnung (XML-basiert) und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
  
• Bis zum 31. Bis zum 31. Dezember 2026: Rechnungen in Papierform oder nicht konforme elektronische Rechnungen können weiterhin verwendet werden, wenn der Empfänger dies akzeptiert.

• Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € verpflichtend
  
• Ab 2028 müssen alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, auf elektronische Rechnungsstellung umstellen.

Dies gilt für B2B-Transaktionen (Business-to-Business-Transaktionen) bezeichnet die Geschäftsbeziehung sowie die Kommunikationsbeziehung zwischen zwei oder mehreren Unternehmen, und es wird erwartet, dass auch für die B2C (Business-to-Consumer), neue Vorschriften folgen werden. Checkin überwacht aktiv alle Aktualisierungen, um sich an neue Vorschriften anzupassen, sobald diese in Kraft treten.

Formate der elektronischen Rechnungsstellung: XRechnung vs. ZUGFeRD

In Deutschland werden zwei Hauptformate nach EN 16931 anerkannt:

XRechnung (XML-basiert)

• Entwickelt für Transaktionen im öffentlichen Sektor (B2G).
• Vollständig strukturiert in XML, ideal für die automatische Verarbeitung.
• Ohne einen speziellen Viewer nicht lesbar.
• Obligatorisch für jede Rechnungsstellung an deutsche Verwaltungsbehörden.

ZUGFeRD (Hybrid PDF/XML)

• Kombiniert eine von Menschen lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten.
• Nützlich sowohl für B2B- als auch für B2G-Transaktionen.
• Leichte Einführung für kleine und mittlere Unternehmen.
• Kompatibel mit den meisten Buchhaltungs- und ERP-Systemen.

Elektronische Rechnungsstellung im Gastgewerbe

Für Hotels und Kurzzeitvermietungen ist die elektronische Rechnungsstellung nicht nur eine administrative Angelegenheit, sondern wirkt sich auch direkt auf das Kundenerlebnis und Ihre Rechtskonformität aus.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

• Die Rechnungen müssen in akzeptierten Formaten erstellt und elektronisch übermittelt werden.
• Die sichere Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ist für einen Zeitraum von 10 Jahren erforderlich.
• Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für Gäste anbietet, z. B. Wenn Ihr Unternehmen Gästeservices wie Reinigung, Frühstück oder Transport anbietet, werden Sie als gewerblicher Anbieter eingestuft und müssen Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausstellen.
• Internationale Gäste benötigen möglicherweise mehrwertsteuerkonforme Rechnungen für die Erstattung oder Buchhaltung in ihren Heimatländern.

Wie Checkin die elektronische Rechnungsstellung vereinfacht

Chekin ist eine digitale Lösung, die speziell für Ferienvermietungen und Hotels entwickelt wurde und Ihnen hilft, alle Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung stressfrei zu erfüllen.

Mit Chekin können Sie:

• E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen.
• Digital Rechnungen unterschreiben, um Authentizität und Integrität sicherzustellen
• Rechnungsdaten automatisch mit Gäste-Check-ins und Reservierungen verknüpfen.
• Sich mit Immobilienverwaltungssystemen (PMS) und Zahlungs-Gateways synchronisieren.
• Rechnungen sicher in der Cloud speichern, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
• Ihren Gästen die Möglichkeit geben, Rechnungen über ein benutzerfreundliches Portal herunterzuladen.

Durch die Integration der Rechnungsstellung in einen allgemeinen Arbeitsablauf für das Gästemanagement spart Chekin Ihrem Unternehmen Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Ihr Betriebsablauf stets den sich ändernden Vorschriften entspricht.

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Gibt es noch andere gesetzliche Verpflichtungen in Deutschland?

Checkin beschränkt sich nicht auf die Rechnungsstellung. Wir unterstützen Sie auch bei anderen rechtlichen Anforderungen wie:

Registrierung von Gästen

• Entspricht dem Bundesmeldegesetz §29 und §30.
• Sendet Gästedaten an AVS (address-verification-service), die Plattform, die von über 80 % der deutschen Gemeinden genutzt wird.
• Erzeugt automatisch die von den örtlichen Behörden geforderten PDF-Abfertigung Formulare.
• Enthält die Integration von Gutscheinkarten, die Reisenden lokale Vorteile bieten.

Lesen Sie mehr darüber:
Meldepflicht für einheimische Gäste: Wichtige Änderungen ab 2025

Chekin’s Legal Compliance Map: Ihr Schlüssel zur Sicherstellung der Einhaltung von Eigentums Vorschriften weltweit

Kurtaxe

• Verwaltet Stadt- und Kurtaxe, die je nach Gemeinde unterschiedlich sind.
• Ermöglicht Ausnahmen für Geschäftsreisende, Kinder oder Menschen mit Behinderungen.
• Individuell anpassbare Regeln zur Anpassung an lokale Anforderungen.

Mehr zum Thema: 
Verwaltung der Kurtaxe für Ihre Touristenunterkunft

Fazit: Führen Sie die elektronische Rechnungsstellung jetzt ein

Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht länger optional, sondern die Zukunft für konforme und effiziente Abläufe in der Tourismusbranche. Für Hoteliers und Immobilienverwalter in Deutschland sind die bevorstehenden Vorschriften ein dringender Aufruf, jetzt zu digitalisieren und übereilte Umstellungen später zu vermeiden.

Mit Checkin finden Sie einen Partner, der nicht nur die elektronische Rechnungsstellung automatisiert, sondern Sie auch dabei unterstützt, die strengen deutschen Rechtsvorschriften für die Meldepflicht von Gästen, den Datenschutz und die Steuergesetze einzuhalten.

🎯 Starten Sie noch heute mit Chekin und machen Sie Ihr Ferienwohnungsunternehmen fit für die Zukunft, ab 2025 und darüber hinaus.

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