Bezkontaktní ubytování: pohodlný pobyt pro hosty, méně stresu pro personál

Bezkontaktní ubytování už není jen „covidový trend“, ale standard, který hosté v roce 2025 očekávají. Chtějí mít všechno v telefonu: rezervaci, check-in, platbu, přístup do pokoje i informace o pobytu. Na druhé straně stojí provozovatelé ubytování – hotely, penziony, apartmány, kempy nebo krátkodobé pronájmy – kteří bojují s nedostatkem lidí, rostoucími náklady a složitou administrativou.

Dobrá zpráva je, že bezkontaktní ubytování dokáže obě strany sladit: hostům dá svobodu a rychlost, provozu přinese méně chyb, méně papírů a víc času na to, co má skutečnou hodnotu. Klíčem je promyšlený digitální proces – od rezervace až po odjezd.

Co vlastně znamená bezkontaktní ubytování

Bezkontaktní ubytování neznamená, že host nikdy neuvidí člověka. Jde o to, aby všechny nutné formality bylo možné vyřešit bez fyzického setkání v konkrétní čas – ideálně ještě před příjezdem.

Typický scénář bezkontaktního ubytování zahrnuje:

• online rezervaci a potvrzení,
• online check-in místo papírových formulářů,
• digitální ověření identity hosta,
• online platbu nebo předautorizaci/kauci,
• automatický výpočet poplatku z pobytu,
• digitální klíč nebo PIN kód místo klasického klíče,
• digitální průvodce pobytem (check-in info, parkování, Wi-Fi, tipy v okolí).

Díky tomu může host přijet, kdy mu to vyhovuje, a rovnou se ubytovat. Personál se místo přepisování údajů a předávání klíčů věnuje tomu, co nelze automatizovat: péči, prodej doplňků, řešení specifických požadavků.

Co hosté od bezkontaktního ubytování očekávají

Hosté jsou zvyklí na to, že většinu věcí zvládnou z mobilu – od bankovnictví po objednání večeře. Ubytování není výjimkou. U bezkontaktního ubytování nejčastěji očekávají:

• Flexibilní příjezd – přijet v 22:30 a neřešit, jestli má recepce otevřeno.
• Zero paper –  žádné ruční vyplňování formulářů po dlouhé cestě.
• Jasné instrukce – jak se dostat na místo, zaparkovat, vyznat se v objektu.
• Bezpečný přístup – kód, aplikace nebo karta, která funguje hned.
• Jednoduché platby –  zaplatit kartou předem, bez složitého doplňování údajů.

Pokud jim to nenabídnete vy, najdou si ubytování, které to umí. Bezkontaktní ubytování se tak stává konkurenční výhodou i argumentem v recenzích.

Jak vypadá ideální proces bezkontaktního ubytování

1. Rezervace a pozvánka do online check-inu

Host si rezervuje ubytování přes web, OTA nebo jiný kanál. Jakmile rezervace dorazí do PMS, navazuje automaticky Chekin:

• odešle personalizovanou pozvánku do online check-inu (e-mail/SMS),
• nastaví správný jazyk podle trhu,
• připomene hostovi, aby údaje doplnil ještě před příjezdem.

Díky tomu nezačíná check-in až na recepci, ale dávno předem.

2. Online check-in a ověření identity

Host v klidu vyplní údaje z domova nebo z mobilu po cestě. Systém:

• vyžádá povinná pole podle legislativy,
• využije OCR a biometrické ověření dokladu,
• zkontroluje, zda jsou data kompletní a konzistentní.

Získáte tak čitelné a ověřené údaje pro domovní knihu, evidenční knihu, UbyPort/eTurista a další povinnosti – bez nutnosti přepisování.

3. Platby, kauce a poplatek z pobytu

Do procesu bezkontaktního ubytování patří i peníze. Chekin umožní:

• vyžádat platbu kartou nebo předautorizaci/kauci ještě před příjezdem,
• automaticky vypočítat poplatek z pobytu podle vyhlášky obce a výjimek,
• bezpečně vést informace o platbách a případných vráceních.

Výhodou je menší počet no-show, méně sporů o poplatky a jasný přehled o tom, kdo kdy co zaplatil.

