Una prenotazione confermata nel tuo PMS non significa che il lavoro sia finito. Tra la prenotazione e l'arrivo, il tuo team deve ancora raccogliere i documenti degli ospiti, inviare le registrazioni obbligatorie, sollecitare i pagamenti, calcolare la tassa di soggiorno e rispondere alle solite tre domande di ogni ospite in arrivo. Chekin e Smartpms, il software di gestione per strutture ricettive di Smartness, hanno collegato i loro sistemi perché quel divario si chiuda da solo. I dati delle prenotazioni ora passano automaticamente da Smartpms a Chekin, e i passaggi tra prenotazione e arrivo procedono senza che nessuno debba copiare informazioni da una schermata all'altra.
Chi fa cosa in questa configurazione
Smartpms resta esattamente dov'era: è il tuo sistema di riferimento per prenotazioni, camere, tariffe e disponibilità. Chekin subentra dal momento in cui una prenotazione viene confermata e gestisce tutto quello che succede prima che l'ospite entri dalla porta.
| Attività | Dove si gestisce | Cosa cambia con l'integrazione |
|---|---|---|
| Prenotazioni, tariffe, disponibilità | Smartpms | Niente. Smartpms continua a gestire il calendario |
| Raccolta dei dati degli ospiti | Chekin | Nessun reinserimento manuale; i dati della prenotazione arrivano già caricati |
| Verifica dell'identità | Chekin | Scansione del documento più selfie o liveness check |
| Registrazione obbligatoria degli ospiti | Chekin | Invio automatico dove supportato, oppure i moduli vengono preparati per te |
| Tassa di soggiorno e pagamenti | Chekin | Gli ospiti pagano prima dell'arrivo, non alla reception |
| Accesso digitale | Chekin | I codici partono solo quando il check-in è davvero completato |
Quando una nuova prenotazione arriva in Smartpms, i campi rilevanti — nome dell'ospite, date, camera, tariffa — vengono inviati a Chekin senza che il tuo team debba toccare due volte entrambi i sistemi.
Cosa puoi automatizzare una volta collegati i due sistemi
Check-in online e verifica dell'identità. Gli ospiti inseriscono i propri dati, caricano un documento e completano il liveness check dal telefono prima di arrivare. Niente app, niente download: un link o un QR code apre il processo nel browser.
Registrazione degli ospiti nei mercati dove è obbligatoria. Chekin invia automaticamente i dati degli ospiti ai sistemi governativi di più di 30 paesi, tra cui SES Hospedajes in Spagna, Alloggiati Web in Italia e AVS in Germania, oppure prepara i moduli richiesti dove l'invio diretto non è disponibile. Il tuo team smette di ridigitare lo stesso numero di passaporto tre volte.
Tassa di soggiorno, saldi e depositi, tutto prima dell'arrivo. Chekin calcola la tassa in base alle regole locali e la incassa, insieme a eventuali saldi in sospeso o depositi cauzionali, durante il check-in online. Meno contanti alla reception, meno solleciti di pagamento inviati a mano.
Self check-in con serrature smart compatibili. Una volta completati i passaggi obbligatori, e solo allora, l'ospite riceve un codice di accesso temporaneo. Gli arrivi a tarda ora smettono di essere un problema di turni per il personale notturno.
Una guida digitale, con la possibilità di vendere di più. Wi-Fi, indicazioni, regole della casa e istruzioni per il check-out stanno in un unico link che invii una sola volta. Lo stesso flusso può proporre early check-in, late check-out, colazione, parcheggio o un'esperienza locale, e gli ospiti possono pagare direttamente lì.
Cosa verificare prima di attivarla
- Verifica quali campi Smartpms invia a Chekin (nome, date, tipologia di camera, tariffa) e che corrispondano su una prenotazione di prova.
- Configura la registrazione obbligatoria di ogni struttura prima del go-live; una struttura con paese o regione sbagliati invierà i dati all'autorità sbagliata.
- Carica le regole della tassa di soggiorno per comune, perché aliquote ed esenzioni variano anche all'interno dello stesso paese.
- Testa l'integrazione su una sola struttura con qualche prenotazione prima di estenderla a tutto il portfolio.
Come lavorano insieme Chekin e Smartpms nella pratica
Chekin non tocca le tue tariffe, il tuo calendario o le connessioni con il channel manager; tutto questo resta in Smartpms, dove deve stare. Quello che Chekin ti toglie di dosso è tutto ciò che sta tra «prenotazione confermata» e «ospite alla porta»: i moduli, le verifiche dei documenti, i solleciti di pagamento, i codici di accesso. Il tuo team passa dal reinserire gli stessi dati in due sistemi a controllare una dashboard, intervenendo solo sulle prenotazioni che richiedono una decisione umana.
Per una singola struttura significa meno interruzioni alla reception. Per un portfolio di più unità, è lo stesso processo che gira su ognuna di esse senza aumentare il personale.
Prossimo passo
Se gestisci già le prenotazioni con Smartpms, l'integrazione di Chekin si collega direttamente alle prenotazioni che gestisci oggi, senza un sistema separato da compilare. Richiedi una demo per vedere la configurazione sulle tue strutture prima di decidere se attivarla su tutto il portfolio.
FAQ
Cos'è Chekin? Chekin è una piattaforma di automazione del guest journey usata da hotel, B&B, case vacanza e property manager per gestire check-in online, verifica dell'identità, registrazione degli ospiti, pagamenti, accesso digitale e informazioni per gli ospiti in un unico processo, invece che con strumenti separati.
Come funziona l'integrazione tra Smartpms e Chekin? Quando una prenotazione viene confermata in Smartpms, i dati rilevanti vengono inviati automaticamente a Chekin. Smartpms continua a gestire la prenotazione e le operazioni quotidiane, mentre Chekin si occupa dei passaggi tra prenotazione e arrivo.
Chekin sostituisce il mio PMS? No. Smartpms resta il tuo sistema per prenotazioni, tariffe e disponibilità. Chekin gestisce solo quello che succede dopo la conferma di una prenotazione e prima del check-in dell'ospite.
Chekin può occuparsi della registrazione obbligatoria degli ospiti? Sì, nei mercati dove è supportata. Chekin invia i dati degli ospiti direttamente all'autorità competente in più di 30 paesi, oppure prepara i moduli richiesti dove l'invio diretto non è ancora disponibile.
Gli ospiti devono installare un'app per fare il check-in? No. Gli ospiti aprono un link o scansionano un QR code e completano il processo (caricamento del documento, firma, pagamento) direttamente nel browser del telefono.
L'integrazione funziona con un portfolio di più strutture? Sì. Ogni struttura mantiene le proprie impostazioni di registrazione, le regole fiscali e la configurazione degli accessi, così un property manager che usa l'integrazione su tutto il portfolio applica lo stesso processo automatizzato a ogni unità senza ripetere la configurazione manuale per ogni prenotazione.
