Channel manager: Jak řídit obsazenost bez chyb a overbookingu v hotelu

Provozovat hotel, penzion, apartmány nebo kemp bez napojení na online portály je dnes skoro nemožné. Booking.com, Airbnb, Expedia, vlastní web, případně další OTA – všude přicházejí rezervace. Bez nástroje, jako je channel manager, ale roste riziko chyb, overbookingu a ruční práce, která bere čas recepci i majiteli.

Moderní channel manager dokáže z jednoho místa řídit ceny, dostupnost a restrikce na všech prodejních kanálech najednou. Jakmile se změní obsazenost nebo cena v systému, propíše se změna do všech napojených portálů. A když přijde nová rezervace, okamžitě se zablokuje kapacita všude ostatně – bez nutnosti cokoli ručně přepisovat.

V kombinaci s chytrým online check-inem, ověřením identity hosta a automatizací evidence (Chekin) se z channel manageru stává základní kámen digitalizace ubytování.

Co je channel manager a proč ho dnes ubytovatelé potřebují

Channel manager je nástroj, který propojuje vaše ubytovací zařízení s online prodejními kanály:

• OTA portály (Booking.com, Airbnb, Expedia a další)
• Váš vlastní rezervační formulář / booking engine
• Případně další zdroje rezervací (firemní partneři, cestovky)

Z jednoho rozhraní můžete:

• Nastavovat a měnit ceny za ubytování
• Řídit minimální délku pobytu a další restrikce
• Otevírat a zavírat prodej podle obsazenosti
• Automaticky synchronizovat volné pokoje a apartmány

Bez channel manageru se každá změna musí zadávat zvlášť do každého portálu. To je pomalé, náchylné k chybám a prakticky neudržitelné ve chvíli, kdy máte více pokojů nebo jednotek.

Jak channel manager předchází overbookingu a chybám

Overbooking je noční můra každého ubytovatele. Stačí, aby se dvě rezervace sešly ve stejný čas z různých portálů, a je problém – hostům musíte hledat náhradní ubytování, vysvětlovat situaci a řešit kompenzace.

Dobrý channel manager tomu předchází tak, že:

• Drží aktuální obsazenost v jednom centrálním kalendáři
• Při nové rezervaci blokuje kapacitu ve všech kanálech během několika sekund
• Umožňuje snadno zavřít prodej na konkrétní termíny nebo tarify
• Jasně ukazuje, odkud rezervace přišla a jaká pravidla pro ni platí

Výsledkem je:

• Méně chyb a stresu na recepci
• Méně situací, kdy musíte hosty „přeubytovávat“
• Lepší reputace a recenze – hosté se neřeší problém, ale užívají si pobyt

Channel manager a revenue management: víc než jen kalendář

Dynamická cenotvorba napříč kanály

Channel manager není jen „sdílený kalendář“. Pomáhá i se strategií cen:

• Jednoduše měníte ceny podle sezóny, dne v týdnu nebo obsazenosti
• Můžete mít jiné ceny pro různé kanály (OTA vs. přímé rezervace)
• Snadno nastavíte akce, balíčky nebo dlouhodobé pobyty

Místo toho, abyste ručně přenastavovali ceníky na několika portálech, uděláte změny jednou v channel manageru – a ten je rozešle všude.

Kontrola výkonu jednotlivých kanálů

Channel manager také umožní sledovat, odkud se vám rezervace skutečně vyplácí:

• Který portál přináší nejvíc nocí a tržeb
• Jaký je podíl přímých rezervací z vlastního webu
• Kde platíte nejvyšší provize a jestli se vám to vyplatí

Díky tomu můžete:

• Cíleně podporovat přímé rezervace
• Upravovat rozdělení kapacity mezi kanály
• Lépe plánovat marketing a investice do viditelnosti

Co přijde po rezervaci: jak channel manager spolupracuje s Chekinem

Samotná rezervace je teprve začátek. Jakmile ji channel manager předá do vašeho PMS nebo systému, nastupuje další část – check-in, evidence a komunikace s hostem. Tady vstupuje do hry Chekin.

Automatický online check-in po vytvoření rezervace

Jakmile channel manager přijme novou rezervaci a zapíše ji do systému, Chekin může:

• Automaticky odeslat hostovi pozvánku do online check-inu
• Nechat hosta vyplnit všechny povinné údaje (jména, adresy, doklady)
• Nechat odsouhlasit ubytovací řád a podmínky pobytu
• V případě potřeby ověřit identitu hosta (doklad + selfie)

Vy tak nemusíte ručně přepisovat e-maily z portálů ani soutěžit o to, kdo rychleji odpoví. Channel manager řeší rezervaci, Chekin hosta připraví na příjezd.

Evidence hostů, poplatky a legislativa

Údaje z online check-inu pak Chekin využije pro:

• Domovní a evidenční knihu (bez papírových formulářů)
• Podklady pro hlášení cizinců (např. UbyPort, kde je relevantní)
• Výpočet turistického poplatku podle vyhlášky obce
• Případné reporty pro účetní a obec

Zatímco channel manager hlídá obsazenost a ceny, Chekin se stará o to, aby vše bylo v souladu s legislativou a připravené na případnou kontrolu.

Digitální klíče a přístup do objektu

Po dokončeném check-inu může na scénu přijít i automatizace přístupů:

• Host dostane digitální klíč nebo PIN kód až po splnění podmínek (údaje, platba)
• Přístup je navázaný na konkrétní rezervaci a termín
• Vstupy se logují, což zvyšuje bezpečnost a dohledatelnost

Celý proces od rezervace přes channel manager až po vstup na pokoj tak běží plynule:

Rezervace → Channel manager → Chekin (check-in, evidence, platba) → Digitální klíč

Jak vybrat channel manager a nastavit spolupráci systémů

Ne každý channel manager je stejný. Při výběru se vyplatí sledovat:

• Jaké OTA a portály podporuje (a v jakém režimu – jen ceny, nebo i dostupnost a uzavírky)
• Zda se integruje s vaším PMS / rezervacím systémem
• Jak dokáže spolupracovat s nástroji, jako je Chekin (API, webhooks, integrace)
• Jak stabilní je připojení – nikdo nechce výpadky v sezóně
• Jak vypadá podpora a dokumentace

Cílem je mít channel manager jako spolehlivý „mozek distribuce“ a na něj navěšené další specializované nástroje:

• PMS / hotelový systém pro provoz a účetnictví
• Chekin pro online check-in, identitu hostů, poplatky a evidenci
• Systém pro digitální klíče, případně další moduly (upsell, messaging)

Shrnutí: channel manager jako základ digitalizace, Chekin jako motor check-inu

Bez channel manageru je udržet aktuální obsazenost a ceny na všech prodejních kanálech extrémně náročné. Jakmile ale máte:

• Channel manager pro řízení obsazenosti a cen
• Chekin pro online check-in, evidenci hostů a platby
• Napojení na digitální klíče a další nástroje

začne ubytování fungovat jako celek:

• Méně ruční práce a chyb
• Méně overbookingu a stresových situací
• Více času na péči o hosty a rozvoj služeb

Channel manager vám pomůže prodávat chytře a efektivně. Chekin se postará o to, aby každý host, kterého vám channel manager přivede, prošel bezproblémovým, bezpečným a plně digitálním check-inem.

Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby — ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.

Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!