Alloggiati Web 2026: registrazione ospiti per hotel e B&B
La registrazione ospiti è uno degli obblighi più stringenti per chi gestisce strutture ricettive in Italia. Ogni ospite va comunicato ad Alloggiati Web della Polizia di Stato entro 24 ore dall'arrivo e i dati relativi al soggiorno vanno trasmessi all'ISTAT secondo le regole della regione di riferimento. Tra il 2024 e il 2026 il quadro normativo si è inasprito con la circolare del Ministero dell'Interno prot. n. 38138 del 18 novembre 2024 e la sentenza del Consiglio di Stato n. 09101/2025, che hanno rafforzato il principio dell'identificazione visiva dell'ospite.
Questa guida raccoglie tutto quello che un gestore di case vacanze, B&B, hotel o affittacamere deve sapere sulla registrazione ospiti nel 2026: a quali autorità comunicare, quali dati raccogliere, in che tempi, quanto conservare i dati, quali sono i sistemi regionali ISTAT da usare in ogni regione italiana e quali sanzioni si rischiano in caso di mancato adempimento.
Cos'è la registrazione ospiti in Italia
La registrazione ospiti è l'obbligo, in capo al gestore di una struttura ricettiva, di raccogliere i dati identificativi di ciascun ospite e comunicarli alle autorità competenti. In Italia si articola in due canali distinti e complementari: Alloggiati Web della Polizia di Stato per la pubblica sicurezza ed ISTAT, tramite i sistemi regionali, per le statistiche sui flussi turistici. L'obbligo deriva dall'articolo 109 del TULPS (R.D. 773/1931) e dalle normative regionali sul turismo.
L'obbligo è distinto dalla registrazione del contratto di locazione, dalle comunicazioni fiscali all'Agenzia delle Entrate e dalla riscossione della tassa di soggiorno. Sono adempimenti che spesso si sovrappongono nello stesso flusso operativo ma rispondono a finalità diverse e a normative diverse.
Chi è obbligato alla registrazione ospiti
L'obbligo si applica a tutti i soggetti che esercitano attività di hospitalità in modo professionale e oneroso. La lista è ampia e copre praticamente ogni forma di ricettività turistica:
- Hotel, residence, pensioni, affittacamere
- Case vacanze, appartamenti turistici, ville
- B&B e agriturismi
- Ostelli e rifugi di montagna
- Campeggi e glamping
- Locazioni turistiche brevi (fino a 30 giorni)
- Piattaforme e intermediari (per la parte di dati che gestiscono)
Restano fuori dall'obbligo i contratti di locazione di durata superiore ai 30 giorni che rispettano i requisiti della Legge 431/1998, gli alloggi destinati a familiari diretti senza corrispettivo e altre situazioni private espressamente escluse dalla normativa.
I due canali della registrazione ospiti: Alloggiati Web e ISTAT
La registrazione ospiti in Italia si fa su due piattaforme con finalità diverse. Sono entrambe obbligatorie e una non sostituisce l'altra.
Alloggiati Web (Polizia di Stato)
È il portale gestito dalla Polizia di Stato per la comunicazione dei dati ai fini di pubblica sicurezza. L'invio è obbligatorio entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite, ridotto a 6 ore per soggiorni inferiori alle 24 ore. La comunicazione è giornaliera e copre tutti gli ospiti, inclusi i minori. I dati restano archiviati presso il portale e sono accessibili alle autorità per le finalità di sicurezza.
Sistemi regionali ISTAT
Per le statistiche sui flussi turistici, ogni regione ha una propria piattaforma di riferimento. I dati raccolti sono di tipo aggregato (presenze, arrivi, nazionalità, durata media del soggiorno) e servono per le analisi statistiche regionali e nazionali. Le scadenze variano: alcune regioni richiedono invio giornaliero, altre settimanale, altre mensile.
Tabella: sistemi ISTAT regionali in Italia
| Regione | Sistema ISTAT |
|---|---|
| Campania | Sinfonía |
| Abruzzo, Calabria, Emilia-Romagna, Lazio, Liguria, Lombardia, Marche, Piemonte, Sardegna, Veneto, Molise, Basilicata | ROSS1000, Turismo 5 |
| Trento | STU |
| Toscana | Ricestat, Turismo 5 |
| Umbria | Turismatica |
| Puglia | DMS, Spot Easy |
| Sicilia | Osservatorio Turistico |
| Friuli-Venezia Giulia | WebTur |
Le regioni a cavallo tra più sistemi (come Lazio o Lombardia) usano una combinazione di ROSS1000 e Turismo 5 in base alla provincia. Trento e Bolzano hanno sistemi separati: STU per Trento e ABIT per la provincia di Sondrio in Lombardia.
