ISTAT Toscana è il riferimento che confonde più gestori di affitti turistici: a quale ente vanno inviati i dati delle presenze, e attraverso quale portale. La risposta breve è che il destinatario finale è sempre l'ISTAT, ma il sistema con cui comunichi cambia in base alla provincia in cui si trova la struttura. Questa guida chiarisce a chi inviare i dati del tuo affitto turistico in Toscana, quale portale usare provincia per provincia, entro quando e cosa rischi se non comunichi, con i riferimenti normativi aggiornati al 2026.
ISTAT non è un portale: è il destinatario dei dati
Conviene partire da cosa sia davvero "l'ISTAT". L'ISTAT, Istituto Nazionale di Statistica, è l'ente pubblico nazionale destinatario dei dati sul movimento turistico, ed è il titolare del trattamento della rilevazione "Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi", prevista dal Programma Statistico Nazionale.
Tu però non invii i dati direttamente all'ISTAT. Li inserisci in un portale regionale o provinciale, che li raccoglie e li trasmette all'ISTAT attraverso la Regione Toscana. Quindi "comunicazione ISTAT" indica l'obbligo e il destinatario finale, mentre Turismo5, RiceStat o gli altri sistemi sono i canali con cui lo assolvi. Confondere il canale con il destinatario è all'origine della maggior parte degli errori.
A chi inviare i dati ISTAT in Toscana, provincia per provincia
In Toscana non esiste un unico portale per tutta la regione. Il sistema da usare dipende dal territorio in cui si trova la struttura.
| Territorio | Portale da usare | Chi gestisce la raccolta |
|---|---|---|
| Città Metropolitana di Firenze | Turismo5 | Ufficio statistica della Città Metropolitana di Firenze |
| Provincia di Prato | Turismo5 | Comune e Provincia di Prato |
| Provincia di Pistoia | Turismo5 | Provincia di Pistoia |
| Arezzo, Grosseto, Livorno, Lucca, Massa-Carrara, Pisa, Siena | RiceStat (Motourist / WebCheck-In) | Provincia di competenza |
In tutti i casi, il dato che inserisci confluisce nella stessa rilevazione ISTAT. Cambia solo il portale di ingresso e l'ente intermedio che raccoglie e trasmette: la Città Metropolitana per Firenze, la Provincia per le altre aree. Il primo passo, prima ancora di registrarti, è verificare a quale di questi gruppi appartiene il comune della tua struttura.
ISTAT e Alloggiati Web non sono lo stesso adempimento
Un secondo equivoco frequente è confondere la comunicazione ISTAT con quella alla Questura. Sono due obblighi distinti, con finalità e destinatari diversi, e uno non sostituisce l'altro.
| Comunicazione ISTAT | Alloggiati Web | |
|---|---|---|
| Finalità | Statistica (flussi turistici) | Pubblica sicurezza |
| Destinatario | ISTAT, tramite Provincia e Regione | Polizia di Stato (Questura) |
| Cosa si comunica | Dati aggregati: arrivi, presenze, provenienza | Dati identificativi di ogni ospite |
| Quando | Registrazione giornaliera, invio entro il 5 del mese | Entro 24 ore dall'arrivo (6 ore per soggiorni brevi) |
| Riferimento normativo | D.Lgs. 322/1989, L.R. 86/2016 | Art. 109 TULPS |
Chi gestisce una struttura o una locazione turistica in Toscana deve assolvere entrambi: inviare il movimento ai fini ISTAT tramite il portale della propria provincia e comunicare le schedine degli ospiti alla Questura tramite Alloggiati Web.
Chi è obbligato a comunicare i dati
L'obbligo non riguarda solo gli hotel. La L.R. Toscana 86/2016, all'articolo 84 bis, ha esteso la comunicazione ai fini statistici anche a chi esercita la locazione per finalità turistiche, non solo alle strutture ricettive tradizionali. Sono quindi tenuti alla comunicazione i titolari e i gestori di:
- Hotel e strutture alberghiere
- B&B, affittacamere e case vacanza
- Agriturismi
- Locazioni turistiche, comprese quelle gestite tramite Airbnb o Booking
Il nuovo Testo Unico del Turismo toscano, la L.R. 61/2024 in vigore dal 9 gennaio 2025, ha riorganizzato la normativa di settore confermando questi obblighi statistici.
Quali dati e con quali scadenze
L'obbligo è di registrare giornalmente l'arrivo e la partenza di ciascun ospite. Per ogni movimento vanno indicati il numero di ospiti, le date di arrivo e partenza e la provenienza, distinguendo i clienti residenti in Italia da quelli residenti all'estero. La registrazione del mese va completata entro il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento.
L'iscrizione ai portali è gratuita. Inserire i dati in tempo reale, anziché accumularli a fine mese, riduce il rischio di errori e di dimenticanze a ridosso della scadenza.
