Nel settore turistico, è fondamentale disporre di strumenti efficienti che semplifichino ed accelerino i processi gestionali. In questo contesto, Chekin si presenta come una soluzione innovativa per automatizzare l’intero processo di check-in nelle strutture turistiche.
Dalla conferma della prenotazione al check-out, Chekin offre numerosi vantaggi sia per i proprietari che per gli ospiti. In questo articolo, spiegheremo in dettaglio cos’è Chekin, come funziona e quali sono i suoi principali benefici.
Informazioni su Chekin: in cosa consiste?
Chekin è una soluzione per il check-in online progettata appositamente per strutture turistiche, tra cui hotel, case vacanza, ville di lusso, campeggi, ostelli e altro ancora. La sua funzione principale è quella di agevolare e digitalizzare il processo di registrazione degli ospiti, eliminando attività ripetitive, tempi di attesa, burocrazia e preoccupazioni.
Continua a leggere per scoprire come funzionano il check-in online e lo scanner OCR per il check-in in presenza.
Integrazioni con PMS o software di prenotazione: Cosa sono e come funzionano?
Chekin si adatta alle esigenze di ogni proprietario e attività al fine di garantire la massima efficienza nelle operazioni quotidiane. In questo senso, questa soluzione digitale funziona sia in modo indipendente che attraverso l’integrazione con un Property Management System (PMS), piú comunemente conosciuti come gestionali.
Per coloro che non sono familiari con il termine PMS o software di prenotazione, si tratta di sistemi di gestione delle proprietà utilizzati dai gestori e dai proprietari di strutture turistiche per gestire le proprie attività. Questi software aiutano a coordinare le prenotazioni, la disponibilità online, i pagamenti e i calendari in un unico sistema.
Attualmente, Chekin offre oltre 50 integrazioni con PMS o software di prenotazione come Lodgify, Avantio, Cloudbeds, Guesty, Hostify e molti altri. Questo consente alle attività che utilizzano tali sistemi di poter sincronizzare tutte le informazioni sulle loro strutture nel pannello di controllo di Chekin.
Per le attività che non utilizzano un software di prenotazione o PMS, Chekin consente di aggiungere manualmente le informazioni sulle proprietà e sulle prenotazioni per garantire una completa automazione. Continua a leggere per scoprire altre modalità di importazione dei dati delle proprietà in Chekin.
Vantaggi nell’utilizzare Chekin
Il pacchetto baseico di Chekin offre numerosi vantaggi per i proprietari di strutture turistiche: la registrazione degli ospiti tramite check-in online previo all’arrivo o scanner OCR in loco del documento, l’invio automatizzato dei dati alle autorità (Alloggiati web ed Istat), la firma digitale dei contratti, calcolo e riscossione delle tasse di soggiorno, comunicazioni e i moduli personalizzati, la vendita aggiuntiva di servizi e la gestione dei depositi, tra molte altre funzionalità.
Per iniziare, basta aggiungere manualmente le proprietà e le prenotazioni al pannello di Chekin, attivare le funzionalità che si desidera utilizzare e, cosa più importante, godere della comodità della digitalizzazione!
In questo modo, è possibile automatizzare il processo di registrazione degli ospiti, risparmiando tempo e riducendo lavoro manuale dovuto agli adempimenti burocratici. Inoltre, viene garantita la conformità legale e si evitano sanzioni inviando automaticamente i dati richiesti alle autorità competenti.
Check-in on site: Lo scanner OCR come funzionalità di spicco per acquisire i dati degli ospiti
Chekin offre una funzionalità chiamata “onsite check in” che consente di raccogliere i dati degli ospiti di persona e di inviarli automaticamente a Alloggiati ed Istat, il tutto in pochi secondi.
Il processo è semplice. Utilizzando la tecnologia di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) sui documenti di identità degli ospiti, vengono acquisiti i dati necessari e i rapporti di viaggio vengono generati automaticamente. Questi rapporti vengono inviati alle autorità quotidianamente alle 23:00, come richiesto dalla legislazione vigente.
Inoltre, lo scanner OCR può essere utilizzato contemporaneamente su più dispositivi e da diverse persone con lo stesso account, semplificando ulteriormente la raccolta dei dati. Chekin fornisce un’applicazione mobile per agevolare la gestione di questa funzionalità.
Check-in online: Gli ospiti si registrano tramite un modulo online prima del loro arrivo nella struttura
Il check-in online è una delle principali funzionalità di Chekin, che consente agli ospiti di registrarsi prima del loro arrivo completando un semplice modulo online.
Ogni prenotazione possiede un link unico al suo check in online, che può essere condiviso tra gli ospiti della stessa prenotazione, in quanto è un link universale. Puoi inviare il link via email o copiarlo e condividerlo direttamente con i tuoi ospiti se utilizzi altri metodi di comunicazione.
