Povinnosti ubytovatele: domovní kniha, hlášení a evidence

Hosté chtějí rychlý příjezd bez formulářů. Vy ale potřebujete mít v pořádku povinnosti ubytovatele: vše správně zapsat, včas nahlásit a bezpečně uchovat.

Když to necháte na ruční práci a papírech, zvyšujete riziko chyb, pokut i zbytečných front. Když proces zautomatizujete, povinnosti běží „na pozadí“ a recepce se věnuje hostům.

Co všechno zahrnují povinnosti ubytovatele

Povinnosti ubytovatele stojí na třech pilířích, které se v praxi neustále potkávají:

Domovní kniha (cizinci)

Zapisujete všechny osoby bez českého občanství (včetně občanů EU). Záznam musí odpovídat přihlašovacímu tiskopisu a uvádí počátek i konec ubytování. Domovní knihu uchováváte obvykle 6 let a na vyžádání ji předkládáte Policii ČR.

Oznámení ubytování cizince

Každé ubytování cizince oznamujete do 3 pracovních dnů útvaru policie. Pro podnikatele je preferovaný dálkový přístup (UbyPort), pokud je zřízen. Smyslem je mít včasná, přesná data bez ručních přepisů.

Evidenční kniha (všichni hosté) a poplatek z pobytu

Týká se každého hosta, tedy i Čechů. Rozsah údajů vychází ze zákona o místních poplatcích; sazbu a výjimky určuje vyhláška obce. V praxi to znamená správně dopočítat poplatek, respektovat výjimky (děti, senioři apod.) a vše bezpečně evidovat.

Jak převést papír do digitálu (a proč)

Ruční postupy fungují, dokud máte málo rezervací. Od určité velikosti ale narazíte na limity: chybějící rodná data, nečitelné doklady, zapomenuté hlášení „za tři dny“, zmatky ve výjimkách poplatku. Digitální proces tyto kroky sjednotí:

Pre-stay sběr a ověření dat

Po rezervaci host vyplní online formulář. Systém si vyžádá přesně ta pole, která potřebujete pro domovní i evidenční knihu. OCR z dokladu a biometrické porovnání omezí chyby i záměny.

Automatická tvorba evidence

Z jedněch dat vznikají dva výstupy: domovní kniha (pro cizince) a evidenční kniha (všichni hosté). Záznamy jsou chronologické, přehledné a připravené „na kontrolu“.

Hlášení „na klik“ (UbyPort)

U cizinců odejde oznámení ubytování elektronicky do 3 pracovních dnů. Automatizace pomůže i o svátcích a víkendech — hlídá lhůty za vás.

Poplatek z pobytu bez dohadů

Systém zná vyhlášku obce, sezónní sazby i výjimky. Poplatek z pobytu automaticky dopočítá a můžete ho vybrat předem (platební odkaz, předautorizace/kauce) nebo vyúčtovat při odjezdu. Dodatečné doložení výjimky? Záznam se upraví, rozdíl dopočítá a uloží se důvod.

Jak to vypadá v provozu (host & recepce)

Host po cestě nechce papírovat. V ideálním scénáři přijíždí s vyplněnými údaji a jasnými instrukcemi. Recepce má připravené záznamy, řeší pouze výjimky a předává přístup (ideálně digitální klíč/PIN). Povinnosti ubytovatele běží na pozadí: evidence, hlášení i poplatek jsou hotové ještě před příjezdem.

Audit, archivace a bezpečnost dat

Každá změna má auditní log (kdo, kdy, co). Retence a mazání po lhůtách běží automaticky. Když přijde kontrola, nepředkládáte „poslední Excel“, ale kompletní historii. Výrazně tím klesá stres i náklady na dohledávání.

Nejčastější kámen úrazu (a rychlá náprava)

• Dvojí evidence (PMS + Excel + e-maily) → nastavte jeden zdroj pravdy: online check-in → domovní/evidenční kniha → UbyPort → exporty.
• Prošvihnuté lhůty 3 dnů → automatické odesílání přes UbyPort, nezávislé na směnách.
• Nejasné výjimky → definujte je v systému, logujte důvody a mějte je v reportu.
• Ruční přepis dokladů → nahraďte OCR/biometrií, recepce se soustředí na hosty.

Mini plán na 2 týdny

První týden zmapujte povinná pole, obecní sazby a výjimky. Připravte pre-stay formulář a práva v týmu. Druhý týden zapněte automatickou tvorbu domovní/evidenční knihy, UbyPort odesílání, výpočet poplatku a retenci. Pilotujte v jednom objektu s vysokou variabilitou hostů a sledujte: dokončení pre-stay, počet odeslaných hlášení, vybrané poplatky předem, pokles ruční práce.

Proč spojit povinnosti, platby a přístup

Když data a souhlasy sbíráte předem, máte vše ke splnění povinností ubytovatele. Teprve poté vydáte digitální klíč/PIN. Jediný tok tak zajišťuje compliance i plynulý příjezd. Méně no-show, rychlejší check-in, méně sporů a lepší recenze.

Jak to řeší Chekin (end-to-end)

Chekin sjednocuje pre-stay formulář, OCR/biometrii, domovní/evidenční knihu, hlášení cizinců (UbyPort), poplatek z pobytu, platby a digitální přístup. Nastavíte pravidla a výjimky jednou, dál už proces běží automaticky. Při kontrole vše doložíte na pár kliknutí; při špičce nejste závislí na počtu lidí ve směně.

Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, plnit legislativu, chránit majetek a zvýšit tržby — ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.

Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!