Guida completa sul portale Alloggiati della Polizia di Stato

Ogni gestore di strutture ricettive sa che rispettare le leggi sulla registrazione degli ospiti è un obbligo legale. Uno degli adempimenti più importanti è l’invio dei dati degli ospiti attraverso il portale Alloggiati della Polizia di Stato. Questa piattaforma, gestita direttamente dalla Polizia, garantisce che l’identità di ogni ospite venga comunicata in modo sicuro e nei tempi stabiliti.

Sebbene il portale sia stato progettato per standardizzare la procedura, molti gestori lo trovano ancora complesso o dispendioso in termini di tempo, soprattutto quando devono gestire più proprietà o un alto volume di prenotazioni.

Per semplificare, abbiamo creato questa guida FAQ con risposte chiare alle domande più comuni sul portale Alloggiati, oltre a consigli pratici su come strumenti di automazione come Chekin possano rendere il processo più rapido, sicuro ed efficiente.

Domande frequenti sul portale Alloggiati della Polizia di Stato

Cos’è il portale Alloggiati della Polizia di Stato?

È il sistema online ufficiale messo a disposizione dalla Polizia di Stato attraverso cui i gestori di strutture ricettive devono inviare le schedine alloggiati. Il portale sostituisce le vecchie procedure cartacee e garantisce che tutte le informazioni sugli ospiti siano trasmesse in sicurezza alle autorità.

Chi è obbligato a usarlo?

Qualsiasi struttura che offra alloggio a pagamento. Che si tratti di hotel, case vacanza, B&B o affittacamere, è obbligatorio registrare gli ospiti tramite il portale.

Quali dati degli ospiti devono essere comunicati?

I gestori devono inviare informazioni personali come:

• Nome e cognome
• Data e luogo di nascita
• Nazionalità
• Tipo e numero di documento d’identità
• Date di arrivo e partenza

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Entro quanto tempo devono essere inviati i dati?

La legge richiede l’invio entro 24 ore dall’arrivo, oppure immediatamente se l’ospite soggiorna per una sola notte. Il mancato rispetto può comportare sanzioni amministrative o pecuniarie.

Come posso ottenere le credenziali di accesso?

Devi richiederle direttamente alla Questura di competenza. Sarà l’autorità a fornirti le credenziali per accedere al sistema. Senza di esse non puoi trasmettere legalmente i dati degli ospiti.

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Cosa succede se il portale non funziona?

In caso di malfunzionamento tecnico, la normativa solitamente consente di inviare i dati manualmente all’autorità competente. Tuttavia, la responsabilità di garantire la conformità resta sempre a carico della struttura.

Quali sono i rischi in caso di mancato adempimento?

Non inviare i dati, inviarli in ritardo o con errori può comportare sanzioni e danni reputazionali. Le autorità prendono molto seriamente questo obbligo, poiché riguarda la sicurezza pubblica.

Come semplificare l’invio sul portale Alloggiati

Anche se il sistema è piuttosto basico a livello di operazioni da svolgere, può risultare ripetitivo e dispendioso in termini di risorse. È qui che l’automazione fa davvero la differenza.

Con Chekin, i gestori possono:

• Automatizzare la raccolta dei dati: gli ospiti compilano la registrazione online prima dell’arrivo, riducendo il carico di lavoro della reception.
• Inviare automaticamente i dati al portale Alloggiati: non serve più caricare manualmente i file ogni giorno.
• Ottenere certezza di conformità e sicurezza: tutti i dati sono criptati e cancellati automaticamente dopo il periodo legale di conservazione.
• Risparmiare tempo e risorse: grazie all’automazione, i gestori riducono fino all’87% il tempo speso nella gestione amministrativa degli ospiti.

In questo modo puoi concentrarti sulla soddisfazione degli ospiti e sulla crescita dei ricavi, invece che doverti dedicare a compiti burocratici ripetitivi.

Conclusione

Il portale Alloggiati della Polizia di Stato è un sistema che ogni gestore deve utilizzare obbligatoriamente per rispettare la normativa. Sebbene garantisca sicurezza e uniformità, può risultare impegnativo in termini di tempo, formazione e gestione dei dati.

Conoscere i requisiti, chi deve usarlo, quali informazioni inviare e come evitare sanzioni, ti permette di rimanere sempre in regola. Inoltre, sfruttando strumenti come Chekin, puoi trasformare questo obbligo in un processo automatizzato e semplificato, che mantiene la tua struttura sicura, conforme ed efficiente.

Scopri come Chekin può aiutarti ad automatizzare il check-in, rimanere conforme alle normative e proteggere la tua proprietà e aumentare i ricavi. Risparmia l’87% del tuo tempo e guadagnan di più da ogni prenotazione.

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