Gli ospiti ovranno completare campi richiestei nel modulo online, incluse informazioni personali, dettagli del viaggio e qualsiasi altra informazione necessaria in base alle normative locali. Queste informazioni non verranno inviate alle autorità fino al giorno del check-in nella struttura, alle 23:00, come richiesto dalla legge.
Per attivare la funzionalità di check-in online, seleziona una struttura all’interno della sezione “Proprietà”. Quindi, scegli “Check-in online” dal menù laterale sinistro e attiva l’opzione “Invia automaticamente il check-in online agli ospiti.”
Hai la possibilità di automatizzare i promemoria via email per i tuoi ospiti e selezionare diversi tempi:
- Quando la prenotazione viene creata
- Una settimana prima
- 72 ore prima
- 48 ore prima
- 24 ore prima
Puoi selezionare quante opzioni desideri.
Non dimenticare di cliccare su “Salva modifiche” una volta configurato il check-in online.
Conformità legale: Rispetta i requisiti locali ed evita multe fino a 40.000 euro
Per quanto riguarda la conformità legale, è importante notare che Chekin consente l’invio automatico dei dati degli ospiti alle autorità competenti.
Per il corretto funzionamento di questa funzionalità, è importante configurare le credenziali di Alloggiati Web ed Istat necessarie nella configurazione delle proprietà attive su Chekin.
Per abilitare questa funzionalità, accedi alle impostazioni della singola proprietà nel pannello e seleziona l’opzione “Legalità” nel menu a sinistra. Quindi, attiva l’invio automatico alle autorità e aggiungi le credenziali corrispondenti. Una volta salvate le modifiche, il processo di invio verrà eseguito in modo automatico.
Se non disponi ancora delle credenziali, contatta l’autorità locale competente con https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/ e con la piattaforma per il rilevamento dei dati turistici della tua regione (Ross1000, Radar, Ricestat ecc…)
Come caricare le mie prenotazioni nel dashboard di Chekin
Chekin offre diverse opzioni per caricare le prenotazioni. Una di queste è il caricamento manuale, cliccando su “Nuova prenotazione” all’interno della sezione “Prenotazioni” del pannello di Chekin.
I proprietari possono creare un file Excel con i dati delle prenotazioni e caricarlo nel pannello di Chekin. È anche possibile aggiungere manualmente le prenotazioni una per una o collegare l’iCal di Airbnb o Booking per importarle automaticamente.
Se invece utilizzate un gestionale integrato con Chekin, trovate qui la lista delle integrazioni disponibili, i due sistemi si incronizzeranno e le prenotazioni verranno automaticamente importate sul pannello di controllo del vostro account nella sezione “Prenotazioni”.
Funzionalità Premium di Chekin
Chekin offre funzionalità premium aggiuntive che offrono ancora più vantaggi ai proprietari di strutture turistiche. Alcune di queste caratteristiche includono:
- Verifica dell’identità: Chekin verifica l’identità degli ospiti tramite un software di confronto biometrico, garantendo che la documentazione presentata corrisponda alla persona che accede alla struttura.
- Integrazione di serrature intelligenti: Chekin si integra con diverse serrature intelligenti, consentendo l’automazione dell’accesso alla struttura una volta completata la registrazione online. Gli ospiti riceeranno una chiave virtuale per accedere in modo autonomo, eliminando la necessità di consegnare fisicamente le chiavi..
- Tassa di soggiorno: Chekin facilita la riscossione delle tasse turistiche durante il check-in online. Il nostro sistema calcola automaticamente l’importo da pagare in base al paese, alla regione, al tipo di struttura, al numero di adulti/bambini, ecc.
È importante tenere presente che, per utilizzare le funzionalità aggiuntive gratuite incluse nel pacchetto base, come i depositi, la vendita aggiuntiva e i pagamenti online, è necessario collegare un account Stripe a Chekin. Per Pagamenti r Depositi si applica solo una piccola commissione sulle transazioni, che puó essere addebitata anche all’ospite.
Inoltre, è importante notare che le funzionalità premium di Chekin non sono incluse nel piano base e comportano un costo aggiuntivo. Per ulteriori informazioni, visita il sito chekin.com/it/.
Informazioni Extra: Abbonamenti e opzioni di pagamento
Chekin offre abbonamenti mensili senza nessuna permanza, potendo stoppare l’abbonamento in qualsiasi momento . Inoltre esiste l’’opzione annuale con uno sconto del 20% sul prezzo di listino. Potendo quindi scegliere il piano più adatto alle esigenze.
Chekin si presenta come una soluzione efficiente e completa per l’automazione del check-in nelle strutture turistiche. Grazie alla semplicità d’utilizzo e la comodità, questo strumento offre numerosi vantaggi sia per i proprietari che per gli ospiti. Dall’automazione del processo di registrazione al invio dei dati alle autorità, ad un’esperienza sicura e migliorata per gli ospiti. Se possiedi una struttura turistica, non esitare a provare Chekin e scopri come può ottimizzare e semplificare la gestione delle operazioni quotidian.
