Fatura eletrónica em Portugal: guia para o setor hoteleiro

Portugal tem avançado constantemente na digitalização dos seus sistemas financeiros e administrativos, e a faturação eletrónica é uma das mudanças mais impactantes para os negócios turísticos. Quer seja responsável por um hotel, uma casa de hóspedes ou um alojamento para férias, compreender como e quando emitir uma fatura eletrónica é essencial para garantir a conformidade com as leis fiscais nacionais.

Neste guia, detalhamos os requisitos legais, as especificações técnicas, os formatos de faturação e como o Chekin pode simplificar tudo integrando a faturação nos seus processos de reserva e check-in dos hóspedes.

O que é uma fatura eletrónica em Portugal?

Uma fatura eletrónica é uma versão digital de uma fatura tradicional, emitida e armazenada utilizando-se um software certificado. Em Portugal, é regulado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

Embora a faturação eletrónica seja ainda voluntária, em muitos casos, para B2B e B2C, existem obrigações legais e técnicas aplicáveis, especialmente para negócios no setor hoteleiro com um volume de faturação acima de determinados limiares ou que trabalham com entidades públicas.

Enquadramento legal da faturação eletrónica em Portugal

Quem é obrigado a emitir uma fatura eletrónica?

• Obrigatório para transações B2G (Business to Government).
• Obrigatório para empresas com um volume de negócios superior a 50 000 €/ano.
• É necessário utilizar um software de faturação certificado que esteja em conformidade com:
• SAF-T (Ficheiro de Auditoria Padrão para Fins Fiscais)
• ATCUD (Código Único de Documento da AT)

Mesmo que ainda não seja obrigatório para o seu caso em concreto, recomenda-se a adoção antecipada, uma vez que o roteiro de Portugal está a caminhar rapidamente para a fatura eletrónica universal.

Requisitos técnicos para a emissão de faturas eletrónicas

Para emitir faturas legalmente válidas, as empresas devem:

• Utilizar um software de faturação certificado pela AT.
• Comunicar a série da fatura com antecedência à AT para obter o código ATCUD.
• Incluir o código QR e o ATCUD em todas as faturas.
• Gerar mensalmente os ficheiros SAF-T e enviá-los para a AT.
• A partir de 2026, as faturas em PDF deverão incluir uma assinatura eletrónica qualificada.

O não cumprimento destes requisitos pode resultar em sanções administrativas e problemas de auditoria fiscal.

Como é que isto afeta os alugueres de férias e os hotéis

Para os gestores de imóveis, a emissão de uma fatura eletrónica correta é essencial para:

• Hóspedes que necessitam de comprovativo fiscal para despesas comerciais ou reembolsos de impostos.
• Cumprir as regras do IVA em serviços como a limpeza ou o transporte.
• Manter registos precisos para justificar receitas e despesas.

Uma fatura turística típica pode incluir:

• Tarifas noturnas
• Taxas de turismo
• Serviços opcionais (por exemplo, check-out tardio, pequeno-almoço)
• Repartição total do IVA

Fazê-lo manualmente consome tempo e é propenso a erros. É aí que o Chekin entra em cena.

Como o Chekin ajuda a automatizar o seu processo de faturação eletrónica

O Chekin é mais do que apenas uma ferramenta de check-in de hóspedes, é uma plataforma operacional completa para o setor do aluguer de curta duração e hotelaria.

Com o Chekin, pode:

• Gerar faturas eletrónicas certificadas e em conformidade com a legislação portuguesa.
• Incluir automaticamente códigos compatíveis com SAF-T e ATCUD.
• Sincronizar a geração de faturas com a reserva e o check-in dos hóspedes.
• Integrar com gateways de pagamento e plataformas PMS.
• Guardar faturas em segurança na nuvem para acesso a longo prazo e retenção legal.
• Permitir que os hóspedes descarreguem as faturas dos seus ambientes de check-in digital

O Chekin garante que a sua faturação está sempre em conformidade, segura e eficiente, mesmo com a evolução dos novos requisitos fiscais.

Obrigações relacionadas: impostos e relatórios de hóspedes

Taxas de turismo

• Variam consoante o município; devem ser claramente comunicadas aos hóspedes.
• Normalmente adicionadas à conta final e apresentadas na fatura.
• Os anfitriões devem manter registos dos impostos cobrados e pagos.

O Chekin permite-lhe configurar as regras das taxas locais, para que a taxa de turismo seja adicionada automaticamente por região.

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Comunicação de hóspedes ao SEF

• Todos os hóspedes estrangeiros devem ser comunicados ao SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) no prazo de 3 dias úteis após o check-in.
• O Chekin está diretamente ligado ao SEF, permitindo relatórios automáticos sem       formulários manuais.

Conclusão

A emissão de uma fatura eletrónica em Portugal deixou de ser apenas uma boa prática para passar a ser uma exigência legal. Para os hoteleiros e gestores de arrendamentos de curta duração, cumprir as regulamentações mais recentes e, ao mesmo tempo, manter-se eficiente e focado no hóspede pode ser um desafio.

Com o Chekin, pode centralizar e automatizar toda a jornada do seu hóspede, desde o check-in até à faturação e à conformidade regulamentar. Quer esteja a gerir um boutique hotel em Lisboa ou uma vila de férias no Algarve, o Chekin ajuda-o a fazer tudo isto de forma legal, eficiente e tranquila.

Se é proprietário de um alojamento turístico ou hotel e ainda não utiliza o Chekin. Eis a solução para poupar 87% do seu tempo e ganhar mais a cada reserva.

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