Quali dati raccogliere e in che tempi
I dati richiesti da Alloggiati Web e dai sistemi ISTAT regionali sono in larga parte gli stessi, ma raccolti con finalità diverse. Il blocco minimo che ogni gestore deve registrare comprende:
| Categoria | Dati specifici |
|---|---|
| Identità | Nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita |
| Cittadinanza | Nazionalità dichiarata sul documento |
| Documento | Tipo e numero del documento di identità |
| Soggiorno | Date di arrivo e partenza, struttura di destinazione |
| Minori | Indicazione del rapporto di parentela con l'adulto accompagnatore |
I tempi di comunicazione sono diversi a seconda dell'autorità:
- Alloggiati Web: entro 24 ore dall'arrivo, ridotto a 6 ore per soggiorni di durata inferiore alle 24 ore
- ISTAT regionale: varia per regione (giornaliero, settimanale o mensile)
- Tassa di soggiorno: secondo i regolamenti comunali (di solito mensile o trimestrale)
La conservazione dei dati è di 5 anni dalla data di registrazione, in formato cartaceo o digitale. Si tratta di un obbligo distinto da quello di comunicazione e si applica anche dopo che i dati sono stati trasmessi alle autorità.
Riconoscimento de visu: il requisito aggiunto dal 2024-2026
La circolare del Ministero dell'Interno prot. n. 38138 del 18 novembre 2024 ha chiarito che la sola comunicazione dei dati ad Alloggiati Web non basta: serve anche un riscontro visivo dell'identità dell'ospite. La sentenza del Consiglio di Stato n. 09101/2025 del 21 novembre 2025 ha confermato questo principio.
In pratica, oltre a raccogliere e inviare i dati, il gestore deve accertare visivamente che la persona presente corrisponda al documento esibito. Il riscontro può avvenire in presenza, in videochiamata o tramite verifica biometrica attivata in loco al momento dell'arrivo. Il modello "carica documento online → ricevi codice di accesso → entra senza alcun controllo visivo" è entrato in conflitto con il TULPS e non è più una modalità conforme.
Per approfondire: Riconoscimento de visu affitti brevi: guida 2026.
Sanzioni per mancata registrazione ospiti
Le sanzioni discendono principalmente dal TULPS (R.D. 773/1931) e si applicano in via amministrativa per la maggior parte dei casi di mancata o tardiva comunicazione. Le conseguenze più frequenti sono:
- Sanzioni amministrative pecuniarie, che variano in base alla gravità e alla frequenza dell'inadempimento
- Procedimenti amministrativi dell'autorità di pubblica sicurezza, con possibilità di accertamenti più estesi
- Restrizioni operative, fino alla sospensione temporanea dell'attività ricettiva nei casi più gravi
- Profili penali quando la mancata identificazione si combina con altre violazioni rilevanti
A queste si aggiungono le sanzioni regionali e comunali per la mancata comunicazione ISTAT o per la mancata riscossione e versamento della tassa di soggiorno. I comuni che hanno introdotto il CIN (Codice Identificativo Nazionale) stanno integrando controlli sull'effettiva conformità alle comunicazioni obbligatorie, con possibili provvedimenti anche sul lato licenza.
Come Chekin automatizza la registrazione ospiti
Gestire manualmente la registrazione ospiti significa entrare ogni giorno in Alloggiati Web, compilare a mano le schedine, accedere al sistema ISTAT regionale di riferimento, comunicare separatamente i dati per la tassa di soggiorno e archiviare le ricevute per 5 anni. Con più strutture o regioni diverse, il lavoro amministrativo cresce velocemente.
Chekin centralizza l'intero ciclo della registrazione ospiti in un'unica piattaforma collegata di nativo con Alloggiati Web e con i sistemi ISTAT regionali italiani.
Come funziona il flusso Chekin:
- Check-in online prima dell'arrivo. L'ospite riceve un link, completa la registrazione da browser e carica il documento d'identità. L'OCR estrae automaticamente i dati richiesti dalla normativa.
- Verifica biometrica attivata in loco. Tramite codice QR posizionato all'ingresso e geolocalizzazione, la verifica dell'identità si attiva al momento dell'arrivo dell'ospite, in linea con il principio del riconoscimento de visu.
- Invio automatico ad Alloggiati Web entro 24 ore. Il sistema trasmette i dati alla Polizia di Stato senza intervento manuale e archivia la ricevuta di consegna.
- Invio automatico al sistema ISTAT regionale. Chekin riconosce la regione della struttura e si collega al portale corretto (Sinfonía, ROSS1000, Turismo 5, STU, Ricestat, Turismatica, DMS, Spot Easy, Osservatorio Turistico, WebTur, ABIT) per la trasmissione dei flussi turistici.
