Ubytovací formulář: jak ho digitalizovat a zbavit se papírů na recepci
Papírový ubytovací formulář je klasika, kterou zná každý hotel, penzion, kemp i provozovatel apartmánů. Host přijede, po cestě je unavený, dostane do ruky formulář, vypisuje jméno, adresu, datum narození, číslo dokladu… vy pak údaje přepisujete do systému, do evidenční knihy, hlásíte cizince a hlídáte poplatek z pobytu.
Tohle všechno jde dělat výrazně chytřeji. Ubytovací formulář už nemusí být papír na recepci – může být součástí online check-inu, ověření identity a automatické evidence hostů. Výsledkem je méně chyb, méně front a méně stresu při kontrole.
Co je ubytovací formulář a proč je tak důležitý
Ubytovací formulář je dokument, ve kterém sbíráte povinné údaje o hostech – typicky:
- Jméno a příjmení
- Datum narození, adresa, státní příslušnost
- číslo a typ dokladu
- Doba ubytování
- Účel pobytu
- Informace nutné pro výpočet poplatku z pobytu
Tyto údaje potřebujete nejen pro vlastní přehled, ale hlavně kvůli legislativě: vedení domovní knihy, evidenční knihy, hlášení cizinců (například UbyPort) a správnému výpočtu poplatku z pobytu.
Pokud ubytovací formulář stále řešíte na papíře, pravděpodobně bojujete s těmito problémy:
- Nečitelné rukou psané údaje,
- Chybějící nebo špatně vyplněná pole,
- Zdlouhavé přepisování do PMS a Excelů,
- Vyšší riziko chyb při hlášení a kontrolách,
- šanony formulářů zabírající místo i nervy.
Proč papírový ubytovací formulář přestává dávat smysl
Hosté jsou zvyklí vyplňovat formuláře online – při rezervaci, v bance, pojišťovně. Očekávají, že ubytování bude fungovat podobně. Papír je pro ně spíš překážka než standard.
Pro provozovatele má papírový ubytovací formulář několik zásadních nevýhod:
- Dvojí práce – host vyplní ručně, vy přepisujete.
- Chyby a neúplná data – něco chybí, něco nejde přečíst.
- Neefektivní archivace – řešíte, kde formuláře skladovat, jak dlouho, jak je případně dohledat.
- Riziko chyb při hlášení – špatné nebo neúplné údaje se promítnou do domovní/evidenční knihy, UbyPortu a poplatků.
Digitalizace ubytovacího formuláře proto není „nice to have“, ale praktický krok ke zjednodušení celé administrativy.
Ubytovací formulář v online check-inu
Moderní přístup je jednoduchý: ubytovací formulář přesunout do online check-inu, který host vyplní sám – ještě před příjezdem.
Jak to funguje v praxi:
- Host vytvoří rezervaci přes web, OTA nebo jiný kanál.
- Přijde e-mail nebo SMS s odkazem na online check-in.
- Host vyplní všechny údaje, které by dříve psal do papírového ubytovacího formuláře.
- Systém automaticky ověří, že nic nechybí a že data dávají smysl.
- Vy už dostáváte kompletně vyplněný a uložený ubytovací formulář v digitální podobě.
Výhoda je zřejmá: host to udělá v klidu před cestou, ne ve frontě u recepce, a vy máte data připravená pro další kroky – evidence, platby, přístup do pokoje.
Jak ubytovací formulář funguje v Chekinu
Chekin se snaží, aby ubytovací formulář nebyl jen online verze papíru, ale součást celého procesu.
Automatické načítání a ověření dokladu
Host může údaje buď vyplnit ručně, nebo využít:
- OCR (optické rozpoznávání znaků) – stačí vyfotit doklad, systém z něj přečte potřebné údaje,
- Biometrické ověření – selfie + doklad pro ověření totožnosti.
Tím se výrazně snižuje chybovost a zrychluje se vyplnění ubytovacího formuláře.
