Medatec Gästeverzeichnis: automatisierte Gästemeldung in Österreich
Die Verwaltung von Ferienunterkünften oder Hotels in Österreich bedeutet, ein gutes Gästeerlebnis mit strengen betrieblichen und gesetzlichen Meldepflichten in Einklang zu bringen. Wird die Gästeregistrierung manuell erledigt – mit Papierformularen, Excel-Listen oder erneuter Dateneingabe an der Rezeption – entsteht Reibung für Mitarbeitende und Gäste und das Fehlerrisiko steigt.
Deshalb erweitert Chekin sein Compliance-Ökosystem in Österreich um eine neue Integration: Medatec Gästeverzeichnis. Ergänzend zu unseren bestehenden Integrationen mit Feratel, Capcorn und AVS erhalten österreichische Unterkunftsbetreiber damit noch mehr Flexibilität, um Gästedaten und gesetzliche Meldungen zu automatisieren – ohne das Gästeerlebnis zu beeinträchtigen.
Warum die Gästeregistrierung für Gastgeber in Österreich wichtig ist
In ganz Österreich sind Beherbergungsbetriebe in der Regel verpflichtet, ein Gästeverzeichnis zu führen und bestimmte Gästedaten an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Die genauen Abläufe unterscheiden sich je nach Region und technischer Umsetzung, doch die operative Realität ist immer gleich: Gästedaten müssen korrekt erfasst, sicher gespeichert und fristgerecht gemeldet werden.
Für Betreiber mehrerer Unterkünfte wird das schnell zur Herausforderung beim Skalieren:
- Mehr Check-ins = mehr manuelle Arbeit
- Höhere Mitarbeiterfluktuation = weniger Konsistenz
- Mehr Objekte = höheres Compliance-Risiko
Ein digitaler Workflow löst dieses Problem – vorausgesetzt, er ist für Gäste einfach und für Teams zuverlässig.
Medatec Gästeverzeichnis + Chekin: Was ist neu?
Die neue Integration von Chekin mit Medatec Gästeverzeichnis verbindet Ihren Online-Check-in direkt mit dem Gästemeldeprozess. Das reduziert doppelte Arbeit und standardisiert die Verwaltung der Registrierungen über Ihr gesamtes Portfolio hinweg.
Mit Chekin geben Gäste ihre Daten bereits vor der Anreise online ein (von jedem Gerät aus). Die Integration stellt anschließend sicher, dass die erforderlichen Gästedaten an das Medatec-System übertragen werden können – für einen stärker automatisierten und prüfungssicheren Prozess.
Was Sie mit Chekin automatisieren können
Chekin wurde entwickelt, um repetitive Verwaltungsaufgaben zu eliminieren und gleichzeitig das Gästeerlebnis zu verbessern. Konkret bedeutet das:
- Online-Check-in: Gäste übermitteln ihre Daten vor der Anreise
- Datenvalidierung: Weniger Tippfehler und unvollständige Angaben
- Digitale Aufzeichnungen: Strukturierte und jederzeit zugängliche Registrierungsdaten
- Compliance-Workflows: Vereinfachte Meldeprozesse für auf Österreich fokussierte Teams
Medatec Gästeverzeichnis: So funktioniert die Integration
Schritt-für-Schritt-Ablauf
- Die Buchung wird in Ihrem PMS- oder Channel-Workflow bestätigt
- Der Gast erhält automatisch einen sicheren Online-Check-in-Link
- Der Gast gibt seine Registrierungsdaten ein (optional inkl. Ausweisdaten, je nach Setup)
- Chekin validiert und strukturiert die Daten, um Fehler zu reduzieren
- Die Daten werden an Medatec Gästeverzeichnis übertragen und erleichtern den Meldeprozess
- Sie behalten sichere digitale Aufzeichnungen für den Betrieb und mögliche Kontrollen
Was sich für Ihr Team ändert
Anstatt Dokumenten hinterherzulaufen, Formulare auszudrucken oder Passdaten an der Rezeption einzutippen, arbeitet Ihr Team mit einem konsistenten digitalen Workflow – besonders wertvoll für:
- Spätanreisen und Self-Check-in
- Remote-Betrieb (ohne Rezeption)
- Mehrparteienhäuser und verteilte Portfolios
- Hochsaison mit häufigen An- und Abreisetagen
Vorteile für Unterkunftsbetreiber in Österreich
1) Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler
Durch die Online-Datenerfassung geben Gäste ihre Daten selbst ein – einmalig. Das reduziert Verwaltungsaufwand und Übertragungsfehler.