4. Digitální přístup: klíče, kódy a role

Jakmile jsou splněny podmínky (údaje, souhlasy, platba), přichází to nejdůležitější – přístup.

• Host obdrží digitální klíč nebo PIN kód.
• Přístup je svázaný s konkrétní rezervací a časovým oknem.
• Lze snadno nastavovat role (host, housekeeping, technik) a přístup do různých zón (pokoj, garáž, spa).

To je základ bezkontaktního ubytování: host nemusí „pro klíč“, přístup je pod kontrolou a vše se loguje.

5. Digitální průvodce během pobytu

Součástí procesu může být i digitální guidebook:

• návod na příjezd a parkování,
• návod na použití spotřebičů,
• tipy na restaurace, výlety a služby v okolí,
• možnost dokoupit doplňkové služby (late check-out, snídaně, wellness).

Namísto tištěných šanonů na pokoji má host vše v mobilu, v jazyce, kterému rozumí.

6. Odjezd a automatizace dokladů

Bezkontaktní ubytování pokračuje i při odjezdu:

• automatický check-out (host potvrdí odjezd, klíč se deaktivuje),
• dopočítání poplatků a doplatků,
• odeslání dokladů na e-mail,
• možnost poslat hostovi follow-up (recenze, návratový voucher).

Přínosy bezkontaktního ubytování pro provoz

Méně rutiny, více času na hosty (nebo strategii)

Personál netráví čas:

• přepisováním dokladů,
• ručním vyplňováním domovní/evidenční knihy,
• řešením poplatků „na poslední chvíli“,
• předáváním a vybíráním klíčů.

Může se soustředit na to, co nemůže dělat software: individuální požadavky, upsell, péče o hosty, zlepšování služeb.

Nižší rizika a lepší kontrola

Díky digitalizaci máte:

• přesnější data pro policii a obce,
• lepší dohled nad tím, kdo a kdy byl ubytovaný,
• logy přístupu (kdo kdy vstoupil),
• jasná pravidla pro práci s kaucí a škodami.

To všechno se hodí nejen při běžném provozu, ale i při případné kontrole nebo sporu.

Více přímých rezervací a lepší recenze

Hosté, kteří jednou zažijí opravdu hladké bezkontaktní ubytování, se rádi vrátí – a často si příště rezervují napřímo. To snižuje závislost na OTA a provize, zároveň roste počet pozitivních recenzí typu „rychlý self check-in“, „žádné fronty“, „všechno v mobilu“.

Jak zavést bezkontaktní ubytování v praxi (mini plán)

1. Zmapujte procesy
Kde dnes vznikají fronty, chyby, stres? Kde ještě používáte papírové formuláře? Kde se zdržují hosté a kde personál?

2. Začněte online check-inem
První krok je přesunout sběr údajů a souhlasů do online prostředí. To vyřeší největší část administrativy.

3. Přidejte platby a poplatek z pobytu
Napojte platební bránu, nastavte pravidla pro zálohy a kauce, automatizujte výpočet poplatku.

4. Aktivujte digitální přístup
Začněte třeba jednou budovou nebo částí objektu. Otestujte práci s kódy/klíči a rolemi.

5. Vyhodnocujte a škálujte
Měřte: dokončení online check-inu, počet příjezdů bez recepce, čas odbavení, počet incidentů s klíči a poplatky. Co funguje, rozšiřte na další objekty.

Jak s bezkontaktním ubytováním pomůže Chekin

Chekin spojuje všechny klíčové prvky bezkontaktního ubytování do jednoho řešení:

• online check-in a ověření identity (OCR + biometrie),
• automatický přenos dat do domovní a evidenční knihy,
• elektronické hlášení cizinců (UbyPort, kde je relevantní),
• výpočet a výběr poplatku z pobytu,
• napojení na platby, zálohy a kauce,
• vydávání a správu digitálních klíčů/PIN kódů,
• auditní logy, exporty a retenční lhůty.

Výsledek? Jeden plynulý proces od rezervace po odjezd, méně ruční práce, méně chyb a lepší zážitek pro hosty.

Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby — ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.

Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!