Late Check-in: come gestire gli arrivi tardivi degli ospiti

Una delle problematiche più comuni per i gestori di case vacanza in Italia è gestire i late check-in, ovvero quelle situazioni in cui un ospite prevede di arrivare a una certa ora, ma a causa di ritardi nel viaggio, traffico o cambiamenti dell’ultimo minuto, finisce per arrivare molto più tardi del previsto. Se non gestiti bene, i late check-in possono causare stress sia agli ospiti che ai padroni di casa, portare a recensioni negative e interferire con il tuo tempo libero.

Grazie alle soluzioni digitali di oggi, puoi offrire un’esperienza di check-in tardivo senza intoppi, senza dover aspettare i tuoi ospiti o attraversare la città a tarda notte per consegnare loro le chiavi. In questa guida ti mostreremo le migliori strategie per gestire i late check-in e come strumenti come la guest app di Chekin possono trasformare il tutto in un’esperienza positiva e senza intoppi.

Perché si verificano i late check-in e perché sono rilevanti

Situazioni tipiche che causano ritardi nel check-in

• Ritardi dei voli o dei treni
• Traffico intenso o condizioni meteorologiche avverse impreviste
• Ospiti che sottovalutano i tempi di viaggio o effettuano soste extra
• Modifiche dell’itinerario all’ultimo minuto

Non importa quanto gli ospiti pianifichino bene, spesso la realtà quotidiana interferisce con i loro piani. In qualità di gestore immobiliare, essere preparati per i check-in tardivi è essenziale per mantenere flessibilità, professionalità e soddisfazione degli ospiti.

I rischi di una cattiva gestione dei late check-in

• Se non possono accedere alla struttura all’arrivo, gli ospiti possono sentirsi indesiderati o stressati.
• A causa di ripetuti check-in notturni, gli host possono perdere ore di sonno, sacrificare i propri programmi personali o soffrire di burnout.
• Una singola esperienza negativa con un late check-in può portare a recensioni negative e alla perdita di prenotazioni future.

Late check-in: best practice per i gestori di case vacanza

1. Stabilisci aspettative chiare fin dall’inizio

• Nel tuo annuncio, specifica gli orari standard per il check-in ed eventuali politiche o costi relativi al late check-in.
  
• Comunica in modo proattivo dopo la prenotazione, chiedendo agli ospiti di fornire l’orario di arrivo previsto.

Per saperne di più: Check in e Check out: La Guida Definitiva per Property Manager

2. Offri soluzioni di check-in flessibili

Serrature intelligenti e accesso digitale

• Usa serrature digitali, in modo che gli ospiti possano effettuare il check-in autonomamente a qualsiasi ora.
  
• Invia i codici di accesso in modo sicuro tramite la guest app o WhatsApp prima dell’arrivo.
  
• Aggiorna automaticamente i codici di accesso per ogni nuova prenotazione per la massima sicurezza.

Esperienza remota con la guest app

• Con la guest app di Chekin, gli ospiti ricevono istruzioni dettagliate per il check-in, chiavi digitali e tutte le informazioni sulla struttura direttamente sul proprio telefono.
  
• Non è necessario essere fisicamente presenti, nemmeno in caso di arrivi tardivi.

Ti potrebbe interessare anche: Smart Check-In: ​​la soluzione moderna per una gestione impeccabile

3. Automatizza la comunicazione

• Utilizza promemoria e aggiornamenti automatici per tenere informati gli ospiti sul processo di check-in.
  
• Condividi in anticipo indicazioni stradali dettagliate, informazioni sul parcheggio, codici WiFi e regole della casa tramite l’app per gli ospiti o le piattaforme di messaggistica.

4. Prepararsi alle emergenze

• Metti a disposizione un numero di telefono di emergenza o un’opzione di chat per gli ospiti nel caso in cui dovessero avere problemi durante il late check-in.
  
• Crea un manuale di benvenuto digitale accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite la guest app.

Per approfondire: Libro di Benvenuto per gli Ospiti: Guida Strategica

5. Valuta l’applicazione di una tariffa per il late check-in

• In caso di arrivi molto tardivi o quando è necessaria una pulizia/preparazione extra, è prassi comune applicare una tariffa per il late check-in.
  
• Automatizza la riscossione di questa tariffa tramite il tuo sistema di prenotazione o l’app per gli ospiti.

Come Chekin semplifica il late check-in

La piattaforma Chekin è progettata per eliminare lo stress del check-in tardivo sia per i gestori che per gli ospiti:

Check-in e accesso digitali

• Gli ospiti completano tutte le procedure legali di registrazione, verifica dell’identità e firma del contratto in formato digitale, prima del loro arrivo.
  
• Le procedure di check-in automatizzate sono conformi alle normative italiane vigenti, comprese quelle relative alla segnalazione ad Alloggiati Web e all’ISTAT.

Integrazione di smart lock and key box

• I property manager possono collegare le loro serrature intelligenti a Chekin, inviando codici unici e temporanei a ciascun ospite.
  
• Non è necessario coordinarsi di persona, attendere gli arrivi o consegnare fisicamente le chiavi.

Upselling ed esperienza degli ospiti

• Attraverso la guest app, puoi offrire extra come trasferimenti aeroportuali, late check-out o pacchetti di benvenuto, aumentando sia i ricavi che la soddisfazione degli ospiti, anche per gli arrivi tardivi.

Conclusione

Un processo di late check-in fluido e flessibile è ormai indispensabile per qualsiasi gestore di case vacanza in Italia che miri a offrire un’esperienza a cinque stelle ai propri ospiti. Sfruttando strumenti digitali come la guest app di Chekin, le serrature intelligenti e la comunicazione automatizzata, è possibile eliminare il fastidio e il rischio degli arrivi fuori orario, garantendo tranquillità agli ospiti e liberando le proprie serate.

Basta perdere il sonno per i check-in tardivi. Adotta soluzioni digitali, stabilisci politiche chiare e lascia che la tecnologia lavori per te, affinché ogni arrivo sia privo di stress, indipendentemente dall’orario in cui l’ospite si presenta.

Scopri come Chekin può aiutarti ad automatizzare il check-in, rispettare le normative, proteggere la tua proprietà e aumentare i ricavi, risparmiando l’87% del tuo tempo e guadagnando di più da ogni prenotazione.

Prova gratuita per 14 giorni. Nessuna carta di credito richiesta!