ISTAT Toscana: a chi inviare i dati (guida 2026)

ISTAT Toscana è il riferimento che confonde più gestori di affitti turistici: a quale ente vanno inviati i dati delle presenze, e attraverso quale portale. La risposta breve è che il destinatario finale è sempre l'ISTAT, ma il sistema con cui comunichi cambia in base alla provincia in cui si trova la struttura. Questa guida chiarisce a chi inviare i dati del tuo affitto turistico in Toscana, quale portale usare provincia per provincia, entro quando e cosa rischi se non comunichi, con i riferimenti normativi aggiornati al 2026.

ISTAT non è un portale: è il destinatario dei dati

Conviene partire da cosa sia davvero "l'ISTAT". L'ISTAT, Istituto Nazionale di Statistica, è l'ente pubblico nazionale destinatario dei dati sul movimento turistico, ed è il titolare del trattamento della rilevazione "Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi", prevista dal Programma Statistico Nazionale.

Tu però non invii i dati direttamente all'ISTAT. Li inserisci in un portale regionale o provinciale, che li raccoglie e li trasmette all'ISTAT attraverso la Regione Toscana. Quindi "comunicazione ISTAT" indica l'obbligo e il destinatario finale, mentre Turismo5, RiceStat o gli altri sistemi sono i canali con cui lo assolvi. Confondere il canale con il destinatario è all'origine della maggior parte degli errori.

A chi inviare i dati ISTAT in Toscana, provincia per provincia

In Toscana non esiste un unico portale per tutta la regione. Il sistema da usare dipende dal territorio in cui si trova la struttura.

Territorio	Portale da usare	Chi gestisce la raccolta
Città Metropolitana di Firenze	Turismo5	Ufficio statistica della Città Metropolitana di Firenze
Provincia di Prato	Turismo5	Comune e Provincia di Prato
Provincia di Pistoia	Turismo5	Provincia di Pistoia
Arezzo, Grosseto, Livorno, Lucca, Massa-Carrara, Pisa, Siena	RiceStat (Motourist / WebCheck-In)	Provincia di competenza

In tutti i casi, il dato che inserisci confluisce nella stessa rilevazione ISTAT. Cambia solo il portale di ingresso e l'ente intermedio che raccoglie e trasmette: la Città Metropolitana per Firenze, la Provincia per le altre aree. Il primo passo, prima ancora di registrarti, è verificare a quale di questi gruppi appartiene il comune della tua struttura.

ISTAT e Alloggiati Web non sono lo stesso adempimento

Un secondo equivoco frequente è confondere la comunicazione ISTAT con quella alla Questura. Sono due obblighi distinti, con finalità e destinatari diversi, e uno non sostituisce l'altro.

	Comunicazione ISTAT	Alloggiati Web
Finalità	Statistica (flussi turistici)	Pubblica sicurezza
Destinatario	ISTAT, tramite Provincia e Regione	Polizia di Stato (Questura)
Cosa si comunica	Dati aggregati: arrivi, presenze, provenienza	Dati identificativi di ogni ospite
Quando	Registrazione giornaliera, invio entro il 5 del mese	Entro 24 ore dall'arrivo (6 ore per soggiorni brevi)
Riferimento normativo	D.Lgs. 322/1989, L.R. 86/2016	Art. 109 TULPS

Chi gestisce una struttura o una locazione turistica in Toscana deve assolvere entrambi: inviare il movimento ai fini ISTAT tramite il portale della propria provincia e comunicare le schedine degli ospiti alla Questura tramite Alloggiati Web.

Chi è obbligato a comunicare i dati

L'obbligo non riguarda solo gli hotel. La L.R. Toscana 86/2016, all'articolo 84 bis, ha esteso la comunicazione ai fini statistici anche a chi esercita la locazione per finalità turistiche, non solo alle strutture ricettive tradizionali. Sono quindi tenuti alla comunicazione i titolari e i gestori di:

• Hotel e strutture alberghiere
• B&B, affittacamere e case vacanza
• Agriturismi
• Locazioni turistiche, comprese quelle gestite tramite Airbnb o Booking

Il nuovo Testo Unico del Turismo toscano, la L.R. 61/2024 in vigore dal 9 gennaio 2025, ha riorganizzato la normativa di settore confermando questi obblighi statistici.

