En el sector turístico, es fundamental contar con herramientas eficientes que simplifiquen y agilicen los procesos de gestión. En este sentido, Chekin se presenta como una solución innovadora para automatizar todo el proceso del check-in en alojamientos turísticos.
Desde la confirmación de la reserva hasta el check-out, esta herramienta ofrece numerosas ventajas tanto para propietarios como para huéspedes. En este artículo, explicaremos en detalle qué es Chekin, cómo funciona y cuáles son sus beneficios principales.
Sobre Chekin: ¿Quiénes son y en qué consiste la herramienta?
Chekin es una solución de check-in online diseñada especialmente para alojamientos turísticos, ya sean hoteles, viviendas vacacionales, villas de lujo, campings, hostales u otras. Su función principal es facilitar y digitalizar el proceso de registro de huéspedes evitando las tareas repetitivas, los tiempos de espera, papeleos o dolores de cabeza.
Sigue leyendo y conoce cómo funciona el check-in online y escáner OCR para el check-in presencial.
Integraciones con PMS o softwares de reservas: ¿Qué son y cómo funciona?
Chekin se adapta a las necesidades de cada propietario y negocio para asegurar que se consigue la mayor eficiencia en las gestiones diarias. En este sentido, esta solución digital funciona tanto de forma independiente como a través de integración con un Property Management System (PMS), o también conocido como software de reservas.
Para los que aún no conozcan el término PMS o software de reservas, se trata de
un sistema de administración de propiedades que utilizan los gestores y propietarios de alojamientos turísticos para administrar sus negocios. Estos softwares ayudan a coordinar reservas, disponibilidad de reservas en línea, pagos e informes en un lugar central.
Actualmente Chekin cuenta con más de 50 integraciones con PMS o softwares de reservas como Lodgify, Avantio, Cloudbeds, Guesty, Hostify y muchos más. Esto permite que negocios que utilicen este tipo de sistemas de reservas tengan la oportunidad de sincronizar toda la información de sus propiedades en el dashboard de Chekin.
Para aquellos negocios que no utilicen un software de reservas o PMS, Chekin permite añadir manualmente la información de sus propiedades y reservas para asegurar una automatización completa. Sigue leyendo para conocer otras formas de importación de los datos de sus propiedades en Chekin.
Ventajas de utilizar Chekin
El paquete básico de Chekin ofrece numerosas ventajas para propietarios de alojamientos turísticos: El registro de huéspedes a través del check-in online o escáner OCR, el envío automatizado de datos a las autoridades, la firma digital de contratos, las comunicaciones y formularios personalizados, el upselling y la gestión de depósitos, entre muchas otras funcionalidades.
Para empezar, debes añadir manualmente tus propiedades y reservas al dashboard de Chekin, activar las funcionalidades que vayas a utilizar y lo más importante, ¡disfrutar de la comodidad de la digitalización!
Así de simple es automatizar el proceso de registro de huéspedes, ahorrando tiempo y reduciendo el papeleo. Además, se garantiza el cumplimiento legal y se evitan multas al enviar automáticamente los datos requeridos a las autoridades correspondientes.
Check-in on site: El escáner OCR como funcionalidad destacada para captar los datos de los huéspedes
Chekin ofrece una funcionalidad llamada check-in on site que permite recopilar los datos de los huéspedes de forma presencial y enviarlos automáticamente a las autoridades. En apenas unos segundos.
Es muy sencillo. Mediante el escaneo OCR (Optical Character Recognition) del documento de identidad de los huéspedes, se capturan los datos y se generan los partes de viajeros de forma automatizada. Dichos informes se envían diariamente a las autoridades a las 23.00h, como lo exige la legislación vigente.
Además, el escáner OCR puede ser utilizado en varios dispositivos simultáneamente y por varias personas bajo la misma cuenta, recopilando la información de manera automática. Chekin proporciona una aplicación móvil para facilitar la gestión de esta funcionalidad.
Check-in online: Tus huéspedes se registran a través de un formulario online, antes de su llegada al alojamiento
El check-in online es una de las funcionalidades principales de Chekin y permite que los huéspedes se registren antes de su llegada al alojamiento, completando un formulario online muy sencillo.
Cada reserva cuenta con un enlace único en el panel, que puede compartirse con todos los huéspedes de dicha reserva, ya que es un enlace universal. Puedes enviar el enlace por correo electrónico o puedes copiar el enlace para compartirlo directamente con tus huéspedes si utilizas otros métodos de comunicación.
