Guide pour la mise en place du self check-in dans votre location de vacances
De plus en plus de locations touristiques offrent à leurs clients la possibilité d’accéder à la propriété de manière autonome, à toute heure et sans contact. À vrai dire, l’arrivée autonome, aussi appelée le self check-in, est un système de plus en plus demandé dans les locations touristiques.
En plus de son côté pratique, il offre aux clients une expérience plus attrayante car ils n’auront pas à interagir avec l’hôte ni à convenir d’une heure d’arrivée.
Mais ce n’est pas seulement avantageux pour les clients, ça l’est aussi pour les hôtes ou les propriétaires car ils n’auront plus besoin d’ajuster leurs horaires ni de modifier leurs routines pour se rendre à la propriété pour la remise des clés. Le fait de gérer leurs propriétés à distance leur permet d’économiser des centaines d’heures.
Types de solutions mis en place pour une arrivée autonome dans les locations touristiques :
Boîte à clés (Keybox)
Il s’agit d’un petit coffre-fort pour ranger les clés de votre propriété. Son mécanisme d’ouverture repose sur un simple code électronique ou mécanique qui permet de déverrouiller la serrure et d’obtenir la clé rangée à l’intérieur.
Parmi ses avantages, sa petite taille et son absence de connexion électrique lui permettent d’être installée sur n’importe quel mur en quelques minutes, sans nécessiter de modification de la structure de la porte traditionnelle de la propriété : il suffit de l’ancrer au mur de votre choix.
Il est également possible de la fixer à une structure solide pour plus de commodité, comme une grille métallique.
Grâce à leur matériau, elles sont généralement assez robustes et résistantes, ce qui les rend difficiles à casser et à ouvrir par la force.
Avantages :
- Le prix : il est abordable et sans abonnement.
- Facile à acheter : vous pouvez en trouver sur Amazon.
- Facile à installer : vous pouvez les installer où vous le souhaitez.
- Utilisation simple et manuelle : pas besoin de configurer quoi que ce soit.
Inconvénients :
- Elles peuvent susciter de la méfiance, car elles sont exposées dans la rue et contiennent la clé de la propriété.
- Le code est changé manuellement. Chaque fois qu’un hôte quitte votre location, si vous souhaitez changer ce code, vous devrez vous rendre sur place.
- Étant un processus plus manuel, il est plus difficile à automatiser.
L’utilisation de ces boîtes à clés est très courante dans les locations de vacances et sur Airbnb. Elles facilitent l’arrivée autonome de manière simple et rapide.
Point de collecte des clés
Disposer d’un local ou d’un point de collecte des clés est une autre option pour offrir le self check-in à vos clients.
Travailler avec une entreprise spécialisée dans la gestion des clés est l’option la plus pratique et la plus simple pour proposer ce type d’arrivée autonome. Ces entreprises disposent d’un vaste réseau de points de collecte dans toutes les villes. Le processus de collecte des clés est assez simple : une fois que la réservation de votre hôte est confirmée, vous pouvez lui envoyer un e-mail avec l’adresse du local et le code numérique pour ouvrir le casier.
Le client n’aura qu’à se rendre au lieu indiqué, saisir le code qui ouvre le casier et prendre la clé. Facile, sûr et simple.
Une fois son séjour terminé, il devra retourner la clé au même endroit où il l’a récupérée. Un nouveau code pour ouvrir le casier lui sera envoyé, et il pourra y redéposer la clé. Selon le local, le commerçant pourra gérer le processus par lui-même.
À chaque collecte et dépôt de clés, l’hôte ou le propriétaire sera informé par e-mail. De plus, chaque clé sera dotée d’un porte-clés électronique avec GPS intégré, ce qui permettra de savoir à tout moment où se trouvent vos clés sur l’appli correspondante.
Chez Chekin, nous travaillons avec des systèmes de gestion des clés tels que Keynest ou Keycafé. Cela nous aide à offrir aux hôtes un processus entièrement automatisé et synchronisé, depuis la création de la réservation, la réalisation de l’enregistrement en ligne, jusqu’à l’arrivée autonome du client, le tout avec un seul outil.