Quali dati e con quali scadenze

L'obbligo è di registrare giornalmente l'arrivo e la partenza di ciascun ospite. Per ogni movimento vanno indicati il numero di ospiti, le date di arrivo e partenza e la provenienza, distinguendo i clienti residenti in Italia da quelli residenti all'estero. La registrazione del mese va completata entro il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento.

L'iscrizione ai portali è gratuita. Inserire i dati in tempo reale, anziché accumularli a fine mese, riduce il rischio di errori e di dimenticanze a ridosso della scadenza.

Il movimento zero: comunicare anche senza ospiti

Anche quando nel mese non c'è stato alcun pernottamento, la comunicazione va comunque inviata, segnalando il movimento nullo o l'eventuale periodo di chiusura della struttura. È uno degli errori più comuni: molti gestori non comunicano nulla nei mesi vuoti, convinti che senza ospiti non ci sia obbligo. L'assenza di movimento va invece dichiarata espressamente.

Le sanzioni se non comunichi i dati ISTAT

La rilevazione rientra nel Programma Statistico Nazionale e ha obbligo di risposta ai sensi dell'articolo 7 del D.Lgs. 322/1989. Gli importi sono definiti a livello locale: il Comune di Prato, per esempio, prevede una multa da 100€ a 600€ per chi omette per più di tre volte nell'anno solare la comunicazione dei flussi, anche in assenza di movimento, oppure la trasmette incompleta. Di norma la struttura riceve prima un sollecito a regolarizzare; ignorarlo porta alla classificazione come non rispondente e al procedimento sanzionatorio. I dati vengono inoltre incrociati con la registrazione su Alloggiati Web e con l'imposta di soggiorno, il che rende le omissioni facilmente verificabili.

Come Chekin invia i dati ISTAT in tutta la Toscana

Capire a quale portale inviare i dati, gestire credenziali diverse per provincia e ricordare la scadenza del giorno 5, in parallelo ad Alloggiati Web e alla tassa di soggiorno, diventa pesante soprattutto per chi gestisce più strutture. Chekin centralizza tutto in un'unica piattaforma.

Gli ospiti compilano i propri dati durante il check-in online e Chekin riconosce il territorio della struttura, collegandosi al portale corretto: Turismo5 per Firenze, Prato e Pistoia, RiceStat o Motourist per le altre sette province. Gli stessi dati alimentano l'invio delle schedine ad Alloggiati Web e il calcolo della tassa di soggiorno secondo le tariffe del comune, così un gestore che opera in più province toscane non deve passare da un sistema all'altro.

La verifica dell'identità con riconoscimento biometrico e liveness detection accerta che l'ospite corrisponda al documento, in linea con l'obbligo di identificazione de visu confermato dalla sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025. La conformità finale dipende dalla configurazione adottata e dal parere del consulente legale.

Conclusione

In Toscana il destinatario dei dati statistici è sempre l'ISTAT, ma il portale con cui comunichi dipende dalla provincia: Turismo5 per Firenze, Prato e Pistoia, RiceStat o Motourist per Arezzo, Grosseto, Livorno, Lucca, Massa-Carrara, Pisa e Siena. La registrazione è giornaliera, va completata entro il giorno 5 del mese successivo, è dovuta anche a movimento zero ed è un obbligo distinto da quello verso la Questura tramite Alloggiati Web. Verificare il portale corretto per il proprio comune e automatizzare la trasmissione con uno strumento come Chekin riduce il rischio di solleciti e sanzioni e lascia più tempo per l'accoglienza degli ospiti.

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