Check in e Check out: La Guida Definitiva per Property Manager
Il check in e il check out non sono solo una formalità: rappresentano la prima e l’ultima impressione che gli ospiti avranno della tua proprietà. Nell’era dei nomadi digitali, dei viaggiatori del weekend e dei turisti globali, la fluidità e l’innovazione di questi momenti possono fare la differenza per la tua reputazione e per i tuoi guadagni.
Con aspettative degli ospiti in continua evoluzione e strumenti digitali ormai diffusissimi, i property manager che padroneggiano il check-in e il check-out digitale non solo soddisfano gli ospiti, ma risparmiano anche ore di lavoro amministrativo.
In questa guida vedremo cosa significa gestire il check-in e il check-out negli affitti brevi, perché sono così importanti, cosa si aspettano gli ospiti e strategie pratiche per migliorare il processo. Inoltre, ti spiegheremo come, grazie all’ultima sentenza del TAR italiano, l’accesso da remoto con smartlock sia di nuovo pienamente legale—e come la piattaforma digitale di Chekin integri tutto in un unico sistema.
Cosa sono Check in e check out?
Il check-in è il momento in cui l’ospite arriva ufficialmente, si registra e ottiene accesso alla proprietà. Non si tratta più solo di consegnare una chiave: oggi conta la comodità, la sicurezza e l’impatto iniziale sul soggiorno.
Il check-out, invece, è il momento in cui l’ospite lascia la struttura, restituisce l’accesso e completa eventuali pagamenti o feedback.
Entrambi i passaggi sono punti di contatto fondamentali che influenzano l’intera esperienza dell’ospite.
Perché un Check in e Check out senza intoppi è fondamentale
- Le prime impressioni contano: Molti ospiti giudicano l’intero soggiorno in base alla facilità o alla difficoltà del check-in.
- Efficienza = Soddisfazione: Un check-out semplice e veloce lascia un ricordo positivo e aumenta le probabilità di ricevere buone recensioni e prenotazioni future.
- Obblighi legali: In Italia, i property manager devono registrare i dati degli ospiti alle autorità (Alloggiati Web/ISTAT) entro 24 ore dal check-in—un’operazione che oggi può essere automatizzata.
Dal Punto di Vista degli Ospiti: Check in e Check out come Momenti Chiave
Prima dell’arrivo
Gli ospiti vogliono istruzioni chiare, indicazioni semplici e flessibilità (soprattutto per gli arrivi in tarda serata). Il check-in digitale anticipato permette agli ospiti di inviare i propri dati, verificare l’identità e persino firmare i contratti prima di mettere piede nella proprietà.
Arrivo e accesso
Gli ospiti apprezzano:
- Opzioni self-service (niente file o attese!)
- Ingresso chiaro e senza contatto (codici smartlock inviati via SMS o email)
- Accesso 24/7—perfetto per voli in ritardo o imprevisti
Durante il soggiorno
Comunicazione rapida, upsell facili (come pulizie extra o late check-out) e guide digitali arricchiscono l’esperienza.
Partenza
Il check-out ideale è veloce, digitale e senza stress:
- Gli ospiti lasciano la struttura quando vogliono (rispettando le regole)
- Niente scambio di chiavi, basta chiudere lo smartlock
- Possibilità di pagare la tassa di soggiorno, lasciare feedback o richiedere il deposito bagagli via app
Come Migliorare il Check-in e il Check-out con gli Strumenti Digitali
Adotta il Pre-Check-in Digitale
- Raccogli in anticipo i dati e il documento d’identità degli ospiti
- Offri degli upsell (early check in, colazione, servizi extra)
- Personalizza il messaggio di benvenuto
Automatizza Entrata e Uscita con lo Smartlock
Grazie all’ultima sentenza del TAR in Italia, l’accesso da remoto con smartlock è ora pienamente legale e disponibile per gli affitti brevi.
Gli smartlock ti permettono di:
- Generare codici unici e temporanei per ogni ospite
- Eliminare le chiavi fisiche (e i rischi di smarrimento o duplicazione)
- Garantire accesso 24/7, anche senza presenza fisica in loco
Usa una Piattaforma come Chekin per l’Automazione
Chekin integra ogni fase del check in e check out:
- Gli ospiti si registrano e caricano i documenti online prima dell’arrivo
- Chekin invia automaticamente i dati richiesti a Alloggiati Web e ISTAT, mantenendoti in regola
- Invia il codice dello smartlock agli ospiti dopo la verifica dell’identità e il pagamento
- Automatizza il check-out digitale, la raccolta del feedback e il pagamento della tassa di soggiorno
Il risultato? Fino all’87% di tempo amministrativo risparmiato per prenotazione, ospiti più soddisfatti e un’operazione digitale e pronta per il futuro.
Check in e Check out: Strategie Pratiche per il 2025
- Standardizza il Processo: Crea checklist e flussi digitali per garantire a ogni ospite la stessa esperienza di alta qualità.
- Comunica in Anticipo e Spesso: Invia email o SMS automatici con tutte le informazioni su check in e check out prima dell’arrivo.
- Offri Self-Service e Flessibilità: Smartlock e piattaforme digitali permettono agli ospiti di arrivare e partire nei momenti più comodi per loro.
Scopri di più: Smart Check-In: la soluzione moderna per una gestione impeccabile
- Abilita l’Upselling: Usa il processo di check-in per proporre servizi aggiuntivi (tour, late check-out, transfer) con un semplice clic.
- Richiedi Feedback al Check-out: I sondaggi automatici permettono di raccogliere recensioni nel momento migliore—quando l’esperienza è ancora fresca.
Conclusione
Un processo di check in e check out semplice e ben gestito è la base per la soddisfazione degli ospiti nelle case vacanza moderne. Sfruttando strumenti digitali come Chekin e la tecnologia smartlock, ora pienamente abilitata anche dalle ultime novità legali, i property manager possono risparmiare tempo, ridurre errori e offrire un’esperienza davvero superiore.
Resta al passo per questa stagione: automatizza, personalizza e rendi ogni arrivo e partenza un momento senza stress. Chekin è qui per aiutarti a trasformare ogni prenotazione in un soggiorno da cinque stelle.
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