Avantages :
- Permet d’éviter les déplacements à la propriété pour la remise des clés.
- Système sécurisé : les clés ne sont pas exposées et le local est surveillé et accessible 24 heures sur 24.
- Vous pouvez toujours savoir où se trouvent vos clés grâce au GPS intégré.
Inconvénients :
- Il n’y a pas toujours de point de collecte à proximité de votre propriété.
- Si le point de collecte n’est pas spécialement proche, cela peut constituer un problème pour vos clients qui devront s’y rendre.
- L’expérience du client avec ce système n’est pas toujours positive. Certains clients n’ont qu’une envie, arriver à la propriété après un long voyage, alors devoir se rendre à un autre endroit peut les contrarier.
Serrures connectées (Smart Locks)
Contrairement aux systèmes de self check-in précédents, cette option consiste à installer une nouvelle serrure sur la porte de votre location, permettant de se passer de clés physiques.
Le fonctionnement est très similaire à celui des serrures traditionnelles, mais il repose sur un système électronique qui maintient la porte fermée jusqu’à ce que le mécanisme soit activé et que les verrous soient débloqués. C’est comme si vous insériez une clé invisible pour actionner l’ouverture de la porte.
Les serrures connectées, ou serrures intelligentes, se connectent au Wi-Fi ou à des ondes radio de faible puissance (connues sous le nom de technologie des ondes Z) pour contrôler les différentes méthodes d’ouverture, le tout depuis une seule application sur votre téléphone. Elles fonctionnent généralement avec des piles à faible consommation d’énergie et s’installent facilement car elles n’ont pas besoin de câbles.
Ces serrures sont installées sur une partie de la serrure déjà existante, par exemple sur la poignée intérieure, en ajoutant un moteur électrique de verrouillage qui actionne les composants mécaniques pour ouvrir la porte.
Dans ces serrures connectées, on trouve différents types de systèmes d’ouverture, les plus courants étant les suivants :
Serrures à clavier tactile :
Ces serrures ressemblent aux boîtes à clés en termes de fonctionnement. Elles disposent d’un code de sécurité qui doit être saisi pour ouvrir la porte et accéder à la propriété. Facile et simple.
Elles proposent également l’option d’activer la serrure et d’ouvrir la porte directement depuis l’application.
L’avantage par rapport aux boîtes à clés traditionnelles est que cette serrure est numérique et liée à une application spécifique (selon le fournisseur), ce qui permet de changer le code d’accès à distance via l’application.
Serrures à capteur :
Ces serrures connectées se caractérisent par le fait qu’elles fonctionnent grâce à une application qui se connecte directement à notre smartphone (via Wi-Fi ou technologie de radiofréquence), permettant d’ouvrir et de fermer la porte de notre domicile à distance. Elles sont très courantes dans les locations touristiques et les hôtels, car ces fournisseurs de serrures permettent au propriétaire de créer des clés virtuelles pour accorder l’accès à toute personne le souhaitant.
Ces clés virtuelles sont envoyées sous forme de lien vers le téléphone, où un profil d’utilisateur lié à cette serrure sera créé, lui permettant d’ouvrir et de fermer la porte de la location.
Une fois que le client quitte la propriété, la clé virtuelle cesse de fonctionner.
La serrure électronique est un outil qui facilite énormément la gestion des locations touristiques et présente des avantages par rapport à la serrure traditionnelle.
Avantages :
- Pas besoin d’utiliser de clés physiques, ce qui évite le risque de les perdre et que quelqu’un puisse faire des copies.
- Pas besoin de se rendre à la propriété pour la remise des clés.
- Vous pouvez créer autant de clés virtuelles que vous le souhaitez, toutes liées au profil de vos clients.
- Vous aurez toujours le contrôle de la serrure, où que vous soyez.
- Possibilité d’automatiser l’envoi de la clé virtuelle après la réception d’une réservation.