2) Ein reibungsloseres Gästeerlebnis
Gäste erwarten Schnelligkeit und Einfachheit. Der Check-in vor der Anreise vermeidet Engpässe, verkürzt Warteschlangen und unterstützt moderne Hospitality-Konzepte.
3) Skalierbare Compliance für Multi-Property-Portfolios
Ob 20, 200 oder 2.000 Einheiten – Prozesse müssen auch bei Volumen stabil bleiben. Der größte Vorteil ist die Standardisierung: ein Workflow, ein Markenerlebnis, eine Compliance-Struktur.
4) Bessere operative Kontrolle
Digitale Aufzeichnungen und strukturierte Daten erleichtern es Ihnen:
- Abschlussquoten nachzuverfolgen
- Fehlende Daten frühzeitig zu erkennen
- Interne Prüf- und Nachvollziehbarkeit zu verbessern
Tipp: Wenn Sie Chekin bereits für den Online-Check-in nutzen, liefern lokale Compliance-Integrationen meist den schnellsten ROI – da der gastseitige Prozess bereits etabliert ist.
Eine Plattform, mehrere Compliance-Optionen: Feratel, Capcorn, AVS und Medatec
Österreich ist kein „One-Size-Fits-All“-Markt, wenn es um Meldesysteme geht. Manche Betreiber arbeiten bereits mit einem bestimmten Anbieter, andere übernehmen bestehende Systeme von Eigentümern oder expandieren in Regionen mit unterschiedlichen Anforderungen.
Deshalb unterstützt Chekin mehrere Integrationen in Österreich:
- Medatec
- Feratel
- Capcorn
- AVS
So können Sie den Meldeweg wählen (oder beibehalten), der zu Ihrem Unternehmen passt – und gleichzeitig den Gästeprozess und die Datenerfassung in Chekin standardisieren.
Praktische Anwendungsfälle in Österreich
Ferienvermietungen (Apartments, Chalets, Ferienhäuser)
- Weniger Gästekommunikation und Rückfragen zu Dokumenten
- Unterstützung von Remote-Betrieb und Self-Check-in
- Einheitliche Workflows für verteilte Objekte
Hotels und Aparthotels
- Kürzere Warteschlangen zu Stoßzeiten durch Pre-Check-in
- Höhere Datenqualität (weniger manuelle Eingaben an der Rezeption)
- Strukturierte Gästedaten über Teams und Schichten hinweg
Hybride Portfolios (Hotels + Ferienvermietungen)
- Ein Check-in-Prozess für alle Unterkunftsarten
- Mehrere Compliance-Integrationen je nach Standort oder Eigentümerstruktur
- Zentrale Übersicht über Check-in-Status und Abschlussraten
FAQ: Medatec Gästeverzeichnis und Chekin
Ersetzt das meinen bestehenden Workflow?
Wenn Sie bereits einen Anbieter für Gästeverzeichnisse oder Meldungen nutzen, kann Chekin häufig integriert werden, ohne Ihren gesamten Betrieb umzustellen – und modernisiert gleichzeitig die Datenerfassung.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Chekin unterstützt operative Compliance-Prozesse, rechtliche Anforderungen können jedoch variieren. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an lokale Stellen oder Ihre Compliance-Beratung.
Kann ich Chekin auch ohne vollständige Automatisierung nutzen?
Ja. Viele Teams starten mit Online-Check-in und ergänzen schrittweise Integrationen, ID-Prüfung, Smart Access, Upsells oder Steuern – je nach Nutzen und Priorität.
Unterstützt das Self-Check-in?
Absolut. Online-Check-in ist eine der Grundlagen für Self-Check-in, insbesondere in Kombination mit Identitätsprüfung und smarten Zugangslösungen.
Fazit
Die Integration von Medatec Gästeverzeichnis ist ein wichtiger Schritt für österreichische Gastgeber, die ihre Gästeregistrierung modernisieren möchten, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Gemeinsam mit den bestehenden Chekin-Integrationen in Österreich – Feratel, Capcorn und AVS – können Sie die Lösung wählen, die zu Ihrem Betrieb passt, und gleichzeitig ein konsistentes, schnelles und professionelles Gästeerlebnis sicherstellen.
Wenn Sie Ferienunterkünfte oder Hotels in Österreich verwalten und Verwaltungsaufwand reduzieren, die Datenqualität verbessern und Compliance-Prozesse standardisieren möchten, ist Chekin + Medatec Gästeverzeichnis genau dafür konzipiert – ohne Abstriche beim Gästeerlebnis.
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