Il movimento zero: comunicare anche senza ospiti
Anche quando nel mese non c'è stato alcun pernottamento, la comunicazione va comunque inviata, segnalando il movimento nullo o l'eventuale periodo di chiusura della struttura. È uno degli errori più comuni: molti gestori non comunicano nulla nei mesi vuoti, convinti che senza ospiti non ci sia obbligo. L'assenza di movimento va invece dichiarata espressamente.
Le sanzioni se non comunichi i dati ISTAT
La rilevazione rientra nel Programma Statistico Nazionale e ha obbligo di risposta ai sensi dell'articolo 7 del D.Lgs. 322/1989. Gli importi sono definiti a livello locale: il Comune di Prato, per esempio, prevede una multa da 100€ a 600€ per chi omette per più di tre volte nell'anno solare la comunicazione dei flussi, anche in assenza di movimento, oppure la trasmette incompleta. Di norma la struttura riceve prima un sollecito a regolarizzare; ignorarlo porta alla classificazione come non rispondente e al procedimento sanzionatorio. I dati vengono inoltre incrociati con la registrazione su Alloggiati Web e con l'imposta di soggiorno, il che rende le omissioni facilmente verificabili.
Come Chekin invia i dati ISTAT in tutta la Toscana
Capire a quale portale inviare i dati, gestire credenziali diverse per provincia e ricordare la scadenza del giorno 5, in parallelo ad Alloggiati Web e alla tassa di soggiorno, diventa pesante soprattutto per chi gestisce più strutture. Chekin centralizza tutto in un'unica piattaforma.
Gli ospiti compilano i propri dati durante il check-in online e Chekin riconosce il territorio della struttura, collegandosi al portale corretto: Turismo5 per Firenze, Prato e Pistoia, RiceStat o Motourist per le altre sette province. Gli stessi dati alimentano l'invio delle schedine ad Alloggiati Web e il calcolo della tassa di soggiorno secondo le tariffe del comune, così un gestore che opera in più province toscane non deve passare da un sistema all'altro.
La verifica dell'identità con riconoscimento biometrico e liveness detection accerta che l'ospite corrisponda al documento, in linea con l'obbligo di identificazione de visu confermato dalla sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025. La conformità finale dipende dalla configurazione adottata e dal parere del consulente legale.
Conclusione
In Toscana il destinatario dei dati statistici è sempre l'ISTAT, ma il portale con cui comunichi dipende dalla provincia: Turismo5 per Firenze, Prato e Pistoia, RiceStat o Motourist per Arezzo, Grosseto, Livorno, Lucca, Massa-Carrara, Pisa e Siena. La registrazione è giornaliera, va completata entro il giorno 5 del mese successivo, è dovuta anche a movimento zero ed è un obbligo distinto da quello verso la Questura tramite Alloggiati Web. Verificare il portale corretto per il proprio comune e automatizzare la trasmissione con uno strumento come Chekin riduce il rischio di solleciti e sanzioni e lascia più tempo per l'accoglienza degli ospiti.
FAQ
Il destinatario finale è sempre l'ISTAT, titolare della rilevazione sul movimento dei clienti. Non li invii però direttamente: li inserisci in un portale regionale o provinciale che li raccoglie e li trasmette all'ISTAT tramite la Regione Toscana. Il portale cambia in base alla provincia della struttura.
A Firenze, Prato e Pistoia si usa Turismo5, gestito dalla Città Metropolitana o dalla Provincia. Nelle province di Arezzo, Grosseto, Livorno, Lucca, Massa-Carrara, Pisa e Siena si usa invece RiceStat, noto anche come Motourist o WebCheck-In. Il dato confluisce comunque sempre nell'ISTAT.
No. La comunicazione ISTAT trasmette dati statistici aggregati a Provincia, Regione e ISTAT, mentre Alloggiati Web comunica i dati identificativi di ogni ospite alla Polizia di Stato. Sono due obblighi distinti e in Toscana vanno assolti entrambi, ciascuno con il proprio canale e le proprie scadenze.
Sì. La L.R. Toscana 86/2016, all'articolo 84 bis, ha esteso l'obbligo di comunicazione ai fini statistici anche a chi esercita la locazione per finalità turistiche, comprese quelle gestite tramite Airbnb o Booking, non solo alle strutture ricettive tradizionali come hotel e B&B.
La registrazione di arrivi e partenze è giornaliera, mentre la comunicazione del mese va completata entro il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento. L'iscrizione al portale è gratuita e l'invio va effettuato anche nei mesi in cui non ci sono stati ospiti.
La rilevazione ha obbligo di risposta ai sensi del D.Lgs. 322/1989. Gli importi sono locali: il Comune di Prato, ad esempio, prevede una multa da 100€ a 600€ per chi omette la comunicazione più di tre volte l'anno, anche a movimento zero, o la trasmette incompleta.