Inconvénients :
- Comme tout système technologique, il peut nécessiter des mises à jour, et s’il n’est pas mis à jour, il peut commencer à perdre des fonctionnalités.
- Il nécessite une installation et un montage.
- Son prix est plus élevé que celui d’autres systèmes de self check-in.
- Son aspect est beaucoup plus volumineux et donc moins discret que celui des serrures traditionnelles.
- Il peut y avoir des problèmes liés à l’alimentation électrique ou aux piles qui le font fonctionner.
FAQ
Si j’utilise une serrure connectée dans mon appartement, comment puis-je permettre l’accès au bâtiment depuis la rue ?
Vous pouvez connecter votre serrure électronique à l’interphone de la copropriété (à condition qu’elle figure sur la liste des éléments compatibles), ce qui permet d’activer la serrure en appuyant sur le bouton de la sonnette de votre appartement. Vous pouvez également la configurer pour ouvrir la porte depuis un smartphone.
L’idée d’utiliser le Bluetooth sur votre interphone peut sembler de la science-fiction, mais en réalité, son installation est assez simple. Selon le fournisseur de serrures que vous utilisez, vous devrez suivre des instructions spécifiques.
Dois-je demander l’autorisation de ma copropriété ?
Non. L’installation de la serrure électronique se fait sur votre porte, et la connexion à l’interphone se fait depuis l’intérieur de l’appartement, il n’y a donc aucune modification des parties communes et, par conséquent, aucune autorisation de la copropriété n’est nécessaire.
En quoi l’utilisation d’un système de self check-in dans ma location de vacances est-elle bénéfique ?
Permettre l’arrivée autonome dans votre location de vacances sera certainement avantageux pour les deux parties.
Tout d’abord, l’expérience de vos clients sera très agréable, car vous leur offrirez un horaire d’arrivée totalement flexible, sans avoir besoin de réorganiser leur itinéraire de voyage, ce qu’ils apprécieront sans aucun doute.
De plus, le fait de réduire au maximum le contact avec l’hôte est essentiel dans cette nouvelle normalité. Vous offrirez un service plus sûr, avec zéro contact, ce qui est très recherché par les voyageurs.
Par ailleurs, améliorer l’expérience de vos clients vous amènera à recevoir davantage de commentaires positifs, ce qui augmentera vos réservations.
Enfin, vous économiserez du temps car vous n’aurez pas à vous rendre sur place.
Comment connecter Chekin à ma serrure connectée ?
C’est très simple ! Chekin est intégré avec la plupart des entreprises d’accès à distance, ce qui facilite grandement la synchronisation entre les deux outils.
En accédant à notre section d’intégrations, recherchez votre fournisseur et connectez-le directement à votre compte Chekin. Une fois connecté, toutes les données seront synchronisées automatiquement.
Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à nous contacter ici.
Que se passe-t-il si je perds mon téléphone et qu’il est connecté à une serrure ?
Ne vous inquiétez pas, les serrures intelligentes ne sont pas directement connectées à votre smartphone, mais à votre compte utilisateur dans l’application. Si vous perdez votre téléphone, vous n’aurez qu’à vous déconnecter de votre compte sur tous les appareils, puis à utiliser votre nouveau téléphone. C’est simple et sécurisé.
Est-il légal de ne pas identifier les clients en personne ?
Non, voici ce que la loi exige : “Le propriétaire ou le gestionnaire est tenu d’identifier tous les voyageurs de plus de 16 ans, de remplir un “Rapport d’hébergement”, de tenir un “registre des voyageurs” et de signaler l’entrée dans les 24 heures à la police locale, nationale ou à la gendarmerie, selon la municipalité ou la circonscription à laquelle est rattachée la propriété. De son côté, tout voyageur n’a pour obligation que de signer le rapport d’entrée.”
Ce qui importe, c’est d’identifier légalement vos clients, que ce soit en personne ou grâce à un système numérique et automatisé comme Chekin, qui est en totale conformité avec la loi.
