Registrazione degli ospiti in Questura: FAQ

Durante il recente webinar ospitato da Chekin e Lodgify sono state sollevate numerose domande sulle complessità della registrazione degli ospiti presso la Questura in Italia. Questa guida raccoglie le domande più frequenti per fornire ai gestori di case vacanze una chiara comprensione dei requisiti e delle procedure legali essenziali.

Che tu stia iniziando ora o voglia semplificare le tue operazioni esistenti, questa sessione di domande e risposte ti aiuterà a orientarti nel complesso panorama della comunicazione degli ospiti in Questura, garantendo la piena conformità alle normative regionali e nazionali.

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FAQ sulla registrazione degli ospiti alla Questura

Registrazione generale e requisiti legali

Quali sono i requisiti legali generali per affittare un immobile ai turisti?

R: Per affittare un immobile ai turisti in Italia è necessario rispettare una serie di requisiti normativi, che possono variare a seconda della località.
– Locazione turistica: Si tratta di contratti di breve durata, con un limite massimo di 30 giorni, che non richiedono registrazione presso l’Agenzia delle Entrate.
– Affitto breve: Per soggiorni inferiori a 30 giorni, non è richiesta la registrazione del contratto.

• Obblighi di comunicazione
  – L’affittuario deve comunicare entro 24 ore l’identità degli ospiti alla Questura tramite il portale “Alloggiati Web” della Polizia di Stato.
  – Inoltre, deve registrare le presenze turistiche nel portale Istat della Regione di riferimento.
• Codice Identificativo Regionale (CIR)
  In alcune regioni e comuni è obbligatorio registrare l’immobile presso l’ente turistico locale e ottenere un Codice Identificativo Regionale (CIR).
• Tassa di soggiorno
  In molte località italiane, il proprietario deve riscuotere e versare la tassa di soggiorno al Comune, secondo le tariffe stabilite dall’amministrazione locale.
  È consigliabile verificare eventuali normative specifiche presso il Comune e la Regione di riferimento.

Quali sono gli obblighi di comunicazione dei dati degli ospiti?

R: Segnalare i dati degli ospiti al portale Alloggiati Web e, a seconda delle normative locali, anche all’ISTAT. Ciò include i dettagli di tutti gli ospiti che soggiornano anche i minori.

Ci sono delle differenze specifiche tra affitti a breve termine e a lungo termine

R: Sì, in Italia esistono differenze significative tra affitti a breve termine e affitti a lungo termine, che riguardano aspetti fiscali, contrattuali e normativi.

1. Durata del contratto

• Affitti a breve termine: Fino a 30 giorni, senza obbligo di registrazione del contratto.
• Affitti a lungo termine: Oltre 30 giorni, con obbligo di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate.

2. Regolamentazione fiscale

• Breve termine: Possibilità di cedolare secca al 21% senza obbligo di Partita IVA (se non si superano quattro immobili).
• Lungo termine: Tassazione ordinaria IRPEF o cedolare secca al 10% o 21%, a seconda del tipo di contratto.

3. Tipologia di contratto

• Breve termine: Contratti di locazione turistica senza obbligo di registrazione.
• Lungo termine: Contratti regolati dalla Legge 431/1998, come: Contratto libero (4+4), Contratto a canone concordato (3+2), Contratto transitorio

4. Obblighi di comunicazione

Lungo termine: Nessun obbligo di comunicazione alla Questura.

• Breve termine:

-Obbligo di comunicare gli ospiti alla Questura entro 24 ore tramite il portale Alloggiati Web.

-Registrazione delle presenze turistiche al portale Istat regionale (se richiesto).

• Lungo termine: Nessun obbligo di comunicazione alla Questura.

Check-in e gestione degli ospiti

Posso utilizzare il self-check-in per i miei ospiti? Ci sono delle restrizioni?

R: Certo, Il self-check-in è consentito, ma tutti i requisiti legali, come la raccolta e la verifica dei dati degli ospiti, devono comunque essere soddisfatti. Alcune città hanno limitato la presenza di cassette per chiavi, per danneggiare l’aspetto delle città, ma ció non toglie che questo sia possibile utilizzando strumenti piú consoni come smartlock

Come gestisco le registrazioni degli ospiti?

R: Le registrazioni degli ospiti possono essere gestite manualmente o tramite strumenti digitali come l’app Chekin, che può facilitare l’inserimento diretto in Alloggiati Web e potenzialmente in ISTAT. Ogni soggiorno di un ospite deve essere registrato.

