Ubytovací aplikace: Jak z mobilu řídit check-in, hosty i povinnosti

Ubytování už dávno neznamená jen klíče na recepci a papírové formuláře. Hosté dnes rezervují přes mobil, očekávají rychlou komunikaci, online check-in a jasné informace o příjezdu. A provozovatelé ubytování mezitím bojují s nedostatkem personálu, legislativními povinnostmi a množstvím kanálů, odkud přicházejí rezervace.

Právě tady dává smysl ubytovací aplikace – jedno místo, kde máte přehled o hostech, check-inu, dokumentech, platbách, turistických poplatcích, digitálních klíčích a dnes už i o komunikaci s hosty pomocí AI. Ať už provozujete hotel, penzion, apartmány, kemp nebo krátkodobé pronájmy, dobře zvolená ubytovací aplikace dokáže výrazně snížit množství ruční práce a zlepšit zážitek hostů.

Co je ubytovací aplikace a proč už nestačí jen e-mail a papír

Ubytovací aplikace je software (webová a často i mobilní aplikace), který pomáhá řídit klíčové kroky kolem příjezdu hosta, evidence, komunikace a splnění povinností ubytovatele. Na rozdíl od klasického PMS nebo rezervačního systému je ubytovací aplikace navržená tak, aby pracovala s hostem přímo – v jeho telefonu nebo e-mailu.

Ubytovací aplikace obvykle řeší:

• Online check-in místo papírových přihlašovacích lístků
• Sběr a uložení údajů pro evidenci hostů a turistické poplatky
• Ověření identity hosta a ochranu majetku (kauce, pojištění škod)
• Digitální klíče nebo přístupové kódy na pokoj/apartmán
• Digitální průvodce destinací a službami
• Automatizovanou komunikaci s hostem před příjezdem a po odjezdu
• AI komunikaci s hosty – chytré odpovědi na dotazy podle nastavení konkrétní nemovitosti

Bez ubytovací aplikace zůstává velká část práce na recepci nebo majiteli: opisování údajů, vysvětlování cesty, kontrola dokladů, tisk formulářů, ruční počítání turistické daně, odpovídání na opakující se dotazy. To je přesně ten prostor, kde ubytovací aplikace šetří čas a minimalizuje chyby.

Jak ubytovací aplikace pomáhá provozovatelům ubytování každý den

Méně rutiny, víc kontroly nad provozem

Ubytovací aplikace dokáže automatizovat rutinní úkony, které jinak zahlcují recepci nebo provozní tým:

• Host si vyplní údaje sám, ubytovací aplikace je uloží na správné místo.
• Turistický poplatek se vypočítá automaticky podle počtu nocí a typu hosta.
• Odeslání údajů do systémů typu UbyPort nebo eTurista je připravené na pár kliknutí.
• Příjezdy a odjezdy máte přehledně v jednom rozhraní, včetně stavu check-inu.

Místo abyste hlídali papíry a tabulky, sledujete v ubytovací aplikaci jen to, co je potřeba – kdo už vyplnil check-in, komu chybí doklad, kdo ještě nezaplatil.

Lepší zkušenost hostů od rezervace po odjezd

Hosté v recenzích často nemluví jen o pokoji, ale o celém procesu příjezdu. Ubytovací aplikace umí:

• Poslat hostovi před příjezdem jasné instrukce k příjezdu a parkování.
• Umožnit hostovi provést check-in kdykoliv předem, bez fronty na recepci.
• Nabídnout doplňkové služby (snídaně, parkování, vstup do wellness) přímo v aplikaci.
• Po odjezdu požádat hosta o recenzi na Booking, Google nebo jinou platformu.

Díky tomu ubytovací aplikace zvyšuje spokojenost hostů a pomáhá vám sbírat kvalitnější recenze.

Klíčové funkce, které by moderní ubytovací aplikace měla mít

Online check-in a digitální ubytovací formuláře

Základ, bez kterého se dnešní ubytovací aplikace neobejde:

• Host vyplní své údaje online ještě před příjezdem.
• Ubytovací formuláře lze přizpůsobit vašim povinnostem (domovní/evidenční kniha, turistický poplatek, souhlasy).
• Ubytovací aplikace uloží data tak, aby byla připravená pro úřady i interní kontrolu.

Výsledkem je méně chyb, čitelná data a minimum papíru.

Ověření identity hosta a ochrana majetku

Bezpečnost je pro krátkodobé pronájmy i hotely zásadní. Ubytovací aplikace by měla umět:

• Ověřit doklad totožnosti hosta (například pomocí OCR skeneru a selfie).
• Pracovat se zálohami a kaucemi – předautorizace karty, vratné depozity.
• Nabídnout ochranu škod nebo pojištění jako součást procesu check-inu.

Díky tomu ubytovací aplikace snižuje riziko falešných rezervací, problémových hostů i neuhrazených škod.

Turistické poplatky, UbyPort, eTurista a další povinnosti

Ubytovací aplikace může velmi dobře pomoci s legislativou:

• Automaticky spočítá turistický poplatek podle vyhlášky obce.
• Umí zohlednit výjimky (děti, služební pobyty, dlouhodobé pobyty).
• Umožní export dat pro hlášení obci i pro Policii ČR (např. UbyPort).
• Připraví podklady pro budoucí systémy typu eTurista bez další ruční práce.

Provoz pak nepůsobí „na koleně“ – máte jasný systém pro evidenci hostů i poplatků.

