Evidence ubytovaných hostů: jak ji automatizovat a mít klid při kontrole

Evidence ubytovaných hostů je přesně ta část provozu, která moc „nebaví“, ale o to víc bolí, když nefunguje. Šanony domovních a evidenčních knih, papírové ubytovací formuláře, přepisování do Excelu, hlášení cizinců, poplatek z pobytu… a do toho běžný provoz, fronty na recepci a neustálé dotazy hostů.

V roce 2025 dává čím dál menší smysl řešit evidenci ubytovaných hostů ručně. Nejen kvůli času a chybám, ale i kvůli přísnějším požadavkům na data, dohledatelnost a ochranu osobních údajů. Dobrá zpráva je, že velkou část téhle práce lze převést na software – ideálně v rámci jednoho digitalizovaného procesu od online check-inu až po export pro obec nebo policii.

Proč je evidence ubytovaných hostů v roce 2025 kritická

Evidence ubytovaných hostů není jen „nějaký papír pro úřady“. Ovlivňuje:

• Legální fungování ubytování (plnění povinností vůči obcím a policii),
• Finanční stránku (správný výpočet a odvody poplatku z pobytu),
• Reputační riziko (jak vypadáte při kontrole),
• Vnitřní řízení – přehled o tom, kdo, kdy a za jakých podmínek u vás bydlel.

Zároveň rostou očekávání hostů: chtějí rychlý check-in, méně papírů a maximální digitalizaci. Kombinace „náročná legislativa + náročný host“ je přesně důvod, proč se evidence ubytovaných hostů musí stát součástí automatizovaného procesu, ne izolovanou excelovou tabulkou.

Co všechno spadá pod evidenci ubytovaných hostů

Pod pojmem evidence ubytovaných hostů se v praxi skrývá několik povinností, které běží paralelně:

• Vedení domovní knihy pro ubytované cizince,
• Vedení evidenční knihy pro účely poplatku z pobytu,
• Hlášení cizinců (např. prostřednictvím UbyPort),
• Příprava podkladů pro obec a další orgány,
• Interní přehled o obsazenosti, historii pobytů a tržbách.

Zákon určuje, jaké údaje musíte evidovat (jméno, datum narození, adresa, doba ubytování, údaje z dokladu atd.) a jak dlouho je uchovávat (typicky několik let). Když k tomu připočtete lidský faktor (únava, spěch, ruční přepisování), je jasné, proč ruční evidence ubytovaných hostů tak často selhává.

Nejčastější chyby při evidenci ubytovaných hostů

Pokud evidence ubytovaných hostů stojí na papírech a ručních vstupech, typicky se potýkáte s těmito problémy:

• Nečitelná data – hosté vyplňují ubytovací formulář ve spěchu, rukou, různými jazyky.
• Duplicitní zadávání – formulář → PMS → Excel → hlášení… každá změna několikrát.
• Chybějící údaje – některá pole zůstávají prázdná, někdo zapomene zapsat odjezd.
• Zpožděné hlášení – papíry se zpracují až „až bude čas“, lhůty hoří.
• Nekonzistentní archivace – kus dat v šanonu, kus v mailu, kus v Excelu.
• Stres při kontrole – dohledat konkrétní pobyt, souhlasy a záznamy je náročné a zdlouhavé.

Většina z těchto problémů není o „nepořádku“, ale o tom, že evidence ubytovaných hostů není navázaná na digitalizovaný check-in a běží bokem.

Digitální evidence ubytovaných hostů: jeden zdroj pravdy

Zlom nastává ve chvíli, kdy se evidence ubytovaných hostů začne tvořit automaticky na základě online check-inu. Zjednodušeně:

Host jednou vyplní údaje online → systém je ověří → z těchto dat vznikne domovní kniha, evidenční kniha, hlášení cizinců i podklady pro poplatek z pobytu.

Online check-in jako nový ubytovací formulář

Host po rezervaci dostane odkaz na online check-in. Vyplní údaje, které by dříve psal do papírového ubytovacího formuláře: identita, adresa, datum narození, délka pobytu, účel pobytu atd.

Systém hlídá, aby nic nechybělo a data byla ve správném formátu. Vy tak získáte základ pro přesnou evidenci ubytovaných hostů – bez přepisování.

Ověření identity hostů (OCR + biometrie)

Chekin umí využít:

• OCR (optické rozpoznávání) – host vyfotí doklad, systém z něj načte údaje,
• Biometrické ověření – selfie + doklad, kontrola shody.

Díky tomu je evidence ubytovaných hostů založená na ověřených datech, ne na tom, co host napsal rukou v 23:30 na recepci.

Automatická evidence ubytovaných hostů v domovní a evidenční knize

Jakmile jsou údaje vyplněné a ověřené, systém je uloží jako digitální evidenci ubytovaných hostů a automaticky z nich generuje:

• Domovní knihu (cizinci),
• Evidenční knihu (všichni hosté pro poplatek z pobytu),
• Podklady pro UbyPort / eTurista (tam, kde je relevantní),
• Reporty pro obec a další orgány.

Jedna sada dat – několik povinností splněných najednou.

