Chekin und Smartpms: von der Buchung zum Check-in ohne manuelle Arbeit
Eine bestätigte Reservierung im PMS bedeutet nicht, dass die Arbeit erledigt ist. Zwischen Buchung und Anreise muss Ihr Team weiterhin Gästedokumente einsammeln, Meldepflichten erfüllen, Zahlungen nachverfolgen, die Kurtaxe berechnen und jedem Gast kurz vor dem Check-in dieselben drei Fragen beantworten. Chekin und Smartpms, die Property-Management-Software von Smartness, haben ihre Systeme verbunden, damit sich diese Lücke von selbst schließt. Reservierungsdaten fließen jetzt automatisch von Smartpms zu Chekin, und die Schritte zwischen Buchung und Anreise laufen ab, ohne dass jemand Informationen von einem Bildschirm in den anderen übertragen muss.
Wer macht was in diesem Setup
Smartpms bleibt genau dort, wo es war: Es ist Ihr führendes System für Reservierungen, Zimmer, Raten und Verfügbarkeiten. Chekin übernimmt ab dem Moment, in dem eine Reservierung bestätigt wird, und kümmert sich um alles, was vor der Ankunft des Gastes passiert.
| Aufgabe | Wo sie liegt | Was sich mit der Integration ändert |
|---|---|---|
| Reservierungen, Raten, Verfügbarkeit | Smartpms | Nichts. Smartpms führt den Kalender weiter |
| Erfassung der Gästedaten | Chekin | Keine manuelle Doppeleingabe; die Buchungsdaten kommen bereits vorausgefüllt an |
| Identitätsprüfung | Chekin | Dokumentenscan plus Selfie oder Liveness-Check |
| Gesetzliche Gästemeldung | Chekin | Automatische Übermittlung, wo unterstützt, sonst werden die Formulare für Sie vorbereitet |
| Kurtaxe und Zahlungen | Chekin | Gäste zahlen vor der Anreise, nicht an der Rezeption |
| Digitaler Zugang | Chekin | Codes werden erst verschickt, wenn der Check-in wirklich abgeschlossen ist |
Wenn eine neue Buchung in Smartpms eingeht, werden die relevanten Felder — Gastname, An- und Abreisedaten, Zimmer, Rate — automatisch an Chekin übergeben, ohne dass Ihr Team beide Systeme doppelt anfassen muss.
Was Sie automatisieren können, sobald beide Systeme verbunden sind
Online-Check-in und Identitätsprüfung. Gäste tragen ihre Daten ein, laden ein Ausweisdokument hoch und absolvieren den Liveness-Check vom Smartphone aus, bevor sie anreisen. Keine App, keine Downloads: Ein Link oder ein QR-Code öffnet den Prozess im Browser.
Gästemeldung in den Märkten, in denen sie Pflicht ist. Chekin übermittelt Gästedaten automatisch an die Behördensysteme in über 30 Ländern, darunter SES Hospedajes in Spanien, Alloggiati Web in Italien und AVS in Deutschland, oder bereitet die erforderlichen Formulare vor, wo eine direkte Übermittlung nicht verfügbar ist. Ihr Team tippt dieselbe Passnummer nicht mehr dreimal ab.
Kurtaxe, offene Beträge und Kautionen — alles vor der Anreise. Chekin berechnet die Kurtaxe nach Ihren lokalen Regeln und zieht sie zusammen mit offenen Beträgen oder Kautionen direkt während des Online-Check-ins ein. Weniger Bargeld an der Rezeption, weniger manuell verschickte Zahlungserinnerungen.
Self-Check-in über kompatible smarte Türschlösser. Sobald die Pflichtschritte erledigt sind — und erst dann — erhält der Gast einen zeitlich begrenzten Zugangscode. Späte Anreisen sind kein Dienstplan-Problem mehr für Ihr Nachtpersonal.
Ein digitaler Guide, plus die Möglichkeit, mehr zu verkaufen. WLAN, Anfahrt, Hausregeln und Check-out-Hinweise stehen in einem einzigen Link, den Sie nur einmal verschicken. Derselbe Flow kann Early Check-in, Late Check-out, Frühstück, Parken oder ein lokales Erlebnis anbieten — und Gäste können es direkt dort bezahlen
Was Sie vor der Aktivierung prüfen sollten
- Prüfen Sie, welche Felder Smartpms an Chekin sendet (Name, An- und Abreisedaten, Zimmerkategorie, Rate) und ob sie bei einer Testreservierung übereinstimmen.
