Registro Alloggiati: come rimanere in regola nel 2026

Il registro alloggiati è l'insieme delle comunicazioni che ogni gestore di struttura ricettiva in Italia deve trasmettere alla Questura per ciascun ospite che pernotta. Non è un adempimento da sbrigare una volta sola: si ripete a ogni check-in, con scadenze strette e una sanzione penale dietro l'angolo se salti un passaggio. Questa guida raccoglie cosa registrare, entro quando, per quanto conservare i dati e dove gli host sbagliano più spesso, con i riferimenti normativi aggiornati al 2026.

Cos'è il registro alloggiati

Il registro alloggiati è la comunicazione obbligatoria dei dati identificativi degli ospiti che soggiornano in una struttura ricettiva, trasmessa alla Polizia di Stato tramite il portale Alloggiati Web (alloggiatiweb.poliziadistato.it). L'obbligo deriva dall'articolo 109 del TULPS (R.D. 773/1931) e dal Decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013, che ha reso la trasmissione telematica l'unica modalità ordinaria. Ogni comunicazione contiene i dati anagrafici e del documento di ciascun ospite e serve a fini di pubblica sicurezza, non fiscali.

L'obbligo riguarda tutti i gestori, senza distinzione di dimensione o tipologia: hotel, B&B, case vacanza, affittacamere e locazioni brevi inferiori a 30 giorni, comprese quelle gestite tramite Airbnb o Booking. Vale anche per chi affitta una singola stanza o ospita a titolo gratuito, perché l'obbligo è legato alla sicurezza pubblica e non al pagamento di un corrispettivo.

Quali dati registrare per ogni ospite

Per ciascun ospite maggiorenne il registro alloggiati richiede un set di dati preciso. Un campo mancante o un formato errato fa rifiutare la schedina dal sistema.

Dato	Note
Nome e cognome	Come riportati sul documento
Data e luogo di nascita	Comune e Stato per chi è nato all'estero
Cittadinanza	Nazionalità dichiarata sul documento
Tipo e numero del documento	Carta d'identità, passaporto o patente in corso di validità
Date di arrivo	Giorno effettivo di ingresso in struttura

I minori che viaggiano con la famiglia vanno comunicati come membri collegati al capofamiglia o capogruppo, ma vanno comunque inclusi nel registro. Per gli ospiti che arrivano in gruppo, il primo registrato funge da capogruppo e gli altri si agganciano alla sua scheda.

Le scadenze da rispettare

Il termine di invio cambia in base alla durata del soggiorno, ed è il punto su cui scattano più sanzioni.

Durata del soggiorno	Termine per la comunicazione
Superiore alle 24 ore	Entro 24 ore dall'arrivo
Inferiore alle 24 ore	Entro 6 ore dall'arrivo

Il termine decorre dal momento effettivo di arrivo dell'ospite, non dalla data di inizio della prenotazione. Il timestamp dell'invio telematico fa fede legale: se un ospite arriva lunedì alle 14:00, hai tempo fino a martedì alle 14:00, e un invio successivo risulta tardivo in modo tracciabile.

La conservazione dei dati

Le ricevute di invio vanno conservate per almeno 5 anni, in formato digitale o cartaceo, a disposizione delle autorità in caso di controlli. Organizzarle per anno e per struttura, con un backup su cloud, evita di trovarsi senza prova dell'adempimento durante un'ispezione. La ricevuta rilasciata dal portale dopo ogni invio corretto è il documento che dimostra di aver comunicato nei termini.

L'identificazione de visu: cosa è cambiato nel 2026

Dal 2024 chi gestisce affitti brevi deve fare attenzione a un punto in più. La sola trasmissione dei dati al registro alloggiati non basta: serve verificare che la persona presente corrisponda al documento.

