El registro de huéspedes es la obligación legal de recoger los datos de cada viajero y comunicarlos a las autoridades en un plazo de 24 horas. Desde el 2 de diciembre de 2024, el Real Decreto 933/2021 obliga a todos los alojamientos turísticos en España a hacerlo a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior.
Si gestionas un apartamento turístico, una villa o un hotel, este cambio te afecta de lleno. Aumenta el número de datos que debes recoger, fija plazos estrictos y centraliza la comunicación en un único sistema digital. Aquí tienes qué datos pedir, en qué plazos, qué sanciones existen y cómo automatizar todo el proceso.
Qué es el registro de huéspedes y a quién obliga
El registro de huéspedes consiste en recoger los datos personales y de la estancia de cada viajero y enviarlos a las autoridades. La obligación recae sobre todos los prestadores de servicios de alojamiento: cadenas hoteleras, hostales, viviendas vacacionales y particulares que alquilan en plataformas como Airbnb o Booking.
El Real Decreto 933/2021 sustituyó al antiguo libro-registro en papel por un sistema telemático. Ya no basta con anotar nombre y DNI: el alojamiento debe capturar hasta 17 datos por viajero y, en determinados casos, hasta 21 o 42.
Qué datos hay que registrar
La normativa distingue entre datos del viajero y datos de la transacción. Estos son los campos obligatorios:
| Tipo de dato | Campos requeridos |
|---|---|
| Datos del viajero | Nombre y apellidos, tipo y número de documento, número de soporte del documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo, dirección habitual, teléfono y correo electrónico |
| Datos de la estancia | Fechas de entrada y salida, número de viajeros, parentesco entre ellos (incluidos menores) |
| Datos de la transacción | Referencia del contrato, datos del método de pago |
Hay que registrar a todos los viajeros mayores de 14 años, no solo a quien hizo la reserva. Si una reserva es de cuatro personas, se comunican los datos de las cuatro.
Plazos del registro de huéspedes
Los datos deben comunicarse en un máximo de 24 horas desde el check-in o la llegada del huésped. La información se conserva durante 3 años desde la fecha del envío.
Un retraso puntual y justificado (por ejemplo, una caída del sistema documentada) no suele acarrear sanción. Lo que la inspección penaliza es el patrón continuado de envíos fuera de plazo o la ausencia total de registro.
Sanciones por no registrar a los huéspedes
El incumplimiento se sanciona bajo la Ley Orgánica 4/2015 de Seguridad Ciudadana. Los importes dependen de la gravedad y la reincidencia:
| Gravedad | Importe |
|---|---|
| Leve | 100€ a 600€ |
| Grave | 601€ a 30.000€ |
| Muy grave | 30.001€ a 600.000€ |
Los anfitriones con un solo alojamiento suelen situarse en el tramo bajo. Los gestores con varias propiedades saltan al tramo alto cuando la inspección detecta un patrón de incumplimiento.
La plataforma SES.HOSPEDAJES
SES.HOSPEDAJES es el sistema del Ministerio del Interior que centraliza el registro de viajeros y desplaza a las antiguas plataformas de la Policía Nacional y la Guardia Civil. Para acceder necesitas identificación digital mediante Cl@ve o certificado digital.
Excepciones territoriales
Cataluña y País Vasco mantienen sus propios sistemas. En Cataluña, los datos se comunican a los Mossos d'Esquadra; en País Vasco, a la Ertzaintza. El resto del territorio nacional opera a través de SES.HOSPEDAJES.
Cómo digitalizar el registro de huéspedes en 2026
Hacer el registro a mano (recoger documentos en recepción, teclear cada campo en la plataforma, archivar los partes) consume tiempo y abre la puerta a errores que la inspección penaliza. La alternativa es un proceso digital de principio a fin:
- El huésped recibe un enlace antes de llegar y rellena sus datos desde el móvil.
- El sistema verifica la identidad y extrae los datos del documento automáticamente.
- El parte se firma de forma digital y se envía a SES.HOSPEDAJES sin intervención manual.
- Los registros quedan almacenados durante los 3 años que exige la ley.
Este enfoque elimina el papel, reduce el margen de error y deja trazabilidad de cada envío, lo mismo que revisa una inspección.
Cómo Chekin automatiza el registro de huéspedes
Chekin conecta el check-in online con el envío directo a SES.HOSPEDAJES. El huésped completa su registro antes de la llegada, Chekin verifica el documento con match biométrico y comunica los datos a las autoridades dentro del plazo de 24 horas, sin que tengas que introducir nada a mano.
El sistema también guarda los partes en la nube durante los 3 años exigidos y te los envía por correo si los necesitas. Funciona de forma independiente o integrado con tu PMS.
Conclusión
El registro de huéspedes dejó de ser un trámite en papel para convertirse en una obligación digital con plazos estrictos y sanciones que llegan a los 600.000€. Cumplir con el RD 933/2021 a través de SES.HOSPEDAJES es más sencillo cuando el proceso está automatizado: menos errores, envíos dentro de plazo y trazabilidad completa de cada parte de viajeros.
FAQs
Es la obligación legal de recoger los datos de cada viajero alojado y comunicarlos a las autoridades. En España se realiza a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior, según el Real Decreto 933/2021, vigente desde el 2 de diciembre de 2024.
Los datos deben comunicarse en un máximo de 24 horas desde el check-in o la llegada del huésped. La información se conserva durante 3 años desde la fecha del envío. Un retraso puntual y documentado no suele sancionarse; sí lo hace un patrón continuado fuera de plazo.
Nombre y apellidos, tipo y número de documento, número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo, dirección, teléfono y correo. También fechas de entrada y salida, número de viajeros y parentesco. La normativa exige hasta 17 datos, y en ciertos casos 21 o 42.
El incumplimiento se sanciona bajo la Ley Orgánica 4/2015. Las infracciones leves van de 100€ a 600€, las graves de 601€ a 30.000€ y las muy graves de 30.001€ a 600.000€. El importe depende de la gravedad, el número de huéspedes afectados y la reincidencia.
Con un sistema de check-in online como Chekin, el huésped rellena sus datos antes de llegar, se verifica su identidad y el parte se envía a SES.HOSPEDAJES dentro de las 24 horas, sin introducir nada a mano. Los registros quedan guardados durante los 3 años que exige la ley.