- Richten Sie die Meldekonfiguration pro Unterkunft vor dem Go-live ein; eine Unterkunft mit falsch ausgewähltem Land oder falscher Region meldet an die falsche Behörde.
- Hinterlegen Sie Ihre Kurtaxe-Regeln pro Gemeinde, denn Sätze und Ausnahmen variieren selbst innerhalb desselben Landes.
- Lassen Sie die Integration zunächst bei einer Unterkunft mit einigen Buchungen laufen, bevor Sie sie auf das gesamte Portfolio ausrollen.
Wie Chekin und Smartpms in der Praxis zusammenarbeiten
Chekin rührt Ihre Raten, Ihren Kalender und Ihre Channel-Manager-Verbindungen nicht an; das bleibt in Smartpms, wo es hingehört. Was Chekin Ihnen abnimmt, ist alles zwischen „Reservierung bestätigt" und „Gast an der Tür": die Formulare, die Ausweisprüfungen, die Zahlungserinnerungen, die Zugangscodes. Ihr Team gibt nicht mehr dieselben Daten in zwei Systeme ein, sondern prüft ein Dashboard und greift nur bei Buchungen ein, die eine menschliche Entscheidung brauchen.
Für eine einzelne Unterkunft bedeutet das weniger Unterbrechungen an der Rezeption. Für ein Portfolio mit mehreren Einheiten ist es derselbe Prozess, der auf jeder einzelnen läuft — ohne zusätzliches Personal.
Nächster Schritt
Wenn Sie Ihre Reservierungen bereits über Smartpms abwickeln, verbindet sich die Chekin-Integration direkt mit den Buchungen, die Sie heute managen — ohne separates System, das gepflegt werden muss. Fordern Sie eine Demo an, um das Setup mit Ihrer eigenen Objektliste zu sehen, bevor Sie entscheiden, ob Sie es für das gesamte Portfolio aktivieren.
FAQ
Was ist Chekin? Chekin ist eine Plattform zur Automatisierung der Guest Journey, die von Hotels, B&Bs, Ferienunterkünften und Property Managern genutzt wird, um Online-Check-in, Identitätsprüfung, Gästemeldung, Zahlungen, digitalen Zugang und Gästeinformationen in einem einzigen Prozess abzuwickeln — statt mit separaten Tools.
Wie funktioniert die Integration von Smartpms und Chekin? Wird eine Reservierung in Smartpms bestätigt, werden die relevanten Buchungsdaten automatisch an Chekin gesendet. Smartpms verwaltet weiterhin die Reservierung und das Tagesgeschäft, während Chekin die Schritte zwischen Buchung und Anreise übernimmt.
Ersetzt Chekin mein PMS? Nein. Smartpms bleibt Ihr System für Reservierungen, Raten und Verfügbarkeiten. Chekin übernimmt nur, was nach der Buchungsbestätigung und vor dem Check-in des Gastes passiert.
Kann Chekin die gesetzliche Gästemeldung für mich übernehmen? Ja, in den unterstützten Märkten. Chekin übermittelt Gästedaten in über 30 Ländern direkt an die zuständige Behörde oder bereitet die erforderlichen Formulare vor, wo eine direkte Übermittlung noch nicht verfügbar ist.
Müssen Gäste eine App installieren, um einzuchecken? Nein. Gäste öffnen einen Weblink oder scannen einen QR-Code und schließen den Prozess (Dokumenten-Upload, Unterschrift, Zahlung) direkt im Browser ihres Smartphones ab.
Funktioniert die Integration für ein Portfolio mit mehreren Unterkünften? Ja. Jede Unterkunft behält ihre eigenen Meldeeinstellungen, Steuerregeln und Zugangskonfigurationen. Ein Property Manager, der die Integration im gesamten Portfolio nutzt, wendet so denselben automatisierten Prozess auf jede Einheit an, ohne die manuelle Einrichtung für jede Buchung zu wiederholen.
