Samoobslužné ubytování: moderní způsob, jak ušetřit čas i náklady
Hosté v roce 2025 očekávají, že většinu věcí vyřeší sami a online. Jsou zvyklí nakupovat, platit i cestovat bez nutnosti osobního kontaktu. Stejné očekávání si přenášejí i do ubytování. Samoobslužné ubytování proto už dávno není okrajová vychytávka, ale standard, který rozhoduje o spokojenosti hostů, recenzích a efektivitě provozu.
Na druhé straně stojí hotely, penziony, apartmány, kempy a další ubytování, která bojují s nedostatkem personálu, rostoucími náklady a složitou administrativou. Právě pro ně může samoobslužné ubytování znamenat cestu, jak zvládnout více práce s menším týmem, snížit chybovost a nabídnout hostům lepší zážitek.
Co znamená samoobslužné ubytování v praxi
Když se řekne samoobslužné ubytování, neznamená to, že se host nikdy nesetká s člověkem. Jde o to, aby všechny povinné a rutinní kroky šly vyřešit bez nutnosti fyzické přítomnosti personálu v konkrétním čase.
Typický scénář samoobslužného ubytování zahrnuje:
• Online rezervaci a potvrzení pobytu
• Online check-in místo papírových formulářů
• Digitální ověření identity hosta
• Online platbu, zálohu nebo předautorizaci karty
• Automatický výpočet a výběr poplatku z pobytu
• Digitální klíč nebo PIN kód místo fyzického klíče
• Digitální průvodce pobytem místo šanonů v pokoji
Host tak může přijet, kdy se mu to hodí, a ubytovat se bez čekání. Tým se díky tomu může věnovat věcem, které nelze automatizovat. Péči, komunikaci a rozvoji služeb.
Proč hosté vyhledávají samoobslužné ubytování
Hosté si na samoobslužné ubytování rychle zvykli, protože odpovídá jejich běžnému digitálnímu chování. Nejčastěji oceňují:
• Flexibilní příjezd bez závislosti na otevírací době recepce
• Možnost vyplnit údaje a zaplatit předem v klidu z domova
• Jasné a přehledné instrukce k příjezdu, parkování a vstupu
• Minimální papírování po dlouhé cestě
• Rychlé řešení drobných věcí přes telefon, ne frontu na recepci
Pro mnoho hostů je samoobslužné ubytování důvodem, proč si vybrat konkrétní hotel nebo apartmán – zvlášť u pozdních příjezdů, rodin s dětmi nebo hostů na služební cestě.
Klíčové prvky samoobslužného ubytování krok za krokem
Online rezervace a pozvánka do samoobslužného check-inu
Cesta začíná u rezervace. Jakmile host zarezervuje přes web nebo OTA, dostane automatickou pozvánku do online check-inu. V této fázi:
• Vyplní digitální ubytovací formulář
• Předá všechny povinné údaje pro evidenci hostů
• Seznámí se s ubytovacím řádem a podmínkami pobytu
Díky tomu se základ pro samoobslužné ubytování vytváří dávno před příjezdem, ne až ve chvíli, kdy host stojí u dveří.
Ověření identity a bezpečnost samoobslužného ubytování
Bezpečnost je u samoobslužného ubytování klíčová. Chekin proto umí využít:
• OCR skenování dokladu a automatické načtení údajů
• Biometrické ověření (selfie + doklad) pro kontrolu totožnosti
• Logiku pravidel, která vyhodnocuje rizikové rezervace
Výsledkem je samoobslužné ubytování, kde host nemusí chodit na recepci, ale vy zároveň víte, koho pouštíte dovnitř, a máte k dispozici kompletní a ověřená data pro domovní a evidenční knihu.
Platby, kauce a poplatek z pobytu bez front
Součástí samoobslužného ubytování je i práce s penězi. V rámci digitálního procesu:
• Host zaplatí pobyt předem nebo proběhne předautorizace karty
• Systém automaticky vypočte poplatek z pobytu podle vyhlášky obce
• Zohlední se výjimky (děti, senioři, studenti) a speciální tarify
• Kauce nebo ochrana proti škodám se váže ke konkrétní rezervaci
Host má jasno, za co platí, a vy máte jistotu, že jsou všechny povinné platby a poplatky vyřešené ještě před ubytováním.
Digitální klíče a vstup bez recepce
Ve chvíli, kdy jsou splněny všechny podmínky (údaje, souhlasy, platby), dostává host přístup:
• Digitální klíč v aplikaci nebo e-mailu
• PIN kód ke klávesnici na dveřích
• QR kód nebo jiný typ elektronického vstupu
Přístup je svázaný s konkrétní rezervací a časovým oknem, lze ho kdykoli změnit nebo zrušit a loguje se každý vstup. Samoobslužné ubytování je tak bezpečné a přehledné. Bez fyzických klíčů, které se ztrácejí, kopírují a těžko kontrolují.
Přínosy samoobslužného ubytování pro provozovatele
Z pohledu provozu není samoobslužné ubytování jen o pohodlí hostů, ale hlavně o úsporách a lepší kontrole.
• Méně rutinní práce na recepci a v administrativě
• Méně chyb při evidenci hostů a poplatků
• Nižší riziko no-show díky včasným platbám a kauci
• Lepší využití kapacity i mimo standardní „check-in hodiny“
• Jasné logy vstupů a přístupů pro případ sporů
Tým se tak může soustředit na situace, kde má lidský kontakt přidanou hodnotu – speciální požadavky, upsell, osobní péči.
Jak zavést samoobslužné ubytování krok za krokem
Krok 1 – Zmapujte současný check-in proces
Začněte tím, že si popíšete, jak dnes pobíhá příjezd hostů:
• Kde vznikají fronty a zdržení
• Jaké formuláře vyplňujete ručně
• Kolik času denně zabere přepisování a evidence hostů
To vám ukáže, kde má samoobslužné ubytování největší potenciál.
Krok 2 – Zaveďte online check-in a digitální ubytovací formulář
Druhým krokem je přesunout sběr dat do online prostředí:
• Vytvořte strukturovaný formulář v Chekinu
• Zapněte povinná pole podle legislativy
• Propojte check-in s ověřením identity a souhlasy (GDPR, ubytovací řád)
Tím se evidence hostů digitalizuje a připraví základ pro samoobslužné ubytování.
Krok 3 – Propojte platby, poplatky a digitální přístup
Aby samoobslužné ubytování fungovalo od rezervace až po vstup do pokoje, je potřeba:
• Napojit platební bránu a nastavit pravidla záloh a kaucí
• Automatizovat výpočet poplatku z pobytu
• Integrovat digitální zámky nebo systémy pro generování PIN kódů
Teprve kombinace těchto prvků dělá ze samoobslužného ubytování ucelený, bezpečný a efektivní proces.
Jak samoobslužné ubytování podporuje Chekin
Chekin propojuje všechny klíčové prvky, které samoobslužné ubytování potřebuje:
• Online check-in a digitální ubytovací formulář
• Ověření identity hosta pomocí OCR a biometrie
• Automatickou evidenci ubytovaných hostů v domovní a evidenční knize
• Podklady pro hlášení cizinců (například UbyPort, kde je relevantní)
• Výpočet a výběr poplatku z pobytu
• Napojení na platby, zálohy a kauce
• Správu digitálních klíčů a PIN kódů v návaznosti na rezervace
Výsledek? Samoobslužné ubytování, které běží na pozadí, šetří čas, snižuje chybovost a zvyšuje spokojenost hostů.
Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby — ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.
Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!