Los huéspedes deben completar los datos solicitados en el formulario online incluyendo información personal, detalles del viaje y cualquier otra información necesaria según las regulaciones locales. Esta información no se envía a las autoridades hasta el día de la entrada al alojamiento, a las 23.00h, tal y como exige la ley.
Para activar la funcionalidad de check-in online selecciona una propiedad dentro del apartado de “Propiedades”. Selecciona la funcionalidad de “Check-in online” del menú lateral izquierdo y activa el “Envío del check-in online automáticamente a los huéspedes.”
Tienes la opción de automatizar el envío de correo electrónico a tus huésped y seleccionar diferentes opciones para enviar recordatorios hasta que los huéspedes completen el registro. Las opciones son:
- Cuando se crea la reserva
- Una semana antes
- 72 horas antes
- 48 horas antes
- 24 horas antes
Puedes seleccionar tantas opciones como desees.
No olvides clicar en “Guardar Cambios” cuando hayas configurado el check-in online.
Legalidad: Cumple con los requisitos legales de tu localidad y evita multas de hasta 40.000 euros.
En cuanto al cumplimiento legal, es importante destacar que Chekin permite el envío automatizado de los datos de tus huéspedes a las autoridades correspondientes.
Para el funcionamiento correcto de dicha funcionalidad es importante que hayas configurado las credenciales necesarias en el panel de Chekin. Estas credenciales de acceso se refieren a las referentes a los organismos locales correspondientes, como la policía, la guardia civil o los mossos, dependiendo de la ubicación del alojamiento.
Para habilitar esta funcionalidad, accede a la configuración de cada propiedad en el panel y selecciona la opción «Legal» en el menú izquierdo. A continuación, activa el envío automatizado a las autoridades y añade las credenciales correspondientes. Una vez guardados los cambios, el proceso de envío se realizará de manera automática.
Si aún no tienes tus credenciales ponte en contacto con el organismo correspondiente según tu localidad: Policía, Guardia Civil, Mossos d’esquadra, etc.
Cómo subir mis reservas al dashboard de Chekin
Chekin ofrece varias opciones para cargar las reservas en su panel. Una de ellas es manualmente, clicando en “Nueva reserva” dentro del apartado “Reservas” del dashboard de Chekin.
Los propietarios pueden crear un archivo Excel con los datos de las reservas y subirlo al dashboard de Chekin. También es posible añadir las reservas manualmente una por una o conectar el iCal de las cuentas de Airbnb o Booking para importarlas automáticamente.
Funcionalidades Premium de Chekin
Chekin ofrece funcionalidades premium adicionales que brindan aún más ventajas a los propietarios de alojamientos turísticos. Algunas de estas características incluyen:
- Verificación de identidad: Chekin verifica la identidad de los huéspedes mediante un software de comparación biométrica, asegurando que la documentación presentada corresponda a la persona que accede a la vivienda.
- La integración de cerraduras inteligentes: Chekin se integra con diversas cerraduras inteligentes, lo que permite automatizar el acceso a la vivienda una vez completado el registro online. Los huéspedes reciben una llave virtual para acceder de forma autónoma, eliminando la necesidad de realizar la entrega y recogida física de las llaves.
- Impuestos turísticos: Chekin facilita el cobro de tasas turísticas durante el check-in online. La herramienta calcula automáticamente el monto a pagar en función del país, región, tipo de propiedad, número de adultos/niños, etc.
Es importante tener en cuenta que, para utilizar las funcionalidades extras gratuitas del paquete básico como los depósitos, el upselling y los pagos en línea, se requiere conectar una cuenta de Stripe a Chekin. Se aplica una pequeña comisión transaccional por esta funcionalidad adicional.
Además, es importante mencionar que las características premium de Chekin no están incluidas en el plan básico y tendrán un costo adicional establecido. Para obtener más información, visite chekin.com.
Información Extra: Suscripciones y opciones de pago
Chekin ofrece suscripciones mensuales con la opción de darse de baja en cualquier momento, así como una opción anual con un descuento del 20%. Esto brinda flexibilidad a los propietarios para elegir el plan que mejor se ajuste a sus necesidades y presupuesto.
Chekin se presenta como una solución eficiente y completa para la automatización del check-in en alojamientos turísticos. Con su enfoque en la simplicidad y la comodidad, esta herramienta ofrece numerosas ventajas tanto para propietarios como para huéspedes. Desde la automatización del proceso de registro hasta el envío de datos a las autoridades, Chekin brinda una experiencia segura y legalmente cumplidora. Si eres propietario de un alojamiento turístico, no dudes en probar Chekin y descubrir cómo puede optimizar y simplificar tu gestión diaria.