- Calcolo automatico della tassa di soggiorno secondo le tariffe del comune, con riscossione integrata.
- Conservazione cloud per 5 anni. Tutte le ricevute e le schedine restano accessibili dalla dashboard per eventuali ispezioni.
Oltre 200.000 strutture in tutto il mondo, 50+ integrazioni PMS e 25 milioni di check-in completati. La gestione multi-regione è centralizzata: il gestore che opera tra Lombardia, Toscana e Sicilia non deve usare tre portali separati.
Nota legale: la conformità finale del flusso al requisito de visu dipende dalla configurazione adottata e dal parere del consulente legale di ciascun gestore. Chekin fornisce gli strumenti per supportare l'adempimento, non una garanzia automatica di conformità.
Altre funzionalità Chekin utili al ciclo della registrazione ospiti: check-in online, verifica dell'identità, self check-in, tassa di soggiorno, pagamenti, conformità legale per Paese.
Domande frequenti sulla registrazione ospiti
Sì. Tutte le strutture ricettive che ospitano persone in modo professionale e oneroso sono tenute alla registrazione ospiti su Alloggiati Web e ai sistemi ISTAT regionali. L'obbligo si applica a hotel, B&B, case vacanze, appartamenti turistici, ostelli, campeggi e affittacamere. Sono esclusi i contratti di locazione di durata superiore ai 30 giorni che rispettano i requisiti della Legge 431/1998.
I dati identificativi degli ospiti vanno comunicati ad Alloggiati Web della Polizia di Stato entro 24 ore dall'arrivo. I dati sui flussi turistici (presenze, arrivi, durata media del soggiorno) vanno comunicati al sistema ISTAT regionale di riferimento, che varia per regione: Sinfonía, ROSS1000, Turismo 5, STU, Ricestat e altri.
Cinque anni dalla data di registrazione. La conservazione può essere cartacea o digitale, ma in entrambi i casi i dati devono essere accessibili in caso di ispezione. La conservazione è un obbligo distinto dalla comunicazione: vale anche dopo che i dati sono stati trasmessi ad Alloggiati Web e all'ISTAT regionale.
Nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero di documento di identità, date di arrivo e partenza, struttura di destinazione. Per i minori va indicato il rapporto di parentela con l'adulto accompagnatore. I dati devono essere raccolti per ciascun ospite, anche per gli accompagnatori, non solo per il referente della prenotazione.
Il riconoscimento de visu è la verifica visiva dell'identità dell'ospite. La circolare del Ministero dell'Interno 38138/2024 e la sentenza del Consiglio di Stato 09101/2025 hanno chiarito che la sola raccolta documentale a distanza non basta: serve un riscontro visivo, in presenza, in videochiamata o tramite verifica biometrica attivata al momento dell'arrivo. Il modello di self check-in completamente automatizzato senza alcun controllo visivo è entrato in conflitto con il TULPS.
Sì. Le piattaforme di gestione del check-in possono integrarsi direttamente con Airbnb, Booking e altri canali di distribuzione, ricevendo i dati della prenotazione e completando il processo di registrazione ospiti senza inserimento manuale. L'integrazione consente di trasferire automaticamente i dati ad Alloggiati Web e ai sistemi ISTAT regionali, mantenendo la conformità ai tempi previsti dalla legge.
Le sanzioni rientrano nel regime del TULPS (R.D. 773/1931). Sono previste sanzioni amministrative pecuniarie variabili in base alla gravità e alla frequenza dell'inadempimento, procedimenti amministrativi dell'autorità di pubblica sicurezza e, nei casi più gravi, sospensione temporanea dell'attività. Si aggiungono le sanzioni regionali per la mancata comunicazione ISTAT e comunali per la tassa di soggiorno.
Conclusione
La registrazione ospiti in Italia è un processo che si articola su due canali distinti (Alloggiati Web e sistemi ISTAT regionali), con scadenze diverse, dati in parte sovrapposti e una conservazione obbligatoria di 5 anni. Tra il 2024 e il 2026 il quadro si è arricchito del principio del riconoscimento de visu, che richiede una verifica visiva dell'identità oltre alla semplice raccolta documentale.
Per un gestore che opera su più strutture o su più regioni, il rischio non è la complessità della singola comunicazione, ma la moltiplicazione delle scadenze e dei portali. La differenza tra un ciclo gestito manualmente e uno automatizzato si misura in ore di lavoro amministrativo settimanale e in margine di errore: ogni minuto di ritardo su Alloggiati Web, ogni dato dimenticato all'ISTAT regionale, è una potenziale sanzione.
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