Riconoscimento de visu negli affitti brevi: il cambiamento del self check-in

Il self check-in è stato uno dei maggiori vantaggi operativi per i gestori di affitti brevi: meno consegne notturne delle chiavi, arrivi più fluidi e ospiti più soddisfatti. Ma in Italia le regole del gioco sono state chiarite nuovamente, spingendo il mercato lontano dall’accesso completamente automatizzato e verso una verifica visiva reale dell’identità al momento dell’arrivo.

Il titolo che probabilmente hai visto è “il self check-in è vietato”. La realtà è più sfumata: l’obbligo riguarda il riconoscimento visivo, non necessariamente la presenza fisica, perché il focus è sulla conferma che la persona che entra corrisponda effettivamente al documento fornito.

Riconoscimento de visu negli affitti brevi: cosa è cambiato in Italia

Alla fine del 2025, il Consiglio di Stato ha pubblicato la sentenza n. 09101/2025 (21/11/2025), collegata alla circolare del Ministero dell’Interno prot. n. 38138 (18/11/2024). La circolare ribadisce che gli operatori dell’ospitalità devono verificare l’identità degli ospiti tramite un controllo de visu (un riscontro visivo tra l’ospite e il documento) e considera inadeguate le procedure di check-in “solo da remoto” quando non esiste un reale controllo visivo al momento dell’ingresso.

Cosa significa “de visu” per l’operatività (in termini semplici)

Pensalo come a un test molto pratico:

• Non è sufficiente basarsi esclusivamente sul caricamento dei documenti o sull’invio di un codice di accesso dopo aver ricevuto una foto del documento.
  
• Serve un momento visivo in cui l’operatore (o un processo a ciò deputato) possa confermare che la persona presente corrisponde al documento, qui e ora.

La sfumatura chiave: il digitale può ancora far parte della soluzione

Diverse analisi di settore della sentenza evidenziano un punto fondamentale: il riconoscimento visivo può essere compatibile con processi digitali se la verifica avviene dal vivo / in tempo reale (ad esempio tramite strumenti di videochiamata), mentre lo scenario problematico è quello dell’automazione senza alcun controllo visivo.

Cosa cambia nei flussi di self check-in (e cosa i property manager dovrebbero smettere di fare)

Il self check-in non è un concetto unico. Per i property manager è utile distinguerlo in due livelli:

Livello 1: pre-check-in digitale (raccolta dati)

È qui che la maggior parte dei team recupera tempo:

• Raccolta dei dati degli ospiti
• Acquisizione dei documenti
• Raccolta dell’orario di arrivo
• Accettazione delle regole della casa
• Comunicazioni automatiche agli ospiti (email/SMS/WhatsApp)

Questi passaggi restano preziosi perché riducono l’attrito al momento dell’ingresso e creano un fascicolo ospite pulito e verificabile.

Livello 2: accesso + riscontro dell’identità all’arrivo

È su questo livello che ora si concentra l’attenzione:

• Flusso ad alto rischio: “Carica il documento → ricevi il codice → entra senza alcuna verifica visiva”.
• Direzione a rischio ridotto (come emerge dal dibattito): “Pre-check-in digitale → verifica visiva in tempo reale all’arrivo → accesso flessibile”.

Un modo pratico per spiegarlo internamente è questo: l’automazione va bene, l’invisibilità no.

Manuale operativo per property manager

1) Ripensare l’arrivo come un percorso in due fasi

Fase A: prima dell’arrivo (automatizza tutto ciò che puoi)

• Invia un link di pre-check-in subito dopo la conferma della prenotazione.
• Raccogli in anticipo i dati degli ospiti e valida i campi obbligatori.
• Standardizza la consegna delle regole della casa e delle informazioni sulla struttura.

Piattaforme come Chekin possono supportare questo livello “pre-arrivo” centralizzando i flussi di check-in online, la messaggistica agli ospiti e i dati strutturati, evitando che il team debba rincorrere informazioni su più canali.

Fase B: all’arrivo (aggiungi un momento visivo in tempo reale)

• Accoglienza in presenza, oppure
• Verifica visiva in tempo reale tramite strumenti digitali 

Una volta avvenuto il riscontro dell’identità, gli ospiti possono comunque beneficiare di un accesso flessibile (serrature smart, chiavi digitali, ecc.) per il resto del soggiorno.

2) Tenere sempre in primo piano le tempistiche di comunicazione alle autorità

I flussi di comunicazione per la pubblica sicurezza in Italia restano sensibili ai tempi. Le indicazioni operative ribadiscono, ad esempio, l’invio dei dati tramite Alloggiati Web, generalmente entro 24 ore, e entro 6 ore per soggiorni inferiori alle 24 ore.

3) Standardizzare le prove, non solo i processi

Se il tuo portafoglio copre più città, il rischio maggiore è l’esecuzione incoerente. È fondamentale costruire un approccio uniforme alla “traccia di arrivo”:

• Chi ha verificato
• Quando è avvenuta la verifica
• Quale metodo è stato utilizzato
• Dove è archiviato il fascicolo dell’ospite

Non si tratta di aggiungere burocrazia, ma di proteggere la scalabilità del business.

Le domande più frequenti dei property manager in questo momento

Il self check-in è “vietato” in Italia?

Il titolo semplificato è fuorviante. Il mercato sta reagendo al rafforzamento del principio del riconoscimento visivo dell’ospite e al rifiuto di flussi puramente remoti e documentali senza un riscontro visivo dell’identità in tempo reale.

Questo significa che devo essere sempre fisicamente presente?

I commenti di settore sulla sentenza evidenziano che la verifica digitale in tempo reale (ad esempio tramite videochiamata) fa parte del dibattito, mentre il vero problema è il modello “completamente automatizzato, senza controllo visivo”.

Da dove dovrei iniziare a cambiare nel mio portafoglio?

Inizia dalle strutture a maggiore esposizione:

• Arrivi notturni
• Destinazioni remote
• Edifici che si basano su keybox e condivisione di codici

Then standardize: digital pre-check-in + a consistent real-time visual step.

Conclusione

Il vero aggiornamento non è che la tecnologia non sia più accettata, ma che il riconoscimento de visu negli affitti brevi sta diventando il principio non negoziabile alla base del self check-in moderno in Italia. L’automazione pura “carica documento + ricevi codice” è sotto pressione, mentre piattaforme digitali e verifiche in tempo reale stanno diventando centrali per operazioni scalabili.

Per i property manager, la scelta migliore è mantenere un’esperienza ospite fluida e riprogettare gli arrivi in modo che esista sempre un momento chiaro e ripetibile di verifica visiva dell’identità, supportato da pre-check-in digitale, comunicazioni automatiche e fascicoli ospite ben organizzati.

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