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Come si registrano gli ospiti in Italia
Se gestisci un alloggio turistico (Hotel, Pensione, B&B, Casa vacanze, appartamento turistico, ecc.) devi sapere che da Gennaio 2013, tramite il Decreto Ministeriale del M.I. of 07/01/2013, è obbligatorio l’uso del sistema telematico per la comunicazione dei dati degli ospiti.
Hai 24 ore di tempo dall’arrivo dell’ospite per inviare i suoi dati elettronicamente e, in caso di impedimento tecnico, dovrai contattare l’ufficio Questura di competenza del tuo quartiere per chiedere loro come poter fare la comunicazione.
A chi devo inviare i dati?
In Italia la Polizia di Stato gestisce la registrazione degli ospiti tramite il portale Alloggiati web. Per poter accedere al servizio e dunque ottenere le credenziali è necessario contattare l’ufficio locale della Questura.
Accedendo al sito Alloggiati Web sarà possibile trovare i dati di contatto degli uffici responsabili del servizio per la provincia in cui risiedi e:
- Indicare un indirizzo e-mail valido dove ricevere le credenziali;
- Indicare un numero di telefono utile per ricevere le relative comunicazioni;
- (Specifica se si tratta di Via o Piazza).
(L’indirizzo e-mail richiesto nel modulo deve essere un indirizzo e-mail certificato – PEC – e il modulo deve essere inviato ESCLUSIVAMENTE da un PEC)
Se tutto è corretto, una volta forniti questi documenti, le Autorità procederanno alla registrazione nella pagina web e ti assegneranno un nome utente e una password. Sarà possibile introdurre le credenziali in Chekin per automatizzare il processo di invio dati degli ospiti alla Questura per essere legalmente conformi. Inoltre, la Questura ti richiederà di conservare le ricevute delle registrazioni degli ospiti per 5 anni, Chekin ti aiuterà anche in questo!
Conclusione
L’obbligatorio utilizzo di sistemi telematici per registrare gli ospiti in Italia, come stabilito dal Decreto Ministeriale del 07/01/2013, segna un importante passo avanti nella digitalizzazione e standardizzazione dei processi amministrativi per le strutture ricettive. Questa normativa non solo facilita un controllo più efficace e un’organizzazione ottimizzata, ma assicura anche che tutte le informazioni siano inviate tempestivamente e in modo sicuro alle autorità competenti. L’utilizzo di piattaforme come CheKin può ulteriormente semplificare questo processo, riducendo il carico amministrativo per i gestori e garantendo che le normative siano rispettate senza intoppi.
Inoltre, mantenere una registrazione accurata e la conservazione delle ricevute per cinque anni come richiesto dalla Questura, rappresenta una garanzia aggiuntiva di conformità e sicurezza per gli ospiti e per i gestori. In questo contesto, la tecnologia gioca un ruolo cruciale nell’assicurare che la gestione delle strutture ricettive sia al passo con le esigenze di modernità e efficienza, stabilendo un equilibrio tra esigenze legali e operatività quotidiana. Così facendo, l’Italia si conferma attenta e proattiva nel settore turistico, promuovendo un ambiente sicuro e regolamentato per turisti e gestori.
