ZUGFeRD und XRechnung: Ein Leitfaden für Hoteliers

Da die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland in den nächsten Jahren gesetzlich vorgeschrieben wird, ist es besonders für die Gastronomie und die Ferienvermietungsbranche von entscheidender Bedeutung, die zu verwendenden Formate zu kennen. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Hotel, eine Ferienwohnung oder mehrere Immobilien verwalten, die Einhaltung der deutschen Rechnungsstellung-Anforderungen bedeutet, dass Sie sich für das richtige Format entscheiden müssen: ZUGFeRD oder XRechnung.

In diesem Leitfaden werden beide Formate ausführlich erläutert und es wird hervorgehoben, wie sie funktionieren, in welchen Fällen sie verwendet werden sollten und wie Checkin den gesamten Rechnungsstellungsprozess automatisieren kann, damit Sie konform und effizient arbeiten können.

Was bedeuten ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden standardisierten Formate, die in Deutschland gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem deutschen E-Rechnungsgesetz für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zugelassen sind. Sie gewährleisten eine maschinenlesbare Rechnungsstellung, Datenintegrität und eine fehlerfreie Verarbeitung für Steuer- und Compliance-Zwecke.

Schauen wir uns die einzelnen Punkte an.

ZUGFeRD: Hybrid, flexibel, benutzerfreundlich

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein Hybrid Format, das eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert, die von Maschinen verarbeitet werden kann.

Dieses Format ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen und eignet sich sowohl für B2B- als auch für B2G-Transaktionen (Business-to-Government) bezeichnet Geschäftsbeziehungen und Transaktionen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.

Hauptmerkmale von ZUGFeRD

• Von Personen und maschinell lesbar: Kunden können es wie ein normales PDF betrachten, während Systeme das eingebettete XML zur Verarbeitung extrahieren.
• Einfach umzusetzen: Es sind keine größeren Änderungen an der Infrastruktur erforderlich.
• Aktueller Stand: Die neueste Version ist ZUGFeRD 2.2, die mit der europäischen Norm EN 16931 übereinstimmt.
• Flexible Anwendungen: Besonders nützlich für Unternehmen, die einen problemlosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung benötigen.

Einsatzbereiche von ZUGFeRD

• Wenn Sie anderen privaten Unternehmen Rechnungen stellen (B2B).
• Wenn Sie möchten, dass Ihre Rechnungen für Ihre Kunden leicht verständlich und übersichtlich sind.
• Bei der Zusammenarbeit mit Partnern, die noch nicht vollständig automatisiert sind.

XRechnung: Strukturiert, Behörden-Konform

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes E-Rechnungsformat, das speziell für die Erstellung von Rechnungen im öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Dieses Format ist für alle B2G-Rechnungen, die an Bundes- und Landesbehörden ausgestellt werden, obligatorisch.

Hauptmerkmale von XRechnung

• Nur maschinenlesbar: Ohne Konvertierung in ein visuelles Format nicht von Personen lesbar.
• Hochstrukturiert: Für die automatisierte Verarbeitung mit strengen Konformitäts Regeln optimiert.
• Pflicht für B2G: Seit 2020 für den Versand von Rechnungen an deutsche Behörden erforderlich.
• Gemäß EN 16931: Garantiert EU-weite Kompatibilität und Rechtsgültigkeit.

Wann Sie XRechnung verwenden sollten

• Bei der Rechnungsstellung an deutsche Regierungsbehörden.
• Wenn Sie in Regionen oder Projekten tätig sind, die eine formelle B2G-Rechnungsstellung erfordern.
• Wenn eine vollständige Automatisierung und Validierung erforderlich ist.

ZUGFeRD XRechnung im Gastgewerbe

Warum es für Hoteliers und Hausverwalter wichtig ist

Auch wenn Sie nicht mit staatlichen Auftraggebern arbeiten, ist es wichtig, beide Formate zu kennen. Die deutsche Gesetzgebung schreibt vor, dass ab 2025 alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und bald darauf auch zu versenden.

Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie Verträge mit kommunalen Behörden abschließen (z. B. Tourismusverbände, öffentliche Veranstaltungseinrichtungen) kann es sein, dass Sie XRechnung einsetzen müssen. Für die tägliche Rechnungsstellung an Gäste, Lieferanten oder Agenturen ist hingegen ZUGFeRD mehr als ausreichend.

Wie Checkin die Formate ZUGFeRD und XRechnung unterstützt

Checkin erleichtert es deutschen Hoteliers und Immobilienverwaltern, alle Rechnungsvorschriften einzuhalten, indem es sowohl ZUGFeRD– als auch XRechnung-Funktionen in seine Plattform integriert.

Was Checkin tun kann:

• Automatische Erstellung gesetzeskonformer ZUGFeRD- und XRechnungen.
• Rechnungen werden digital unterzeichnet und sicher für mehr als 10 Jahre gespeichert.
• Abgleich von Rechnungsdaten mit Gäste-Check-ins und PMS-Systemen.
• Mehrwertsteuerlogik für verschiedene Dienstleistungen (z. B. nur Zimmerreinigung, Extras) verwalten.
• Gästen ein Selbstbedienungsportal zum Herunterladen von Rechnungen anbieten.

Ob Sie nun direkt an Gäste, Agenturen oder öffentliche Einrichtungen Rechnungen stellen – Checkin stellt sicher, dass Ihre Rechnungen den Standards entsprechen, und das ohne aufwändige manuelle Bearbeitung.

Welches Format sollten Sie wählen?

Kriterien	ZUGFeRD	XRechnung
Für Menschen lesbar	✅ Ja	❌ Nein
Maschinenlesbar	✅ Ja	✅ Ja
Am besten für	B2B, B2C	B2G (öffentlicher Sektor)
Obligatorisch für	Allgemeiner Gebrauch	Staatliche Transaktionen
Leicht umsetzbar	✅ Sehr	❌ Erfordert strikte Einhaltung
Verwendung im Tourismus/Gastgewerbe	✅ Gemeinsam	❌ Nur für staatliche Rechnungen

🔹 Tipp: Verwenden Sie ZUGFeRD für allgemeine Vorgänge und XRechnung nur, wenn dies für Verträge oder Ausschreibungen mit Ämtern und Behörden erforderlich ist.

Fazit

Da Deutschland sich der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung nähert, ist es unerlässlich, die Formate der ZUGFeRD XRechnung zu verstehen – insbesondere für Fachleute im Gastgewerbe und in der Ferienvermietung. Ob Sie Rechnungen an staatliche Stellen oder an Privatkunden senden, die Einhaltung der Vorschriften ist nicht länger freiwillig.

Mit Chekin müssen Sie sich nicht um Probleme mit der Formatierung, der Einhaltung von Vorschriften oder technischen Standards kümmern. Sie konzentrieren sich auf ihre Gäste –Chekin kümmert sich um den Rest.

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