Ubytovací kniha hostů: digitální vedení bez chyb a stresu

Každý provozovatel ubytování řeší dvě souběžné výzvy: hladký příjezd hostů a právně bezchybnou evidenci. Ubytovací kniha hostů je jeden z pilířů, které musíte mít zvládnuté, a ideálně tak, aby běžela „na pozadí“ bez papírů, přepisování a rizika chyb.

V článku ukážeme, jak ubytovací knihu přenést do digitálu, jak ji navázat na online check-in, ověření identity, poplatky i reporting, a proč je výhodné vést vše v jednom toku s Chekinem.

Co je ubytovací kniha hostů a proč ji digitalizovat

Ubytovací kniha hostů je evidence, do které zapisujete předepsané údaje o ubytovaných osobách v souvislosti s vašimi zákonnými povinnostmi (místní poplatky, kontroly, audit).

Pokud knihu vedete ručně, časem narazíte na limity: nečitelné formuláře, chybějící data, duplicitní záznamy, zpožděné hlášení a stres při kontrole autorit. V digitální verzi se údaje sbírají automaticky v pre-stay formuláři, zvyšuje se kvalita dat a odpadá přepisování.

Co mají záznamy obsahovat (v kostce)

• Identifikaci hosta a dobu ubytování
• Údaje potřebné pro výpočet a evidenci poplatku z pobytu (dle vyhlášky obce)
• Chronologii a prokazatelnost úprav (kdo/kdy/co)

Prakticky: když host vyplní online check-in a ověří totožnost, systém z těchto dat vytvoří a vede ubytovací knihu hostů bez další ruční práce.

Jak se liší ubytovací kniha hostů od domovní a evidenční knihy

Pojmy se často pletou, přitom mají odlišné účely.

Domovní kniha (cizinci)

Týká se všech osob bez českého občanství (včetně občanů EU). Zapisují se údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu + počátek a konec ubytování.

Uchovává se obvykle 6 let a slouží také pro oznámení ubytování cizince do 3 pracovních dnů (typicky elektronicky přes UbyPort, je-li zřízen).

Evidenční kniha (všichni hosté)

Evidence pro poplatek z pobytu dle zákona a obecní vyhlášky – týká se všech hostů včetně Čechů a pracuje s výjimkami (děti, senioři, studenti apod.).

Ubytovací kniha hostů

V praxi jde o zastřešující evidenci, kterou provozovatel používá k plnění povinností vůči obci a kontrolním orgánům.

V digitálním řešení dává smysl, aby ubytovací kniha hostů vznikala automaticky z dat nasbíraných v online check-inu a současně tvořila podklad pro evidenční/domovní knihu i hlášení.

Digitální workflow: od rezervace k hotové evidenci

1) Pre-stay formulář a ověření identity

Host po rezervaci dostane odkaz do online check-inu. Vyplní zákonná pole a provede OCR + biometrické ověření dokladu. Data se validují (rozsah, narození, expirace, chybějící pole), bez ručního přepisu.

2) Automatická ubytovací kniha hostů

Z ověřených údajů systém vytvoří záznamy do ubytovací knihy hostů. Vše chronologicky, přehledně, s možností exportu a s auditní stopou (kdo, kdy, co změnil).

3) Poplatek z pobytu a obecní pravidla

Současně proběhne výpočet poplatku z pobytu dle vyhlášky obce (sazby, sezóny, výjimky). Poplatek můžete přidat do platebního odkazu, řešit předautorizací/kaucí, nebo vyúčtovat při odjezdu. Pokud host dodatečně doloží nárok na výjimku, systém přepočítá částku a uloží důvod změny.

4) Hlášení cizinců (je-li relevantní)

Je-li host cizinec, systém připraví podklady pro domovní knihu a pošle oznámení ubytování (typicky do 3 pracovních dnů elektronicky přes UbyPort, pokud je dostupný). Lhůty hlídá software, ne směny.

5) Retence a audit

Evidence včetně ubytovací knihy hostů se uchovává v zákonných lhůtách (typicky 6 let u souvisejících knih/dokumentů). Nastavené retenční politiky zajistí automatické mazání/archivaci. Auditní logy zajišťují prokazatelnost.

Proč se vyplatí mít vše v jednom řešení

• Jedna pravda o datech: online check-in je zdroj, z něhož vzniká ubytovací kniha hostů, domovní/evidenční kniha i výpočty poplatků.
• Méně chyb, více času: žádné přepisy, méně dotazů „co kdo zaplatil“, méně zpoždění.
• Lepší kontrolovatelnost: exporty na pár kliknutí, kompletní historie změn.
• Lepší zážitek hosta: rychlý příjezd, méně „papírů“ u recepce, jasné instrukce.

Implementační plán na 14 dní

Týden 1: Nastavení základů

• Seznam povinných polí, vyhláška obce, typy výjimek.
• Aktivace online check-inu, šablony komunikace (pozvánka, připomínka 48–72 h, den příjezdu).
• Ověření identity (OCR + biometrie), mapování do ubytovací knihy hostů.

Týden 2: Provozní pilot

• Zapnout výpočet poplatku z pobytu, připárování plateb (SCA/3DS, pre-auth/kauce).
• Automatizovat oznámení ubytování cizinců (UbyPort) a exporty.
• Nastavit retenční lhůty a auditní logy.
• Vyhodnotit KPI: dokončení pre-stay, % záznamů bez ručního zásahu, včasnost hlášení, počet „papírových“ zásahů na recepci.

Nejčastější chyby (a rychlá náprava)

• Dvojí evidence (PMS + Excel + e-maily): sjednoťte zdroj dat do online check-inu a generujte evidenci automaticky.
• Prošvihnuté lhůty (hlášení cizinců do 3 dnů): automatizace přes UbyPort.
• Nejasné výjimky poplatku: nadefinujte je v systému, logujte důvody.
• Ruční přepisy dokladů: nahraďte OCR/biometrií, omezíte chybovost a zrychlíte recepci.

Co z toho máte v praxi

Méně front a papírů, méně chyb, méně stresu při kontrole. Ubytovací kniha hostů se tvoří sama ještě před příjezdem a navazuje na platby, hlášení i přístup. Hosté přijíždějí „hotoví“, tým se věnuje výjimkám a servisu, ne přepisování formulářů.

Jak to řeší Chekin

Chekin sjednocuje online check-in, ověření identity, ubytovací knihu hostů, domovní/evidenční knihu, hlášení cizinců (UbyPort), poplatky z pobytu, platby i digitální klíče do jednoho end-to-end procesu. Nastavíte pravidla jednou — a pak už běží automatizace, exporty a retence podle předpisů.

Objevte, jak vám Chekin pomůže automatizovat check-in, zajistit soulad s předpisy, chránit majetek a zvýšit tržby – ušetříte až 87 % času a vyděláte víc z každé rezervace.

Zkušební verze na 14 dní. Není potřeba platební karta!

Číst více:

Digitální klíče pro ubytování: bezpečný přístup a nižší náklady

Ověření identity hosta: rychle, bezpečně a bez obtíží

Digitální průvodce pro hosty: jak snížit dotazy a zvýšit tržby