È possibile gestire più proprietà da remoto?

R: Sì, diverse soluzioni software per la gestione immobiliare offrono funzionalità che consentono la gestione remota di più proprietà, garantendo conformità e funzionamento efficiente.

Strumenti tecnici e digitali

Qual è il ruolo degli strumenti digitali come Chekin e ROSS1000 nella gestione degli affitti?

R: Strumenti digitali come Chekin aiutano a semplificare il processo di raccolta e segnalazione dei dati degli ospiti alle autorità. Chekin può anche integrarsi sia con i database della Questura (alloggiatiWeb) sia con la piattaforma adibita per le segnalazioni ISTAT come ad esempio Ross1000

Posso integrare questi strumenti con piattaforme come Airbnb?

R: Sì, alcuni strumenti di check-in possono essere integrati direttamente con piattaforme come Airbnb, consentendo il trasferimento automatico dei dati e la conformità ai requisiti legali.

Responsabilità fiscali e documentazione

Quali sono le mie responsabilità fiscali in quanto gestore di case vacanze?

R: Le entrate derivanti dall’affitto turistico devono essere dichiarate al Fisco e possono essere tassate in due modi:

A) Locazione non imprenditoriale (senza Partita IVA)

Se affitti fino a 4 immobili e non offri servizi aggiuntivi (colazione, pulizia giornaliera, concierge), puoi operare come privato e scegliere tra:

• Cedolare secca al 21%: Tassa fissa sui redditi da locazione, senza applicazione dell’IRPEF e senza possibilità di dedurre costi.
• Regime IRPEF ordinario: I redditi vengono sommati agli altri redditi personali e tassati secondo gli scaglioni IRPEF (23%-43%), con possibilità di dedurre alcune spese.

B) Attività imprenditoriale (con Partita IVA)

Se gestisci più di 4 immobili o offri servizi aggiuntivi assimilabili a un’attività alberghiera, devi:

• Aprire una Partita IVA con codice ATECO 55.20.51 (“Affittacamere e case vacanze”).
• Iscriverti alla Camera di Commercio.
• Applicare il regime fiscale adeguato, come il Regime Forfettario (5% o 15%) o il Regime Ordinario (IVA e IRPEF).

Devo conservare i documenti cartacei degli affitti passati?

R: È consigliabile conservare i registri degli anni precedenti per 5 anni come richiesto dalla legge

Conformità e sanzioni

Quali sono le sanzioni in caso di inosservanza?

R: Le sanzioni possono includere multe per non aver segnalato tempestivamente i soggiorni degli ospiti o per non aver rispettato i requisiti di registrazione locali. Ogni municipalità può avere sanzioni specifiche.

Cosa devo fare se c’è un problema tecnico con portali come Alloggiati Web?

R: Segnala immediatamente il problema al team di supporto e conserva un registro manuale delle registrazioni degli ospiti fino alla risoluzione del problema, per garantire la conformità.

Quali sono le implicazioni legali dei check-in a distanza?

R: Attualmente, la legge non vieta il check-in a distanza, nonostante la recente circolare del portale Alloggiati, che ha generato discussioni sul tema. Tuttavia, è fondamentale rispettare alcuni obblighi legali per garantire la conformità normativa.Il gestore è sempre tenuto a verificare l’identità di chi alloggia nella struttura.

Sebbene metodi di verifica digitale sono in fase di discussione esistono già strumenti che consentono l’identificazione da remoto tramite firma elettronica, videochiamata o sistemi di riconoscimento biometrico digitale.

Nonostante il check-in a distanza sia praticabile, è fondamentale assicurarsi che il metodo scelto sia sicuro e conforme alle normative, per evitare sanzioni o problemi legali.

Conclusione

Rispettare i requisiti di registrazione degli ospiti presso la Questura in Italia è fondamentale per la gestione legale delle tue proprietà in affitto per le vacanze. Questa guida FAQ, ispirata alle ripetute richieste durante il webinar Chekin e Lodgify, ti offre le informazioni necessarie per gestire le tue operazioni di affitto in modo efficace e legale.

Rimanere aggiornati sulle ultime modifiche legislative e sfruttare gli strumenti digitali appropriati può ridurre notevolmente l’onere della conformità. Assicurati che le tue pratiche di noleggio siano aggiornate e in linea con tutti gli standard legali per offrire un’esperienza fluida e sicura ai tuoi ospiti.

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