Un email de confirmación es el único email que un huésped espera con impaciencia, el único que NO va a borrar sin abrir y el único que leerá en su totalidad.
Si lo piensas bien, las confirmaciones por email son una de las herramientas de marketing más infravaloradas que las empresas tienen a su disposición. A diferencia de una newsletter, esta herramienta de comunicación incluye información muy importante, relevante y adaptada al huésped. Y, a diferencia de una newsletter, las empresas no se quedan con la duda de si su comunicación ha sido leída.
Si cada estancia fuera una relación entre el hotel y el huésped, el email de confirmación de la reserva sería como la primera cita oficial. Aquí es donde puedes causar una fuerte primera impresión y mostrar tu personalidad.
Si te interesa este tema, sigue leyendo y conoce 4 consejos para conseguir una plantilla de email de confirmación perfecta.
Destaca lo esencial en el email de confirmación
Cuando un huésped ha hecho esa reserva, quiere que le digan que lo ha hecho bien y que la habitación que ha elegido está asegurada. Cuando redacte su plantilla para el email de confirmación, asegúrese de hacer destacar lo esencial y de proporcionar toda la información pertinente.
Este correo electrónico debería ser el correo electrónico al que acudan sus huéspedes cuando se trate de su estancia en su alojamiento. Lo más importante que destacar sería:
– Número de reserva/identificación de la reserva
– Datos sobre la ubicación
– Tipo de alojamiento (incluya una foto – un recordatorio visual para que sus huéspedes se entusiasmen con su estancia)
– Fechas de la estancia
– Información sobre el check-in/check-out como, por ejemplo, el enlace de check-in online.
-Información sobre el coste y el pago (puede adjuntar un recibo detallado, si lo desea)
– Información sobre la ubicación y el contacto
– Política de cancelación (ofrezca a sus huéspedes la posibilidad de cancelar directamente desde el correo electrónico)
– Promoción de su aplicación, su programa de recomendación, sus ofertas de verano…etc.
KISS (Keep it simple, silly)
Aunque puede que tengas la tentación de sobrecargar este correo electrónico, la regla general debería ser KISS (Keep It Simple, Silly). No hay que ahogar lo esencial en un montón de ruido/información irrelevante. La información detallada sobre su hotel, su historia, los servicios y las comodidades son más adecuados para su página web. Además, el huésped ya ha reservado su estancia -ya has hecho la venta-, así que ahora es el momento de cumplir. Concéntrese en ofrecer sólo la información esencial: mantenga un diseño sencillo y un contenido relevante.
Pero no confunda la sencillez con el aburrimiento. ¡Aporta vida a tu contenido mediante un poco de humor ligero y un toque de emoción!
Atiende a tus huéspedes
Ya has realizado la venta con éxito, así que, en este punto, lo ideal es que sepas cuál es el perfil de tu huésped: ¿es un viajero solitario? ¿Un cliente corporativo? ¿Una familia joven? O tal vez se trate de una reserva para un grupo numeroso. Utilice este conocimiento para adaptar su email de confirmación de la reserva y atender a sus huéspedes de forma personalizada. Diseñe plantillas separadas para las diferentes categorías de huéspedes con el fin de dar el tono adecuado a cada una de ellas. El uso de herramientas como Chekin le permite personalizar y automatizar sus comunicaciones. Así, cada vez que reciba una reserva, sus huéspedes recibirán información detallada sobre su alojamiento y su reserva.
Secuencia de correo electrónico después de la confirmación
Sus secuencias de correo electrónico son una oportunidad para promocionar, comprometerse y recoger comentarios antes y después de que un huésped confirme su estancia en su propiedad. Hemos analizado las secuencias de correo electrónico de Selina y hemos encontrado una estrategia muy interesante.
BONUS: ¡no dejes que se quede anticuado!
Clavar las plantillas de las confirmaciones por correo electrónico es un gran trabajo hecho – pero no es el final. Como buena práctica de marketing, no dejes que tus plantillas se queden anticuadas. Sigue actualizando el contenido para estar en sintonía con las tendencias de la temporada, así como con las tendencias del sector. Mira esta sesión demo realizada por un experto en automatización del check-in en la hostelería: Enlace aquí