La vicenda ha attraversato tre passaggi. La circolare del Ministero dell'Interno prot. 38138 del 18 novembre 2024 aveva imposto l'identificazione de visu, vietando il self check-in come unico strumento. Il TAR del Lazio, con sentenza 10210/2025 del 27 maggio 2025, aveva annullato quella circolare, riaprendo al check-in da remoto. Il Consiglio di Stato, con sentenza 9101/2025 del 21 novembre 2025, ha ribaltato il TAR e confermato l'obbligo di identificazione de visu per tutte le strutture ricettive, locazioni brevi comprese.

La verifica dell'identità resta possibile anche a distanza, purché con strumenti idonei come la videochiamata o la videoidentificazione. Ciò che non è più ammesso è consegnare le chiavi o il codice di una keybox senza alcun riscontro della persona. Nel 2026, quindi, un registro alloggiati conforme richiede sia la trasmissione corretta dei dati sia la verifica certa di chi entra in struttura.

Le sanzioni se il registro non è in regola

La posta in gioco è alta, perché non si parla di una multa amministrativa. La mancata o tardiva comunicazione al registro alloggiati viola l'articolo 109 del TULPS ed è punita, ai sensi dell'articolo 17 dello stesso testo unico, con l'arresto fino a 3 mesi o l'ammenda fino a 206€. La sanzione è penale e si configura come contravvenzione, con possibilità di oblazione ai sensi dell'articolo 162-bis del codice penale. Scatta anche per l'invio tardivo, salvo che tu non abbia seguito la procedura ufficiale via PEC alla Questura in caso di malfunzionamento del portale.

Dove gli host sbagliano più spesso

Restare in regola è soprattutto una questione di evitare gli errori ricorrenti:

• Contare male il termine. Far decorrere le 24 ore dalla data di prenotazione invece che dall'arrivo effettivo porta a invii fuori tempo.
• Dimenticare i minori. Vanno registrati anche se collegati al capofamiglia.
• Schedine con formato errato. Un campo mancante o un numero di documento sbagliato fa rifiutare l'invio e ti lascia tecnicamente non conforme.
• Non verificare l'identità. Dopo la sentenza 9101/2025, il check-in totalmente anonimo non copre l'obbligo.
• Non conservare le ricevute. Senza prova dell'invio, in un controllo è difficile dimostrare di aver comunicato nei termini.

Come Chekin ti aiuta a mantenere il registro alloggiati in regola

Tenere il registro alloggiati in ordine a ogni check-in, calcolando termini diversi a seconda del soggiorno e verificando ogni identità, diventa pesante quando gestisci più ospiti o più proprietà. Chekin automatizza il flusso dall'inizio alla fine.

Gli ospiti compilano i propri dati durante il check-in online, prima dell'arrivo, e Chekin li trasmette ad Alloggiati Web tramite le tue credenziali certificate, rispettando i termini di 24 o 6 ore. La verifica dell'identità con riconoscimento biometrico e liveness detection accerta che la persona corrisponda al documento, in linea con l'identificazione de visu richiesta dalla normativa 2026, anche quando il check-in avviene da remoto. Tutte le ricevute restano archiviate in modo sicuro e recuperabile per i 5 anni di conservazione previsti.

La stessa piattaforma gestisce anche la trasmissione ai portali ISTAT regionali e il calcolo della tassa di soggiorno, così la conformità della struttura resta centralizzata in un unico punto. La configurazione finale e la piena conformità dipendono dall'impostazione adottata e dal parere del consulente legale.

Conclusione

Tenere il registro alloggiati in regola nel 2026 vuol dire comunicare i dati di ogni ospite entro 24 ore (o 6 per i soggiorni brevi), verificarne l'identità anche da remoto con strumenti idonei e conservare le ricevute per 5 anni. Chi sbaglia rischia una contravvenzione penale, con arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206€, quindi il margine di errore è davvero ridotto. Automatizzare raccolta, invio e verifica con uno strumento come Chekin toglie il lavoro manuale e riduce il rischio che una schedina parta in ritardo o con un dato fuori posto.

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