Poplatek z pobytu a hlášení cizinců na autopilota

Na základě údajů v evidenci ubytovaných hostů systém:

• Spočítá poplatek z pobytu podle obecní vyhlášky (včetně výjimek),
• Připraví nebo přímo odešle hlášení cizinců (např. UbyPort, pokud je ho potřeba použít),
• Udrží přehled o tom, co bylo kdy odesláno.

Místo „někdy to doplním do Excelu“ máte jasný, digitalizovaný proces.

Evidence ubytovaných hostů a legislativa bez stresu

Digitalizovaná evidence ubytovaných hostů výrazně usnadňuje plnění legislativních povinností:

• Méně chyb v knihách – data se vkládají jednou a správně, ne pětkrát a pokaždé jinak.
• Včasná hlášení cizinců – systém hlídá lhůty, případně odesílá data automaticky.
• Správný poplatek z pobytu – výpočty podle aktuální vyhlášky obce a nastavených výjimek.
• Snadná dohledatelnost – konkrétního hosta a jeho pobyt najdete během pár vteřin.

Při kontrole už netaháte šanony – otevřete modul evidence ubytovaných hostů, nastavíte období, kliknete na export a máte vše pohromadě.

GDPR a uchovávání dat: jak mít evidenci ubytovaných hostů pod kontrolou

S osobními údaji hostů přichází i odpovědnost z pohledu GDPR. U papírové evidence je těžké mít stoprocentní přehled, kdo k ní má přístup, kde přesně je uložená a jestli tam neleží i formuláře, které už měly být dávno skartované.

V digitální podobě má evidence ubytovaných hostů několik zásadních výhod:

• Přesně definovaný rozsah dat – víte, jaká pole sbíráte a proč.
• Retenční lhůty – nastavíte, jak dlouho se které údaje uchovávají (např. 6 let) a co se stane potom (smazání/anonymizace).
• Auditní logy – u každého záznamu vidíte, kdo k němu přistupoval nebo ho upravil.
• Lepší zabezpečení – data nejsou v šanonech, ale v zabezpečeném systému s řízením přístupů.

To všechno výrazně usnadňuje život při případné kontrole nebo dotazu hosta na jeho data.

Jak digitalizovat evidenci ubytovaných hostů krok za krokem

Krok 1: Zmapujte současný stav

• Kde všude dnes evidujete hosty (PMS, Excel, papír)?
• Jak dlouho trvá vyplnění formulářů a přepis dat?
• Jak často řešíte chyby při hlášeních nebo poplatcích?

Krok 2: Přesuňte sběr dat do online check-inu

• Navrhněte strukturu digitálního formuláře – co je povinné, co nad rámec?
• Zapojte OCR a biometrické ověření, aby host nemusel všechno vypisovat ručně.

Krok 3: Nastavte pravidla pro evidenci ubytovaných hostů a hlášení

• Definujte, jaké údaje vstupují do domovní a evidenční knihy.
• Ověřte rozsah a formát údajů pro UbyPort / eTurista a další povinná hlášení.

Krok 4: Napojte platby a poplatek z pobytu

• Rozhodněte, kdy se má poplatek z pobytu počítat a vybírat (před příjezdem, při check-inu, při odjezdu).
• Nastavte scénáře záloh a kaucí (platební brána, předautorizace).

Krok 5: Spusťte pilotní provoz

• Začněte na jednom objektu nebo části kapacity.
• Sledujte, jak rychle hosté formuláře vyplňují, kolik údajů opravujete a kolik času ušetří recepce.

Krok 6: Škálujte evidence ubytovaných hostů na celý provoz

• Po odladění procesu zapojte další objekty, jazyky a prodejní kanály.
• Pracujte s reporty: obsazenost, struktura hostů, výše poplatků, doba zpracování.

Jak evidence ubytovaných hostů funguje v Chekinu

Chekin bere evidenci ubytovaných hostů jako součást jednoho end-to-end procesu, ne jako izolovaný admin úkol. V jednom řešení máte:

• Online check-in s ověřením identity hosta (OCR + biometrie),
• Digitální ubytovací formulář, kde host vyplní všechny povinné údaje,
• Automaticky vytvářenou domovní a evidenční knihu,
• Podklady pro UbyPort / eTurista (tam, kde je to relevantní),
• Výpočet a evidenci poplatku z pobytu,
• Exporty a reporty pro obec, policii i interní potřeby,
• Přehledné auditní logy a nastavení retenčních lhůt podle legislativy.

Výsledek? Evidence ubytovaných hostů běží „na pozadí“, šetří čas, snižuje chybovost a dává vám větší jistotu při jakékoli kontrole.

Shrnutí: evidence ubytovaných hostů, která běží na pozadí

Místo ručního vypisování a přepisování můžete mít proces, ve kterém host jednou vyplní údaje online, systém je ověří a použije pro všechny požadované knihy, hlášení i poplatky. Evidence ubytovaných hostů se z administrativní zátěže stává přirozenou součástí digitálního check-in procesu – a vy máte více času na hosty i na rozvoj podnikání.

Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby – ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.

Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!