Sistema de check-in online: A chave para evitar filas

No mundo acelerado de hoje, a conveniência é fundamental, especialmente no sector da hotelaria. Os hóspedes esperam experiências perfeitas desde o momento em que reservam a sua estadia até ao momento em que fazem o check-out. As longas filas na receção podem prejudicar uma experiência positiva do hóspede, levando à insatisfação e a críticas potencialmente negativas.

Felizmente, os avanços na tecnologia abriram caminho para soluções que simplificam o processo de check in expresso a surgirem como a chave para evitar filas e aumentar a satisfação dos hóspedes.

O processo de check-in tradicional

Tradicionalmente, os hóspedes que chegavam a um hotel tinham de esperar na fila da receção para efetuar o check-in. Este processo envolve muitas vezes o preenchimento de documentos, a apresentação de um documento de identificação, o fornecimento de um cartão de crédito para despesas e a obtenção das chaves do quarto.

Embora este método tenha sido a prática habitual durante anos, apresenta várias desvantagens, tais como longos tempos de espera, erros de introdução manual de dados, entre outros.

Como funcionam os software de gestão hoteleira

O sistema check in online simplifica o processo tradicional de check-in do hotel, permitindo que os hóspedes concluam os procedimentos necessários remotamente, normalmente através de um website ou de uma aplicação móvel. Eis como estes sistemas funcionam normalmente:

O check-in online surgiu como um fator de mudança. Este processo digital permite que os hóspedes concluam o seu check-in antes mesmo de entrarem no hotel, revolucionando toda a experiência.

Já lá vai o tempo em que a primeira impressão se formava no átrio do hotel. Atualmente, a primeira impressão é causada durante a primeira interação com o hotel – pode ser durante o processo de reserva ou de check-in online.

A transição para o check in expresso introduz vários novos pontos de contacto em que os hoteleiros têm a oportunidade de se destacar e ter um impacto significativo na experiência do hóspede. Eis como se desenrola o processo típico de registo online:

1. Registo de hóspedes:

Assim que a reserva é confirmada, os hóspedes recebem um e-mail com uma ligação para completar o check-in online.  

2. Recolha de informações sobre os hóspedes:

Os hóspedes preenchem as informações que podem incluir dados pessoais, preferências e pedidos especiais.

3. Verificação da identidade:

Como parte do processo de check-in, é pedido aos hóspedes que carreguem uma fotografia do seu BI ou passaporte para verificação. Os sistemas avançados de correspondência biométrica podem validar o bilhete de identidade ou passaporte comparando-o com uma selfie.

4. Conformidade legal:

No processamento, os boletins de registo de hóspedes são automaticamente enviados às autoridades locais para garantir o cumprimento dos requisitos legais. Estes requisitos variam consoante o país e mesmo a região. Em Portugal, os prestadores de serviços de alojamento devem enviar ao SEF os boletins de dados dos hóspedes.

5. Impostos turísticos:

São automaticamente cobrados aos hóspedes os impostos turísticos do local onde efeituam o check-in, tendo em consideração qualquer exceção que possa ser aplicada.

6. Serviços opcionais e atualizações:

Pode oferecer aos hóspedes a opção de comprar serviços adicionais ou atualizações durante o processo de check-in.

7. Contratos:

Ao efetuar o check-in online, os hóspedes podem ler e assinar o contrato de arrendamento, aceitando assim as regras do alojamento.

8. Pagamentos:

Os hóspedes podem efetuar pagamentos online de taxas turísticas, experiências, atualizações e qualquer outro produto ou serviço adicionado, de modo a poupar tempo ao entrar na propriedade.

Ao digitalizar e automatizar o processo de check-in, o sistema de check-in online oferece aos hóspedes maior comodidade, flexibilidade e eficiência, enquanto proporciona aos hotéis uma melhor gestão de dados, eficiência operacional e oportunidades de receitas.

Benefícios do sistema de gestão hoteleira

Um sistema de gestão hoteleira é uma ferramenta poderosa para mitigar as longas filas no sector da hotelaria. Ao permitir que os hóspedes concluam o processo de check-in remotamente, o sistema reduz o congestionamento na receção e acelera a chegada dos hóspedes. Os hóspedes podem introduzir as suas informações, preferências e detalhes de pagamento antecipadamente, simplificando o processo à chegada. Com a atribuição prévia de quartos e o acesso por chave digital, os hóspedes podem dirigir-se rapidamente para os seus quartos sem necessidade de procedimentos manuais de check-in.

De um modo geral, um sistema de check-in online aumenta a eficiência operacional, minimiza os tempos de espera e proporciona uma experiência mais conveniente e satisfatória tanto para os hóspedes como para o pessoal do hotel, contribuindo, em última análise, para uma maior satisfação e fidelização dos hóspedes.

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Conclusão

Os sistema check-in online tornaram-se ferramentas essenciais para os hotéis que procuram melhorar a experiência dos hóspedes e otimizar as operações. Ao oferecer aos hóspedes a conveniência de fazer o check-in remotamente e contornar a receção, os hotéis podem reduzir os tempos de espera, minimizar a aglomeração e proporcionar uma experiência mais personalizada e sem contacto. À medida que o sector da hotelaria continua a evoluir, os sistemas de check-in online desempenharão um papel fundamental na definição do futuro do serviço e da satisfação dos hóspedes.