Napojení na domovní a evidenční knihu
Z jednou vyplněného ubytovacího formuláře se data automaticky propíšou do:
- Domovní knihy (u cizinců),
- Evidenční knihy (všichni hosté pro účely poplatku z pobytu),
- Podkladů pro hlášení cizinců (například UbyPort),
- Reportů pro obec nebo jiné orgány.
Díky tomu nemusíte data z ubytovacího formuláře přepisovat na více míst – jednou se vyplní, několikrát se použijí.
Výpočet poplatku z pobytu a platby
Z údajů v ubytovacím formuláři (věk, účel pobytu, místo bydliště apod.) systém:
- Spočítá poplatek z pobytu podle vyhlášky obce a případných výjimek,
- Může poplatek rovnou přidat do platby nebo ho evidovat k vyúčtování,
- Umožní online platbu nebo předautorizaci (kauci, zálohu).
Host má jasno, za co platí, a vy máte jistotu, že poplatek z pobytu je vypočítaný podle aktuálních pravidel.
Ubytovací formulář, GDPR a doba uchování
S papírovými formuláři je GDPR často šedá zóna: formuláře leží v šanonech, někdo je mohl omylem vyhodit nebo omylem nechat na recepci. U digitálního ubytovacího formuláře máte situaci pod kontrolou:
- Přesně víte, jaká data sbíráte a proč,
- Máte přehled o souhlasech a právních titulech (např. u marketingu),
- Nastavíte retenční lhůty – jak dlouho se ubytovací formuláře uchovávají,
- Po uplynutí lhůty systém data anonymizuje nebo smaže,
- Každá změna je logovaná (kdo, kdy, co upravil).
To vše vám výrazně pomáhá při případné kontrole nebo dotazu hosta.
Jak na digitalizaci ubytovacího formuláře krok za krokem
- Zmapujte stávající formulář
Podívejte se, jaká pole opravdu potřebujete. Co je čistě interní, co je dáno legislativou, co je užitečné pro marketing a revenue management. - Připravte online verzi
Navrhněte strukturu tak, aby byla logická a srozumitelná pro hosta. Rozdělte ubytovací formulář do několika kroků, použijte vysvětlivky a nápovědy. - Zapojte online check-in
Zaveďte online check-in například nejdřív jen pro vybrané typy rezervací (např. příchody po 18. hodině), otestujte reakce hostů a postupně rozšiřujte. - Napojte platby a poplatek z pobytu
Propojte ubytovací formulář s výpočtem poplatku a platební bránou. Host při vyplnění přesně vidí, co a kdy platí. - Nastavte exporty a reporting
Zajistěte, aby data z ubytovacího formuláře šla snadno vyexportovat pro potřeby obce, policie nebo účetnictví – klidně ve dvou kliknutích. - Vyhodnocujte a ladíte detaily
Sledujte, kolik hostů vyplní ubytovací formulář před příjezdem, kolik údajů musíte opravovat, jak klesá čas na check-in a kolik se snížil počet chyb při hlášení.
Přínosy digitalizovaného ubytovacího formuláře v praxi
- Méně papírů, méně chyb, méně stresu – žádné luštění rukopisu, jeden zdroj pravdy.
- Rychlejší příjezdy – hosté přijedou „hotoví“, recepce je jen přivítá.
- Lepší data – přesné a čitelné údaje pro domovní/evidenční knihu, poplatky i marketing.
- Bezpečnější z pohledu GDPR – jasná pravidla, retenční lhůty, auditní logy.
- Více spokojených hostů – nikdo po dlouhé cestě netouží po vypisování papírů.
Jak s ubytovacím formulářem pomůže Chekin
Chekin spojuje ubytovací formulář, online check-in, ověření identity, platby, poplatky, evidenci hostů i digitální klíče do jednoho procesu. Host vyplní údaje online, systém vše zkontroluje, přenese do správných knih, vypočítá poplatek a připraví podklady pro hlášení. Vy se místo papírů věnujete hostům – a při kontrole máte všechno přehledně na jednom místě.
Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby -ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.
Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!