Digitální klíče a samoobslužné ubytování

Díky ubytovací aplikaci lze přejít na self check-in a samoobslužné ubytování:

• Host po úspěšném online check-inu obdrží digitální klíč nebo PIN kód.
• Přístup je omezený na délku pobytu a konkrétní ubytovací jednotku.
• Není potřeba předávat fyzické klíče, čekat v noci na příjezdy ani řešit ztracené karty.

Ubytovací aplikace tak navazuje na chytré zámky a umožňuje provozovat hotel nebo apartmány s menším tlakem na recepci a fyzickou přítomnost personálu.

Digitální průvodce a komunikace s hosty

Ubytovací aplikace může být i kapesní průvodce pro vaše hosty:

• Přehled informací o ubytování (wifi, snídaně, kontakty, parkování, domovní řád).
• Tipy na restaurace, kavárny, výlety a lokální zážitky v okolí.
• Možnost objednat služby (wellness, doprava, výlety) přímo z aplikace.
• Komunikace přes sjednocenou schránku – všechny zprávy na jednom místě.

To vše snižuje počet dotazů na recepci a zvyšuje hodnotu, kterou host u vás vnímá.

AI komunikace s hosty: odpovědi na míru každé nemovitosti

Dalším krokem je využití umělé inteligence přímo v ubytovací aplikaci. Moderní ubytovací aplikace dnes dokáže:

• Pomocí AI odpovídat na nejčastější dotazy hostů 24/7 (příjezd, parkování, wifi, snídaně, check-in/out…).
• Vycházet z konkrétních pravidel, služeb a specifik vaší nemovitosti – domovní řád, otevírací doba wellness, typy pokojů, lokální partneři.
• Odpovídat v jazyce hosta a v tónu, který si nastavíte (formální/neformální, „hlas“ značky).
• Předávat složitější dotazy člověku v týmu, když je potřeba individuální řešení.

AI v ubytovací aplikaci není „robot, který všechno rozhoduje za vás“, ale spíš chytrý asistent. Postará se o rutinní dotazy a vyřeší většinu komunikace, zatímco váš tým má čas na hosty, kteří potřebují osobní přístup.

Jak ubytovací aplikace zapadá do vašeho stávajícího systému

Propojení s PMS a channel managerem

Ubytovací aplikace by neměla fungovat jako izolovaný ostrůvek. Ideální je, když:

• Je napojená na váš PMS nebo rezervační systém (pokoje, ceny, rezervace).
• Spolupracuje s channel managerem – každá nová rezervace automaticky spustí proces online check-inu.
• Přebírá klíčová data o hostech a vrací zpět informaci o stavu check-inu.

Tak zabezpečíte, že všechny systémy „mluví stejným jazykem“ a ubytovací aplikace jen doplňuje to, co PMS a channel manager neumí – práci s hostem a legislativní část.

Automatizace, ne další izolovaný software

Cílem není přidat si další nástroj, který bude někdo obsluhovat ručně. Dobrá ubytovací aplikace:

• Spouští komunikaci automaticky na základě rezervace a data příjezdu.
• Ručně řešíte jen výjimky a nestandardní situace.
• Zapisuje data na jedno místo, odkud je využijete pro účetní, úřady i reporting.
• U AI komunikace pracuje s vašimi nastaveními a šablonami – neodpovídá „z hlavy“, ale v rámci pravidel, která určíte vy.

Díky tomu ubytovací aplikace nepřidává práci, ale bere si ji na sebe.

Jak vybírat ubytovací aplikaci a kde začít

Zmapujte si proces hosta krok za krokem

Než si vyberete ubytovací aplikaci, projděte si celou cestu hosta:

• Jak host rezervuje (OTA, web, telefon)?
• Jaké informace mu posíláte po rezervaci?
• Jak probíhá příjezd, check-in a předání klíčů?
• Kde sbíráte údaje pro evidenci hostů a poplatky?
• Jak s hostem komunikujete během pobytu a po odjezdu?
• Které otázky řešíte pořád dokola a kde by pomohla AI odpověď?

Tam, kde dnes máte nejvíc ruční práce, chyb a stresu, by měla ubytovací aplikace přinést největší úlevu.

Začněte jednou oblastí a postupně přidávejte další

Nemusíte využít všechny funkce hned od začátku. Ubytovací aplikace může růst společně s vaším provozem:

• Fáze 1: Online check-in a evidence hostů.
• Fáze 2: Automatický výpočet turistických poplatků a podklady pro úřady.
• Fáze 3: Digitální klíče a samoobslužné ubytování.
• Fáze 4: Digitální průvodce, upselling, sjednocená komunikace.
• Fáze 5: AI komunikace s hosty, která pokryje většinu rutinních dotazů.

Tak budete mít ubytovací aplikaci plně pod kontrolou a tým bude mít čas si na novinky zvyknout.

Ubytovací aplikace Chekin: víc než jen online check-in

Chekin je příkladem moderní ubytovací aplikace, která propojuje potřeby hostů i ubytovatelů:

• Online check-in s možností ověření identity hostů.
• Digitální ubytovací formuláře a automatická evidence hostů.
• Výpočet a správa turistických poplatků podle obcí.
• Podklady pro systémy jako UbyPort a eTurista.
• Napojení na digitální klíče a samoobslužné ubytování.
• Digitální průvodce destinací a službami.
• Unified Inbox / AI nástroje pro komunikaci s hosty – odpovědi na dotazy podle pravidel a specifik vaší nemovitosti.

Ubytovací aplikace Chekin tak pomáhá ubytovatelům šetřit čas, zvládat legislativu, komunikovat s hosty i ve špičkách a zvyšovat spokojenost hostů – a to vše v prostředí, které je připravené na budoucnost ubytování.

Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby — ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.

Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!